Koolitusjuhendid on oluline osa uutele töötajatele ettevõtte või vanadele töötajatele uute süsteemide või programmide õpetamisel. Koolitusjuhendi kirjutamise täpse protsessi võib dikteerida tööstusharu, mille jaoks see on mõeldud, kuid on mõned üldised asjad, mida saate teha, et aidata oma töötajatel käsiraamatust maksimumi võtta. Enne alustamist peaksite veel kord kontrollima, kas teil on kogu vajalik teave, kirjutage oma vaatajaskonda silmas pidades ja proovige teha neile õppimise lihtsaks ning lisage teabe hõlbustamiseks lisamaterjale. Teie käsiraamatust on kasu, kui lisate pilte ja graafikat, tühja ruumi märkmete jaoks, viktoriinid inimeste õpitu ülevaatamiseks ja oluliste ülesannete kontrollnimekirjad.
1
Vaadake üle ja koostage teave, mida käsiraamat peab hõlmama. Ärge kunagi kirjutage treeningjuhendit mälu järgi. Vaadake läbi erinevad protsessid ja teadmiste punktid, mida teie käsiraamat käsitleb, ning veenduge, et olete kõiges selge. Koostage loend kogu olulisest teabest ja vaadake seda loendit juhendi kirjutamisel, kontrollides seda kõike veel kord. Isegi väikese sammu vahelejätmine võib kasutajad segadusse ajada, seega olge tähelepanelik. Näiteks võite öelda kellelegi, kuidas andmeid arvutustabelisse sisestada, kuid võite lihtsalt unustada mainimast “uue arvutustabeli avamiseks klõpsake nuppu Fail”. Või kui kirjeldate masina kasutamist, võite unustada selle mainige teatud lüliti ümberlülitamist, mis on eluliselt oluline. Kui te kõike üle ei vaata ja midagi unustate, on kasutajad tõenäoliselt ahastuses, sest miski ei tööta õigesti. See ei ole tulemus, milleni koolitus kunagi andma peaks.
2
Kirjeldage koolitusjuhendi kulgu. Kasutage oma koostatud loendit ja hakake teavet korraldama peatükkide, jaotiste või osade loogiliseks jadaks. Tõenäoliselt alustate põhitõdedest ja töötate põhjalikumate kontseptsioonideni. Enne mis tahes sisu kirjutamist veenduge, et teil on hea ettekujutus sellest, kuhu käsiraamatu kõik aspektid kokku sobivad. Te ei soovi mainida midagi teie arvates eelmisest jaotisest, kui juhend pole seda teavet veel hõlmanud. Kui saate kirjutada iseseisvaid jaotisi, mis ei tugine üksteisele, võib see olla õige lähenemisviis mõnes olukorras.
3
Kaasake sisukord ja register. Isegi kui käsiraamat on ette nähtud algusest lõpuni lugemiseks, aitavad need navigeerimisosad inimestel, kui neil on vaja mälu värskendada ja õpitut uurida. Sisukorras peaksid olema kõik peatükkide pealkirjad ja jaotiste pealkirjad, mida on mõttekas lisada. Muutke register võimalikult põhjalik, pakkudes inimestele kogu käsiraamatus palju leidmiseks vajalikke asju. Tekstitöötlusprogrammidel on sageli seda tüüpi dokumentide jaoks mallid. Internetist leiate ka kasulikke ressursse nende elementide struktureerimiseks.
4
Kirjutage informatiivseid peatükkide eelvaateid. Kirjutage iga peatüki või jaotise algusesse 2–3 lõiku, mis kirjeldavad, mida käsiraamatu selles osas käsitletakse. Võite lisada jaotise eesmärkide loendi, märksõnad, millele on hea keskenduda, ja mainida kaasatavaid viktoriine või tegevusi. Peatükkide pealkirjad peaksid aitama inimestel teada saada, mida nad leiavad, kuid neil peaks olema võimalik eelvaadet sirvida ja veenduge, et peatükis on see, mida nad peavad teadma.
5
Lõpetage iga peatükk kokkuvõttega. Peatükis käsitletu on alati kasulik kokku võtta ja üle vaadata. See on kokkuvõte, nii et kõike ei saa mainida. Proovige esile tõsta seda, mis on teie arvates kõige olulisem teave, mida inimesed peaksid peatükist ära võtma. Eesmärgid võite uuesti mainida, et anda inimestele võimalus hinnata, kas nad õppisid seda, mida nad pidid õppima või mitte.
6
Looge rühm või töörühm, kes aitab teil käsiraamatut kirjutada. Kui teil on inimesi, kes aitavad teil seda teha, saate koolitusjuhendi kirjutamisega hõlpsamini hakkama. Teil on vaja inimesi, kes kontrollivad töö käigus vigu, veenduvad, et sisu on arusaadav, ja aitaksid teil kaaluda kõiki koolituse aspekte. Lisaks saate osa tööst delegeerida ja seda ühtlaselt jaotada. Kui teil ei ole rühma, kes kogu protsessi läbi aitaks, kaaluge vähemalt seda, et küsite inimeste käest erinevates kohtades mõnda asja, et saada teist arvamust.
7
Kirjutage oma publikule ja publikule. Veenduge, et teil oleks selge, kes on publik. Mõelge, kas neil on teadmistebaas või nad alustavad täiesti värskelt. See annab teile ülevaate sellest, kui lai või konkreetne peate kogu juhendis olema. Kui see on mõttekas, kirjutage otse vaatajaskonnale, öeldes: “Kui jõuate selle sammuni…” mitte midagi sellist: “Kui inimene selle sammuni jõuab.” Kui koolitate töötajaid täiesti uuel teemal. tarkvara, mida keegi pole näinud, võib eeldada, et nad ei tea midagi. Kui treenite rõivapoes müügitehnikaid, ei pea te selgitama, mis on püksid ja särgid. Ärge patroneerige inimesi lihtsate mõistete selgitamisega, kuid ärge eeldage ka, et nad teavad midagi, mida nad ei pruugi teada .
8
Kaasake probleemide lahendamise stsenaariume ja aruteluteemasid. Kõik ei saa õppida, lugedes 20 lehekülge teksti, seega lisage kasutajatele viise, kuidas loetut rakendada ja kogemusi omandada. Esitage stsenaarium ja paluge lugejal mingi probleem lahendada. Võimaldada praktikantide vahel arutelu ja koostööd. Soovite arvestada erinevate õpistiilidega, et käsiraamat oleks kasulik võimalikult paljudele inimestele. Iga töötajaga ei saa ideaalselt sobida, kuid kui kasutate ainult ühte lähenemisviisi, ei jõua te tõenäoliselt väga paljudeni. Koolitusjuhendi eesmärk on aidata töötajatel õppida seda, mida nad peavad teadma, seega püüdke muuta see võimalikult paljudele lihtsaks.
9
Täiustage juhendit videote või helisalvestistega. Kui kirjutate trükitud käsiraamatut, kaaluge, kas saate anda praktikantidele juurdepääsu lisamaterjalidele, näiteks videotele või helisalvestistele. Õppijate jaoks, kellel on raskusi terve käsiraamatu lugemisega, saate tagada, et nad õpiksid ikka seda, mida nad vajavad. Sageli on kirjalik käsiraamat peamine koolitusvahend, kuid mõned lisad võivad oluliselt muuta. Seda võib mõjutada teie käsiraamatus sisalduva sisu tüüp ja see ei pruugi olla kõigil juhtudel rakendatav. Tehke ülevaade oma käsiraamatu üksikasjadest ja otsustage, kas saate luua lisamaterjale või mitte.
10
Lisage jaotis kasutaja märkuste jaoks. Käsiraamatu iga jaotist kirjutades püüavad juhendit kasutavad inimesed saada palju teavet. Kui lisate märkmete kirjutamiseks sihikindlalt tühikuid, julgustate kasutajaid õpitu üles märkima. See suurendab nendes säilitatava teabe hulka. Märkuste osad oleksid head enamiku tekstiosade kõrval, kuid võite teha ka eraldi märkmete jaotise peatükkide lõppu ja kogu juhendi lõppu. See aitab inimestel vältida eraldi märkmikke, mida nad võivad kaotada.
11
Kasutage pilte ja graafikat. Iga kord, kui saate lugejale midagi visuaalselt näidata, võib see mõjutada seda, kui palju nad mõistavad. Te ei soovi oma käsiraamatut liiga palju risustada, kuid kasutage võimaluse korral visuaale. Teil võib olla ekraanipilte arvutitöö sammudest. Saate lisada oluliste andmete diagramme. Head on ka pildid tööriistadest või masinatest, mida inimene kasutab. See, millist tüüpi visuaalseid abivahendeid võiksite lisada, pole tõesti piiratud, seega mõelge, milleks treenite ja mida oleks kasutajal kõige kasulikum näha.
12
Lisage oluliste sammude kontrollnimekirjad. Paljude käsiraamatute puhul kirjeldate üksikasjalikult erinevate protsesside etappe ja kontrollnimekirjad on suurepärane viis asjade kokkuvõtmiseks. Kui kasutaja peab pöörduma tagasi jaotise juurde, mis sisaldab konkreetseid samme, värskendab kontroll-loend tema mälu ja seda saab kontrollida palju kiiremini kui mitu lõiku tekstist. Võib isegi olla kasulik muuta need lehed kergesti väljarebitavaks, et kasutajad saaksid hoidke kontrollnimekirja hiljem käepärast, kui nad ülesannetega töötavad. Kontrollnimekirjad võivad sisaldada vajalikke materjale, jaotisi enne ülesande täitmist, selle ajal ja pärast seda või kuidas hinnata tööd, kui see on tehtud.
13
Kaasake õppimist mõõtvad tegevused ja viktoriinid. Soovite tagada, et teie juhendi kasutajad õpiksid, nii et kirjutage oma teadmiste kohta väikesed testid. Lisage vastused eraldi kohta, et nad saaksid kontrollida, kuidas neil läks. Teil võib olla valikvastustega küsimusi, täitke tühi ja sobitage või probleemide lahendamise stsenaariume. Need oleksid eraldi kõigist ametlikest testimistest, mille peaksite töötajatel pärast koolituse lõppu tegema. Eesmärk oleks aidata neil hinnata, kui palju nad õpivad.