Kaugtöötajate palkamine on suurepärane viis talentide leidmiseks kogu maailmast. Kaugtöötajate tõhusa haldamise väljamõtlemine võib alguses tunduda üle jõu käiv, kuid on mõned nipid ja tööriistad, mida saate kasutada kaugtööliste produktiivsuse ja õnnelikuna hoidmiseks.
1
Määrake oma ootused kaugtöötajatele juba ette. Kui teie töötajad ei saa aru, mida te neilt tahate või vajate, ei saa nad edu saavutada. Täpsustage kõiki oma ootusi veebidokumentides, videotes või slaidiseanssides ja edastage need oma töötajatele. Veenduge, et need sisaldaksid kogu põhiteavet, mida teie töötajad oma töökohal edukaks tegemiseks vajavad. Näiteks võite luua sissejuhatava dokumendi, mille saate oma kaugtöötajatele nende palkamisel anda ja milles kirjeldatakse nende kohustusi ja antakse neile nende töö kohta konkreetsed juhised. Võite isegi lisada linke teistele dokumentidele või videotele, mis käsitlevad konkreetseid stsenaariume, millega teie töötajad võivad kokku puutuda, et nad teaksid, mida te nendes olukordades ootate.
2
Kasutage tähtaegu, et aidata kaugtöötajatel teie ootusi täita. Ilma tähtaegadeta ei tea teie kaugtöötajad, kui palju aega nad peaksid oma tööle kulutama või millal nad peaksid selle tööle panema. Tähtajad aitavad teie töötajatel oma aega tõhusalt hallata ja annavad teile hea ülevaate sellest, kuidas teie töötajad teevad palju tööd. Tähtajad on ka hea viis teie kaugtöötajate produktiivsuse jälgimiseks. Kui töötaja eirab pidevalt tähtaegu, siis teate, et peate temaga ühendust võtma ja oma ootused uuesti üle vaatama. Saate tähtaegu hiljem alati muuta, kui need ei õnnestu. Kui mõistate, et teie määratud tähtaeg ei ole realistlik, saate seda mõne päeva võrra pikendada.
3
Andke oma töötajatele kvoot, kui tähtajad ei kehti nende töö kohta. Mõnikord palgatakse kaugtöötajaid tegema palju lühikesi järjestikuseid ülesandeid, mille puhul poleks tähtaegadel mõtet. Kui see kehtib teie töötajate kohta, proovige välja mõelda kvoot, mida nad peavad täitma, et aidata neil oma aega hallata ja olla produktiivne. Näiteks kui palkate kaugtöötajaid, et vastata teie ettevõtte klientide päringutele, võite lasta oma ettevõttel töötajad teavad, et eeldate, et nad vastavad 3–4 päringule tunnis. Kui vajate kvoodi leidmisel abi, proovige teha tööd, mida teie kaugtöötajad teevad päev või kaks, et näha, mida üks inimene reaalselt suudab saavutada.
4
Andke oma töötajatele teada, kui nad ei vasta teie ootustele. Kui märkate, et mõni teie töötajatest ei pea kinni oma tähtaegadest või kvootidest, võtke temaga ühendust. Mainige oma muresid ja küsige, kui neil on küsimusi või vajate millegi puhul abi. Kui probleem kordub, kaaluge, kas töötaja sobib teie ettevõttega hästi. Näiteks võite saata oma töötajale meili ja öelda: “Hei Jon, märkasin, et te ei pidanud viimase 2 nädala jooksul tähtaegadest kinni. See on tõesti oluline, et saate oma töö õigeaegselt kätte. Kas saan midagi aidata?â€
5
Suhelge oma kaugtöötajatega selgelt ja lühidalt. Üks kaugtöötajatega töötamise väljakutseid on see, et arusaamatusi on raskem selgitada. Kuna te ei ole koridoris selleks, et nende küsimustele isiklikult vastata, on oluline, et oleksite nendega suhtlemisel võimalikult selge. Kui annate oma töötajatele juhiseid või saadate rühmameili, kirjutage see kõigepealt välja ja lugege läbi, et veenduda, et see on selge. Vältige nii palju kui võimalik keeruka ja ebamäärase keelekasutust. Laske kellelgi teisel kontoris oma memo enne väljasaatmist läbi lugeda, et näha, kas sellest on lihtne aru saada.
6
Planeerige rutiinsed üks-ühele videokonverentsid. Iga töötajaga video kaudu suhtlemine annab teile võimaluse ettevõtte uuendusi ja ootusi põhjalikumalt selgitada ning see on suurepärane võimalus kaugtöötajatega näost näkku suhelda. Saate valida paljude erinevate videovestlusplatvormide vahel, näiteks Skype ja Google Hangouts. Proovige osaleda vähemalt ühel videokonverentsil kuus ja iga töötajaga eraldi.
7
Suhelge grupina, kasutades vestlusplatvorme. Sõnumite saatmine vestlusplatvormi kaudu on lihtsam kui rühmameili kasutamine. Kui teil on sõnum, mida oma töötajate rühmaga jagada, saate kiiresti kõik platvormil olevad adressaadid sõnumisse lisada ja selle saata. Vestlusplatvormid on ka suurepärane võimalus teie kaugtöötajatele üksteisega suhelda ja kiiresti küsimusi esitada, ilma et peaksite e-kirja saatma.
8
Võtke suhtlemisel arvesse aja erinevusi. Kuna töötate kaugtöötajatega, on suur tõenäosus, et kõik ei tööta samas ajavööndis. Kui võimalik, proovige kõnesid ja grupivestlusi ajastada ajal, mil kõik töötavad. See võib aidata pidada kõigi oma töötajate ajavööndite loendit, et saaksite sellele sündmusi kavandades viidata. Kui teil on vaja mõne oma töötajaga millegi asjus ühendust võtta, kuid nende elukohas on hilja, küsige endalt kui saab järgmise päevani oodata. Võite saata neile ka meili, et nad saaksid selle hommikul esimese asjana kätte.
9
Kasutage emotikone ja GIF-e, et oma töötajad end mugavalt tunneksid. Mitteverbaalsed näpunäited, nagu naeratus ja noogutamine, mängivad suhtlemisel suurt rolli, mis muudab kaugtöötajatega e-posti või vestlusplatvormi kaudu suhtlemise mõnikord keeruliseks. Saate sellest probleemist mööda minna, lisades töötajatele saadetavatele sõnumitele emotikone või GIF-e. Nad hindavad lahke žesti ja see aitab vältida seda, et teie sõnumid tunduvad liiga agressiivsed. Näiteks kui küsite ühelt oma töötajalt, miks ta midagi kindlal viisil tegi, võite lisada emotikonile naeratuse. sõnumi lõppu, et näidata neile, et sa pole vihane.
10
Laske oma kaugtöötajatel oma tootlikkust registreerida. Looge vorm või arvutustabel, kuhu teie töötajad saavad esitada ülesandeid, mille nad lõpetasid ja kui kaua nende tegemiseks kulus. Saate nende esildised regulaarselt üle vaadata, et veenduda, kas nad on õigel teel. Kui keegi libiseb maha, võite selle varakult tabada ja probleemi lahendamiseks ühendust võtta.
11
Planeerige regulaarsed rühmakõned, et arutada, mida kõik on saavutanud. Rutiinsed grupikõned on suurepärane viis kaugtöötajate vastutustunde hoidmiseks ja nende tootlikkuse jälgimiseks. Saate kasutada vestlusplatvormil kõnefunktsiooni, et kaugtöötajad samal ajal kõnele saaksid. Seejärel laske kõigil ringi minna ja öelda, millega nad on tegelenud ja milliseid projekte nad on hiljuti lõpetanud. Tehke kõne ajal märkmeid ja vaadake need hiljem üle, veendumaks, et kõik saavad piisavalt tööd.
12
Proovige aja jälgimise tarkvara. Saadaval on mitmesuguseid tarkvarasid ja rakendusi, mis võimaldavad teil jälgida aega, mille kaugtöötajad oma projektidele kulutavad. Mõned programmid teevad isegi teie töötajate arvutiekraanidest tööajal ekraanipilte, et saaksite jälgida, millega nad töötavad. Kui otsustate kasutada aja jälgimise tarkvara, veenduge, et olete läbipaistev ja selgitage oma töötajatele, miks te seda teete. tehes seda nii, et säilitate usalduse ja lugupidamise keskkonna.
13
Saatke iganädalane uudiskiri, et teavitada kaugtöötajaid ettevõtte värskendustest. Kuigi teie kaugtöötajad ei tööta kontoris, soovite siiski, et nad tunneksid end meeskonnana. Kuna nad ei näe ettevõttes suuri muutusi ega sündmusi, koostage igal nädalal uudiskiri, et hoida neid kursis ja tunda end kaasatuna. Samuti võite uudiskirja lisada kasulikke tootlikkuse ja tõhususe näpunäiteid, et see oleks veelgi kasulikum.
14
Andke oma töötajatele ettevõtte rõivaid, et nad tunneksid end kaasatuna. T-särgid, võtmehoidjad, kotid või muud esemed, millel on teie ettevõtte logo, toimiksid kõik. Kui annate oma kaugtöötajatele väikese osa ettevõttest, tunnevad nad end meeskonnana.
15
Korraldage oma kaugtöötajatele isiklikke kohtumisi. Kohtumise planeerimine on suurepärane võimalus teile ja teie töötajatele üksteist tundma õppida väljaspool e-kirjade saatmist ja videokonverentse. Võite kutsuda oma töötajaid külastama oma ettevõtte peakorterit või korraldada reisi teise kohta ja tuua mõned inimesed kontorist endaga kaasa.