Tööaruande kirjutamine võib tunduda üle jõu käiv, kuid see võib olla lihtsam, kui arvate. Tööaruandeid kasutatakse tavaliselt tööprojekti edenemise selgitamiseks või järelduste ja soovituste esitamiseks töökohaga seotud probleemi kohta. Tõhusa tööaruande hõlpsaks kirjutamiseks alustage oma eesmärgi, sihtrühma, uurimistöö ja sõnumiga. Seejärel koostage aruanne, kasutades tüüpilist äriaruannete vormingut. Lõpuks saate aruande üle vaadata, et see oleks tõhus.
1
Määrake oma aruande eesmärk ja teema. Mõnel juhul võidakse teilt aruannet paluda. Teie eesmärk või teema lisatakse tõenäoliselt taotlusesse. Kui te pole oma eesmärgis või teemas kindel, mõelge, millise sõnumi oma vaatajaskonnale saadate. Samuti võite selgituste saamiseks rääkida oma ülemusega või juhendajaga. Näiteks võib teie eesmärk olla äriprobleemi analüüsimine, teie tööprojekti tulemuste selgitamine või juhendajale ülevaate andmine teie töö edenemisest.
2
Valige oma publikule sobiv toon ja keel. Mõelge sellele, mida teie publik juba teab, ja žargooni taset, mida nad mõistavad. Tööaruannet kirjutades võite sageli kasutada professionaalsemat keelt ja žargooni kui üldsusele kirjutades. Kes kõik teie aruannet loevad? Kaasake oma vaatajaskonda kõik, kes võiksid aruannet mõistlikult kasutada. Kui kirjutate erinevat tüüpi lugejatele, lisage kogu vajalik teave, et teie kõige vähem informeeritud lugeja mõistaks. Kasutage siiski iga jaotise pealkirju, et teadlikud lugejad saaksid nende jaoks üleliigse teabe vahele jätta. Võite lisada ka jaotised iga vaatajaskonna jaoks, et käsitleda nende muresid.
3
Vajadusel koguge kokku oma uurimistöö ja abimaterjalid. Kaasake materjalid, mida olete järelduste tegemiseks või soovituste väljatöötamiseks kasutanud. Nendele materjalidele viitate aruannet koostades ja võib-olla peate need lisama oma aruande lisadesse. Aruande koostamisel võite lisada järgmist tüüpi materjale: Finantsteave Diagrammid GraafikudStatistiline teaveKüsitlusedKüsimustikud Intervjuud ekspertide, töökaaslaste, klientidega jne.
4
Kui kirjutate edenemisaruannet, vaadake oma edusamme. Hea edenemisaruanne annab kiire ülevaate tehtud tööst, sellest, mida järgmisena ette võtate, ja sellest, kas projekt on õigel teel või mitte. Parim on mõelda sellest kui vastusest küsimustele, mis inimestel võivad teie projekti kohta tekkida. Aruandes tuleb lisada järgmised asjad: kas projekti ulatus on muutunud? Milliseid ülesandeid olete pärast viimast eduaruannet teinud? Milliseid ülesandeid kavatsete järgmisena teha? Kas olete õigel ajal projekti õigeaegse lõpetamisega? Kui ei, siis miks? Milliseid takistusi olete kokku puutunud ja kuidas neist üle saate? Kas õppisite sel kuul õppetunde?
5
Kirjeldage teavet, mida peate oma aruandesse lisama. Kirjutage oma ideed lahtiselt üles, et aidata oma kirjutamist juhtida. Kui kirjeldate, koostage oma aruandele pealkirjad, mis aitavad teil öelda, mida vajate. Teie ülevaade ei pea olema puhas ega hästi välja töötatud, kuna see on mõeldud ainult teile kasutamiseks. Enamasti alustate aruannet tulemuste, järelduste või soovituste selgitamisega. Seejärel selgitage, kuidas te selleni jõudsite, ja vajaduse korral oma arutluskäiku. Kui kavatsete teha vastuolulise järelduse või soovituse, selgitage kõigepealt oma protsessi ja arutluskäiku, et teie publik mõistaks, miks te selle ideeni jõudsite.
6
Kasutage kaant või tiitellehte. Tiitellehel peaks olema aruande nimi, millele järgneb eraldi real selle esitamise kuupäev. Kolmandal real loetlege kõigi autorite nimed. Seejärel kirjutage oma organisatsiooni nimi neljandale reale. Mõnel juhul võite lisada ka kaaskirja, et selgitada, miks te aruande koostasite, mida see sisaldab ja mida peate järgmiseks tegema. See on tavalisem aruannete puhul, mille ettevalmistamine on võtnud kaua aega või nõuavad lisaselgitust, enne kui lugeja aruannet ise vaatab. Edenemisaruande jaoks märkige tiitellehele oma nimi, projekti nimi, kuupäev ja aruandeperiood. Pange iga üksus eraldi reale. Saate igale reale sildistada “nimi”, “projekti nimi”, “kuupäev” ja “aruandlusperiood” või võite lihtsalt teabe loetleda. Küsige oma ülemuselt, kas teil on konkreetseid soovitusi. tööaruande vormindamine. Need on teie parim ressurss aruande koostamiseks.
7
Esitage kokkuvõte, milles on üksikasjalikult kirjeldatud põhiteavet. Lisage oma järeldused, põhjendused ja soovitused. See võimaldab kellelgi mõista teie aruande põhipunkte ilma kogu paberit lugemata. Te ei pea kirjutama üksikasjalikku selgitust, kuid lugeja peaks aru saama, millest raport räägib. Teie kokkuvõte peaks olema 0,5–1 lehekülge pikk. Te ei pea kogu aruannet kokku võtma. Keskenduge aruande kõige olulisematele ideedele, nagu esitletavad peamised soovitused või järeldused. Kui kirjutate eduaruannet, võite selle jaotise vahele jätta.
8
Lisage sisukord, kus loetletakse teie aruandes sisalduv. Loetlege sisukorra jaotiste pealkirjad ja leheküljenumbrid, kust see jaotis algab. See võimaldab lugejatel hõlpsasti aruandes navigeerida ja vajalikku teavet leida.Kasutage iga jaotise pealkirju ja päiseid, et aruannet oleks lihtne lugeda.Kui kirjutate edenemisaruannet, ei pea te tavaliselt tabelit lisama sisu, välja arvatud juhul, kui teie ülemus seda eelistab. Aruandes navigeerimise hõlbustamiseks lisage aga iga jaotise pealkirjad ja päised.
9
Kirjutage sissejuhatus, et anda ülevaade aruandest. Rääkige lugejale, mis ajendas teid seda tööaruannet kirjutama. Tehke kokkuvõte aruande kontekstist ja selgitage oma eesmärki. Vaadake küsimuste, millele vastate, või probleemi, millele soovite vastata, eelvaadet. Esitage oma aruande ulatus ja selle sisu tegevuskava. Teie tutvustus ei pea olema pikk. Olge otsekohene ja konkreetne, et lugeja mõistaks konteksti ja eesmärki ilma pikema selgituseta.Kirjutage sissejuhatuseks 2–4 lõiku. Eduaruande jaoks peaks sissejuhatus olema ainult 1–2 lõiku pikk. See peaks võtma kokku teie projekti ja selle, mida loodate saavutada. Samuti võite vaadata tehtud tööd ja seda, mida kavatsete edasi teha.
10
Selgitage tulemusi või järeldusi, mida esitate. Andke põhiülevaade selle projektiga seotud uuringutest või hinnangutest. Seejärel arutage ja tõlgendage oma leide ja seda, kuidas need on seotud teie aruande teemaga.Enamasti sisaldab see jaotis sissejuhatavat lõiku ja tehtud järelduste loendit. Järeldus võib välja näha järgmiselt: “1. Meie elanikkond vananeb, mis toob kaasa rohkem terviseriske meie klientide hulgas.â€Kui kirjutate eduaruannet, ei ole teil tulemusi ega järeldusi esitada. Selle asemel loetlege oma saavutused või tehtud ülesanded jaotises pärast seda. Sissejuhatus. Võite selles jaotises esitada ka lühikese 2–4-lauselise lõigu. Tavaliselt piisab aga loendist. Võite loetleda “Festivalitelgi eest tasumiseks kogutud 200 dollarit”, “Teie peoplaaniga leping festivali haldamiseks planeerimine, ja “Küsitles 1500 elanikku, et koguda avalikkuse panust.”
11
Andke oma soovitused edasiliikumiseks. Teie soovitused peaksid selgitama, mis tulevikus juhtub. Selgitage, mida teie lahendused lahendavad ja kuidas need on teie järeldustega seotud. Pärast selgituse kirjutamist esitage oma soovitused nummerdatud loendis, alustades iga tegusõnaga. Loetlege oma soovitused kõige olulisematest kuni vähemtähtsateni. Näiteks võite kirjutada: “1. Koolitage kõiki töötajaid CPR-i tegema. Kui kirjutate edenemisaruannet, loetlete selle asemel järgmised ülesanded või eesmärgid. kavatsete oma eelseisval tööperioodil saavutada. Näiteks võite lisada loendisse “Leia festivalile müüjaid”, “Kinnita festivali kujundused” ja “Tellige reklaamplakatid”.
12
Arutage oma protsessi ja põhjendusi oma järelduste tegemiseks. Selgitage, kuidas te teemale, probleemile või probleemile lähenesite. Vaadake oma leiud üle ja seejärel selgitage, kuidas need teie soovitusteni viivad. Jagage oma arutelu erinevatesse jaotistesse pealkirjadega, mis annavad lugejale teada, mis selles jaotises sisaldub. See hõlmab teie uurimistöö ja hinnangute pikemat arutelu. See jaotis peaks olema teie aruande pikim. Kui kirjutate eduaruannet, saate jäta see osa vahele. Selle asemel lisage jaotis takistustest, millega projekti kallal töötades kokku puutusite, ja nende ületamise kohta. Võite kirjutada: “Paljud elanikud ei tagastanud küsitlust, kuna see ei sisaldanud ettemaksu postikulu. Edaspidi lisame oma küsitlustele postikulud või anname elanikele võimaluse teha küsitlus digitaalselt.â€
13
Loetlege kõik viited, mida aruande koostamisel kasutasite. Viited võivad hõlmata ajakirjaartikleid, uudisteartikleid, intervjuusid, küsitlusi, küsimustikke, statistilisi tulemusi ja muud seotud teavet. Tsiteerige neid viiteid oma aruande lõpus, märkides lehele “Viited”. Kui pole teisiti juhitud, kasutage äriaruannete jaoks APA vormingut. Edenemisaruande koostamisel võite selle jaotise vahele jätta.
14
Esitage lisad materjalidele, nagu küsitlused, küsimustikud või meilid. Iga tööaruanne ei vaja lisasid. Siiski võite need lisada, kui soovite oma lugejale pakkuda materjale, millele olete viidanud, või lisateavet, mis võib aidata neil teemat või teie leide paremini mõista. Märgistage iga lisa eraldi tähega. Näiteks võib teil olla “Lisa A”, “Lisa B” ja “Lisa C”. Kui kirjutate edenemisaruannet, ei pea te selle jaotise lisamiseks.
15
Lisage oma järeldused või edusammud kokkuvõtlikult lühike järeldus. Võib-olla ei pea te järeldust lisama, kuid selle kirjutamine võib anda teie jõupingutuste kena kokkuvõtte. Tehke oma järeldus 3–4 lausega, mis võtavad kokku aruandes esitatud teabe. Võite kirjutada: “Kunstifestivali planeerimisprojekt on plaanipäraselt lõpetatud. Oleme lõpetanud 90% oma eelplaneerimistoimingutest ja pööravad nüüd tähelepanu materjalide ostmisele. Projektil pole silmapaistvaid takistusi, kuid me käsitleme kõiki, mis tekivad tulevikus.â€
16
Kasutage selgeid pealkirju, et aidata oma vaatajaskonnal aruandes navigeerida. Looge pealkirjad, mis on otse ja otse asjasse viivad. Lugeja peaks täpselt teadma, mida teie aruanne sisaldab.Teie pealkirjad võivad sisaldada: Sissejuhatus, Lõpetatud ülesanded, Järgmise kvartali eesmärgid, Takistused ja lahendused ja Kokkuvõte.Kohandage oma pealkirjad nii, et need sobiksid teie aruandes sisalduva teabega.Eduaruande jaoks on teie vaatajaskond on tõenäoliselt teie juhendaja, meeskond või kliendid.
17
Kasutage oma ideede edastamiseks lihtsat ja otsest keelt. Tööaruanne ei pea sisaldama suuri sõnu ja loomingulisi lauseid. Peate lihtsalt oma mõtte lugejale edastama. Väljendage oma ideid võimalikult lihtsate sõnadega, jõudes otse asja juurde. Kirjutaksite pigem: “Neljandas kvartalis on tulud kasvanud 50%,” selle asemel, et “tulud kasvasid 50%, et teenida neljanda kvartali suurepäraseid tulusid.”
18
Kasutage lühidalt, et aruanne oleks võimalikult lühike. Rohkem kui vajalik kirjutamine raiskab nii teie kui ka lugejate aega. Lõika kohevus ja asuge otse oma mõtte juurde. Pidage meeles, et mõned tööaruanded võivad olla pikad, kuna need võivad sisaldada palju teavet. Teie kirjutis peaks siiski olema lühike. Võime kirjutada: “Müük kasvas viimases kvartalis pärast seda, kui müügipersonal võttis kasutusele külmkõned”, selle asemel, et “Me nägime meie andekana, et eelmise müügikvartali tulud kasvasid eksponentsiaalselt, pühendunud müügiinimesed hakkasid potentsiaalsetele klientidele helistama, et paluda neil rohkem tooteid osta.
19
Väljendage oma ideid objektiivse ja mitteemotsionaalse keelega. Jääge faktide juurde ja laske lugejal teha järeldusi, mis põhinevad objektiivsel teemal. Kuigi võite anda soovitusi, kuidas probleemiga edasi minna, ärge püüdke lugejas emotsioone esile kutsuda, et teda veenda. Lubage lugejal kujundada oma ideid ja hinnanguid, mis põhinevad objektiivsel faktidel. Selle asemel, et kirjutada: “Töötamata töötajate moraal on madal, mistõttu kontor tunneb end hingetu masinana,” võiksite kirjutada: “Töötajad, teistest madalamaks hinnatud tootlikkuse numbrid teatasid, et nad tunnevad end eraldatuna.”
20
Vältige enamikus aruannetes slängi ja sõna “mina” kasutamist. Kui kirjutate projektist, mille kallal töötate üksi, võib eduaruandes olla asjakohane kasutada sõna “mina”. Vastasel juhul ärge kasutage oma tööaruandes sõna “mina” ega mingeid slängisõnu. Siiski on okei kasutada sõna “teie”, kui suunate lause soovitud lugejale. Hoidke oma keelt professionaalsena kogu aruande vältel.
21
Lugege oma aruanne läbi, et veenduda, et see ei sisalda vigu. Grammatika- ja õigekirjavead õõnestavad teie tööaruande professionaalsust. Oluline on aruanne üle lugeda, et veenduda, et teil pole kirjavigu, halba sõnastust ega valesti kasutatud sõnu. Parim on aruannet vähemalt kaks korda korrektuuri lugeda.Kui saate, laske kellelgi teisel teie eest aruannet üle lugeda, sest kõiki teie enda vigu on raske märgata. Kui aega lubab, pange aruanne enne korrektuuri lugemist vähemalt 24 tunniks kõrvale. seda.