Kui töötate sõltumatu töövõtjana või omate väikest ettevõtet, mis osutab eriteenust, on tõenäoline, et peate õppima, kuidas koostatud teenuste eest arvet koostada, et teile makstaks. Teave, mida peate arvele lisama, sõltub teie konkreetsetest teenustest, kuid enamik arveid peaks sisaldama teie kontaktteavet koos mõne muu põhilise päise teabega. Arve peaks sisaldama ka teie kliendile arveldusperioodi jooksul osutatud teenuste loetelu ja teile võlgnetava kogusummat.
1
Pange oma ettevõtte nimi ülaossa. Et olla professionaalne, alustate oma ettevõtte teabega lehe ülaosas. Kui teil pole ettevõtte nime, alustage lihtsalt oma nimega ülevalt. See võib olla keskel või üleni vasakule. Käsitlege arvet nagu ärikirja. See tähendab, et ülaosas võib olla professionaalne päis, keskel keskel. Teisest küljest on tõhus ka teie ettevõtte nime lihtne avaldus.
2
Lisage oma kontaktandmed. Sisestage oma aadress, telefoninumber, e-posti aadress ja muu asjakohane kontaktteave. Kasutage kindlasti oma ettevõtteteavet, mitte isiklikku teavet. Asjakohane võib olla ka faksinumber.Kui aktsepteerite makseteenuseid, nagu PayPal, kasutage kindlasti selle kontoga seadistatud meili.
3
Lisage adressaadi nimi või ettevõte. Nii nagu ärikirja puhul, liigute nüüd edasi isiku juurde, kellele arveldate. Kui tegemist on ettevõttega, kasutage ettevõtte aadressi ja kontaktteavet, mille ettevõte teile andis. Kui see on isik, kasutage seda teavet, mis teil on, kuid eelistatavalt tema ettevõtte kontaktteavet. Kui teil pole piisavalt teavet, peate võib-olla ühendust võtma isik või ettevõte, kellel on teavet, mida teil on vaja, et rohkem teada saada. Kui tegemist on suure ettevõttega, võiksite igal juhul helistada ja küsida, kellele täpselt arve adresseerida.
4
Lisage kliendikonto number. Looge iga korduva kliendi jaoks kordumatu identifitseerimisnumber. Seejärel veenduge, et see number sisalduks igal arvel, mille selle kliendi kohta koostate. See võimaldab grupeerida arveid klientide kaupa ja vajadusel hinnata nende maksete ajalugu või dokumenteerida järjepidevat tasumata jätmist.
5
Loetlege ülaosas kordumatu arve number. Kui saadate arveid regulaarselt, on oluline, et igal arvel oleks kordumatu number, et oleks lihtne viidata ja tuvastada. See, kuidas numbrit valite, on teie otsustada, kuid pidage meeles, et iga arve jaoks peab teil olema uus arv. Üks lihtne viis on alustada ühest ja liikuda edasi. Et numbri pikkus oleks ühtlane, võite alustada tähega “0000001”. Teine meetod on määrata kliendinumber ja seejärel kasutada kuupäeva. Näiteks kui kliendi number on 305 ja kuupäev on 2. veebruar 2016, võite oma numbrina kasutada numbrit 305-02022016. Lihtsalt veenduge, et oleks selge, mis “kuupäev” peaks olema. Kas siis, kui teenust osutati või kui koostasite arve?
6
Lisage arve kuupäev. Pange ülaossa silt “arve kuupäev”. Lisage selle kõrvale arve koostamise kuupäev. See aitab nii teil kui ka kliendil aega jälgida. Saate lisada ka arveldusperioodi. Arveldusperiood põhineb sellel, kuidas arveldamise seadistate. Näiteks kui esitate arve kord kuus, tähendab see, et teie arveldusperiood on kuu algusest kuu lõpuni ja teenused, mida sel perioodil osutasite lisatakse arvele.
7
Loetlege pakutavad teenused. See samm on arve liha. Räägite oma kliendile, mida te tasu võtate ja miks te seda võtate. On oluline, et selles etapis ei tekiks üllatusi, seega veenduge, et oleksite alati oma kliendiga otsekohes. Korraldage kuupäeva järgi. Kui see arve on rohkem kui ühe kuupäeva kohta, on seda kõige lihtsam korraldada kuupäeva järgi. Pange kuupäev lõpuni vasakule. Mõlemal juhul peate lisama teenuse osutamise kuupäeva. Loetlege teenus. Selle kõrval märkige summa, mille võtate tunni või teenuse kohta. Teil on vaja ka tundide arvu või teenuse osutamise kordade arvu. Lõpuks pange selle konkreetse teenuse kogusumma tasude veergu paremale. Looge iga teenusetüübi jaoks uus rida. Loetlege muud teenusega seotud tasud, näiteks osade tasud.
8
Lisage kõik muud tasud. Kui teil on kohaletoimetamise tasu, lisate selle lõppu, kuna see ei ole teenuse osa. Saate lisada ka muid vajalikke tasusid. Lihtsalt veenduge, et need oleksid hästi märgistatud ja kliendile selged. Kohaletoimetamistasu võidakse maksustada, kui teie piirkonnas on müügimaks, nii et saate selle pealt makse võtta pärast vahesumma loomist. Kontrollige siiski alati raamatupidajalt, kas maksustate õigesti.
9
Loo vahesumma. Lisage kõik arvel olevad tasud. Pange see teenuste all olevale reale vahesummana sildiga “Vahesumma”. See on vahesumma, sest peate ikkagi maksu lisama.
10
Lisage maksud. Järgmisena arvutage maksud. Pange maksumäär alla maksumääraks märgitud vahesumma. Kui te ei tea oma piirkonna maksumäära, võtke numbri teada saamiseks ühendust kohaliku müügimaksuametiga. Müügimaksu leidmiseks võite otsida ka veebist või võtta ühendust oma raamatupidajaga. Mõnes osariigis ei pea te teenuste eest müügimaksu nõudma. Kontrollige oma kohalikke seadusi, et teada saada, kas peate seda oma piirkonnas laadima. Samuti võib see sõltuda ettevõtte tüübist. Näiteks ei pruugi teil olla vaja müügimaksu nõuda, kui olete mittetulundusühing. See võib sõltuda ka sellest, kas müügi esmaseks objektiks on teenus (nt hambaarsti juures) või seadmed (nt arvutiparandus).Maksud võetakse tavaliselt teenuse osutamise kohas, nii et kui lähete kliendi elukoht äärelinnas, peate kasutama selle linna müügimaksu. Siiski kontrollige alati oma kohalikke seadusi. Müügimaks on protsent. Maksu arvutamiseks korrutage vahesumma protsentides, väljendatuna kümnendkohana. Näiteks kui teie kogusumma on 50 dollarit ja müügimaks on 8,25%, korrutate 50 dollarit 0,0825-ga, et saada 4,125. Vajadusel ümardage number. Siin oleks maks 4,13 dollarit. Lisage maks. Järgmisena lisate saadud numbri algsele vahesummale. Näites lisate 50 dollarile 4,13 dollarit, et saada kogusumma 54,13 dollarit.
11
Looge kogusumma. Lõpuks loetlege äsja leitud kogusumma. Selguse huvides pane selle kõrvale “Kokku”. Samuti ei tee paha, kui panna kogusumma ümber kastike või märkida lõplik kogusumma paksus kirjas.
12
Pidage oma arvete üle põhjalikku arvestust. Parim on digitaalne koopia ja trükitud koopia arhiveerida. Kui teil on arvetega seotud e-kirju, memosid või muid dokumente, peaksite ka need salvestama koos arve prinditud koopiaga.
13
Lisage maksevalikud. Teie klient peab teadma, milliseid makseviise saab kasutada. Kas aktsepteerite tšekke? Kas klient saab maksta krediitkaardi, sularaha või muu maksetöötlussüsteemiga? Kui ainus viis, kuidas klient maksta saab, on tulla teie poodi isiklikult, andke talle sellest teada. Muud võimalused hõlmavad makse postitamist (kas tšeki või krediitkaardi number), makse sisse helistamist (krediitkaardi number) või veebis maksmist.
14
Kaasake tähtaeg. Teie klient peab teadma, millal ta peab arve tasuma tähtajaks. Lisage oma arvele nähtavalt tähtpäev. Saate selle lisada isegi rohkem kui üks kord. Üks koht selle lisamiseks on võlgnetava kogusumma lähedal, kuid ülaosas on ka hea valik. Maksel peaks alati olema maksetähtaeg, millega kaasneb tagajärg, kui seda ei täideta (nt hilinenud maksete intressid). Võite ka sisaldama stiimulit ennetähtaegseks maksmiseks (nt 2% allahindlus, kui makstakse kümne päeva jooksul), kuna enamikul väikeettevõtetel on pidevaid rahavooprobleeme. Samuti peaksite arutama, kas teil on makseplaani valik. Võite lisada kirjale teabe või kirjutada näiteks: “Kui te ei saa oma arvet korraga maksta, helistage meie kontorisse, et koostada makseplaan.”
15
Saada arve. Kui olete arve loomise lõpetanud, saatke see oma kliendile. See annab teie kliendile teada, et ta peab maksma teile võlgnetava summa. Veenduge, et teie ettevõtte nimi oleks ümbriku välisküljel silmatorkav. Arved tuleks kooskõlastada raamatupidamissüsteemiga. Kui arve on kirjutatud, muutub see ettevõtte varaks (laekumised arved) ja see tuleb korralikult registreerida. Kui kasutate raamatupidamistarkvara, võib teil olla võimalus lasta tarkvaral teile arve koostada. Sellistel teenustel nagu PayPal on ka sisseehitatud arvete loomine.
16
Koguge oma arvetele. Kui te pärast arve saatmist kliendilt vastust ei saa, proovige helistada ja veenduda, et arve on kätte saadud. Teine võimalus on saata kliendile meeldetuletus. Tähtis on täpselt määratletud ja standardiseeritud sissenõudmisprotsess, et saaksite oma arveid hõlpsamini koguda. Samuti saate meeldetuletusi saata posti teel. Kui palju te välja saadate enne “lõpliku makse” teatist, on teie otsustada. Kui olete nõus laskma kliendil selle aja jooksul välja maksta, on oluline üle korrata, et teil on makseplaani valik. Kui olete välja saatnud nii palju kui soovite, saate saata lõppmakse teatise, annab kliendile teada, et annate selle üle advokaadile või inkassoagentuurile. Süsteemi loomiseks proovige oma sissenõudmisperioodi jooksul korrapäraselt jaotada konkreetsed sissenõudmistoimingud. Näiteks proovige saata teateid pärast seda, kui saldo on 15 päeva, 30 päeva, 45 päeva jne tasumata. Igaüks neist saab määrata, mitu päeva on makseni jäänud ja milliseid meetmeid võetakse, kui saldod jäävad tasumata. Proovige saata vähemalt üks teatis kinnitatud postiga, et saaksite teada, et klient selle kätte sai.