Olenemata sellest, kas olete professionaalne planeerija või jäite oma ettevõtte ülesandega jänni, võib ettevõtteürituse planeerimise teadmine olla keeruline ettevõtmine, et tagada kõigi üksikasjade katmine. Alates toidust, asukohast, atmosfäärist ja muust – täiuslik sündmus nõuab planeerimist ja pingutust, et sujuvalt läbi viia.
1
Mõelge oma suurele ideele ehk mõtlege välja oma teema. Olenemata sellest, kas korraldate kokteilipidu, töötuba või ettevõtte piknikut, annab teema seadmine sündmusele tooni ja annab teile lähtepunkti toidu, muusika, muusika valimisel, teie sisekujundus ja palju muud. Veenduge, et teie teema sobiks rahvahulgale, kelle jaoks plaanite. Alustamiseks leiate Internetist palju erinevaid teemaideid.
2
Määrake esialgne eelarve, määrates kindlaks, kui palju saate kulutada toidule, meelelahutusele, ruumide rentimisele, kutsetele ja muudele täiendustele, mida soovite sündmuse jaoks teha. Üksikasjalik eelarve kirjeldab maksimaalset summat, mis tuleks kulutada teie igale sündmusele. sündmus, aga ka kogusumma. Soovite täpselt planeerida, kui palju raha eraldate toimumiskohale, toitlustajale, dekoratsioonidele jne, et ei tekiks ootamatuid üllatusi ja te ei läheks üle ettevõtte käsutuses olevast summast pane kõrvale.Eelarvet silmas pidades aitab teil välja mõelda, millist tüüpi toimumiskohta võiksite otsima hakata. Mõnes kohas on teatud nädalapäevadel madalam hind. Ärge kartke pidada läbirääkimisi ja leida parem hind.
3
Alustage kohtumiste kokkuleppimist, et vaadata asukohti ja kohtuda teiste müüjatega.Arutage ruumide rendikulusid ja nende tasude sisaldust. Määrake kindlaks, mis kellaaegadel saate ruumi juurde pääseda. Kui keegi seda eelmisel õhtul ei broneeri, kas saate sisse pääseda ja kaunistada või seadistada? Kas nad pakuvad toidu jaoks teenust või peate ise voodipesu, taldrikud, salvrätikud ja lauahõbe tooma või rentima? Kas toit peab pärinema sellest kohast või võite tuua väljastpoolt toitlustaja? saate tuua oma toitlustaja, alustada kohtumist potentsiaalsete müüjatega, et nende toite maitsta ja hinnakujundust määrata. Kui teie üritusel on toitlustus, saate toite ja jooke ise kokku panna. Väljaviimise tellimine jätab ka tarbetult ruumi tellimuses esinevatele vigadele või kohaletoimetamise viivitustele. Tehke kindlaks, kas teie toimumiskoht nõuab teie ürituse jaoks välise turvalisuse kaasamist. See mitte ainult ei kaitse teid vastutuse eest, vaid võib aidata hoida kõrvalised isikud teie peol kokku kukkumast. Kui teie asutus ei suuda seda pakkuda ja otsustate üritusel alkoholi juua, võite palgata litsentseeritud baarmeni. Uurige, kas koht saab kaunistada. või kui peate varustama oma. Mõnes rajatises on palju erinevaid esemeid, mida saate kasutada, nagu küünlad, lauale asetatavad peeglid, klaaspurgid jne. Nii et kui saate midagi tasuta ära kasutada, saate oma eelarvest üsna palju kokku hoida .
4
Määrake oma menüü koos toitlustaja või asutusega ning määrake serveerimise aeg ja viis. Kas see saab olema Rootsi lauas või istuv eine? Kas teete eelroad enne tähtaega ja/või kaalute hiljem õhtul magustoidubaari? Triikige välja täpsed detailid ja ajastus, et teie külalised ühelgi hetkel nälga ei jääks.
5
Allkirjastage oma müüjatega lepingud ja veenduge, et nad annaksid teile koopia.
6
Ostke oma teemale vastavad kaunistused.
7
Looge ja saatke oma kutsed traditsioonilise posti või elektrooniliselt.
8
Koostage ülesannete loendi ajaskaala. Kui teil on veel üksikasju, mida peate veel käsitlema või mis on ajatundlikud, siis veenduge, et olete loonud loendusloendi, et olla kursis pisidetailidega.
9
Kontrollige ja kontrollige oma nimekirja eelmisel nädalal, eelmisel päeval ja järgmisel päeval, et veenduda, et te pole midagi unustanud.
10
Laske valida määratud asjaajaja, et saaksite viibida ja sündmust korraldada, kuni saadate selle inimese ära, et saada järelejäänud asju.