Olekuaruanne võib tunduda tüütu, kuid see võib olla suurepärane võimalus juhtkonnaga suhelda. Pange kõige olulisem teave aruande algusesse kokkuvõttesse. Esitage konkreetsed üksikasjad projekti eelarve ja ajakava kohta, seejärel kirjeldage saavutusi ja väljakutseid. Hoidke oma kirjutis selge ja lühike. Teie juht hindab organiseeritud aruannet, mis on lühike, kuid informatiivne.
1
Koguge teavet eelarve ja ajakava kohta. Enamiku projektide puhul on eelarve ja ajakava olekuaruande kõige olulisem osa. Teie juht soovib teada, et projekt viiakse lõpule õigeaegselt ja ideaalis eelarve piires. Projekti üldine teave on tõenäoliselt lai. Uurige, milliseid väiksemaid asju tuleb lõppeesmärgi saavutamiseks teha. Näiteks kui teie eesmärk on toota 1000 T-särki ja teie eelarve on 500 dollarit, peate teadma, milliseid materjale on särkide valmistamiseks vaja ja kas need on juba käepärast või tuleb tellida.
2
Jagage suured eesmärgid väiksemateks. Kui projektil on üldised eesmärgid, võimaldab nende jagamine väiksemateks eesmärkideks paremini hinnata edusamme nende eesmärkide saavutamisel. Alustage kindlate tähtaegadega, mis on juba seatud, ja proovige õigel ajal luua võimalused väljakutsetega toimetulemiseks. Näiteks kui teie eesmärk on toota nelja kuuga 1000 T-särki, saate selle eesmärgi jagada väiksemateks eesmärkideks. 250 T-särki kuus. Kui meeskond tootis esimesel kuul 300 T-särki, võiksite teatada, et olite graafikust ees.
3
Loetlege peamised saavutused. Olekuaruande eesmärk on anda oma juhile kiiresti teada, mis töötab ja mis mitte. Pange saavutused esikohale, keskendudes verstapostidele. Lisage võimalikult palju konkreetseid üksikasju. Kui töötate meeskonnas, rääkige teiste meeskonnaliikmetega sellest, mis projektiga hästi läheb. Kaasake oma aruandesse võimalikult palju nimesid. Kasutage võimaluse korral konkreetseid numbreid, mitte üldistusi.
4
Ajurünnak lahendab probleeme. Kui tunnete projektiga seotud probleeme, ärge püüdke neid varjata. Selle asemel rääkige oma juhiga probleemidest ja soovitage lahendusi. Proovige välja pakkuda mitu võimalust, et nad saaksid valida endale kõige meeldivama. Näiteks kui teie projekt on graafikust ees, kuid eelarvest maas, võite soovitada tootmist kiirendada, projekti lisada veel üks töötaja või suurendada eelarvet. .
5
Tehke kindlaks peamised verstapostid ja prognoosid. Projekti eluea jooksul tähistavad väiksemad eesmärgid verstaposte, mis tuleb projekti õigel teel hoidmiseks teatud hetkeks saavutada. Ennustage projekti praegust olekut kasutades, millal järgmise verstapostini jõutakse. Oletagem näiteks, et tootsite 28 päevaga 250 särki. Võite ennustada, et järgmised 250 särki valmivad 28 päeva jooksul alates olekuaruande kuupäevast.
6
Lisage kõik projekti jaoks olulised märkmed. Kaasake oma olekuaruandesse inimelement, mis sisaldab teavet meeskonnaliikmete kohta, kelle töö on olnud silmapaistev, või tehtud muudatusi, mis mõjutasid tulemuslikkust. Näiteks võite kirjutada: “Projekt on graafikust ees, suures osas tänu hoolsatele jõupingutustele Sally Sunshine. Sally tegi eelmisel nädalal kolm päeva ületunde.”
7
Küsige, kas teil on mall, mida peaksite kasutama. Paljudel ettevõtetel on standardne mall, mida nad kasutavad kõigi olekuaruannete jaoks. Kui teie ettevõttel on see olemas, võib selle kasutamine aidata teil aruannet korras hoida ja tagada, et kogu vajalik teave on kaasatud. Kui konkreetset malli pole, võib see olla, mida saate oma tekstitöötlusrakenduses kasutada. Näidismalle leiate ka veebist, otsides “olekuaruande mall”. Veenduge, et kõik allalaaditavad mallid töötaksid teie projekti jaoks ka tegelikult. Võib-olla soovite lasta juhendajal seda esmalt vaadata.
8
Alustage selge pealkirjaga. Aruande pealkiri või pealkiri peaks sisaldama projekti või töö nime, mille kohta aruannet esitate, ja kuupäevad, mida aruanne hõlmab. Kui vastutate mitme aruande eest, peaksid need kõik olema pealkirjastatud samas vormingus. Näiteks võib teie pealkiri olla „August 2018 Parkeri saadetise olek”. Järgmise kuu aruanne oleks “September 2018 Parkeri saadetise olek”. Enne oma pealkirja või pealkirja leidmist kontrollige, kas teie ettevõttel on olekuaruannete pealkirjade jaoks konkreetne vorming.
9
Esimesele lehele kirjutage kokkuvõte. Haldurid on hõivatud ja teie juhil ei pruugi olla aega kogu teie aruannet lugeda. Kokkuvõte sisaldab kõige olulisemat teavet juba ette, et teie juht teaks teie projekti olekut ühe pilguga. Näiteks võib 2018. aasta augusti Parkeri saadetise oleku kokkuvõte olla järgmine: “Parkeri saadetis on graafikust ees. , oleme kasutanud 50% oma eelarvest ja ainult 30% kogu saadetisest. Tootmise kiirendamine võib aidata kulusid vähendada.”
10
Korraldage oma aruanne jaotisteks. Pikkade tekstiplokkide skannimine võib võtta liiga kaua aega ja neid on tülikas lugeda. Kasutage võimaluse korral lühikesi lõike ja täppideloendeid, et teie aruanne oleks teie juhile hõlpsamini seeditav. Näiteks võib teil olla üks jaotis saavutuste, teine väljakutsete ja kolmas lahenduste jaoks.
11
Alustage aruande koostamist varakult, et anda endale rohkem aega. Uurige välja olekuaruannete esitamise tähtaeg ja leidke iga päev oma aruande kallal töötamiseks aega. Nii ei kiirusta te seda viimasel hetkel tegema. Kui töötate poolelioleva projekti kallal, saate luua oma olekuaruannete jaoks “malli”, mida kasutate iga kord. See on teie juhi jaoks palju lihtsam, sest nad teavad täpselt, kust igast aruandest vajalikku teavet leida. Kui teil on vaja aruandes sisalduvaid arve enne selle esitamist värskendada, jätke endale selleks meeldetuletused.
12
Kohandage oma aruanne vastavalt oma juhi stiilile. Korraldage oma aruanne nii, et asjad, mida teate, et teie juhi jaoks on olulised, oleksid ees ja kesksel kohal. Kui te pole oma juhi stiilis ja eelistustes kindel, paluge näha näiteid varasematest olekuaruannetest, mis neile meeldisid. Näiteks kui teate, et teie juhile meeldib kronoloogiliselt lugeda lugu, võite alustada jaotisega “Selle nädala edusammud”. ”, millele järgneb teine silt „Mis edasi”.
13
Optimeerige oma aruannet edastamismeetodi alusel. Kui esitate aruande digitaalse faili, võite vajaduse korral lisada linke veebisaitidele või isegi GIF-ide ja videote juurde. Kui aga saadate paberkoopia, pole need elemendid kasulikud. Samuti võite kaaluda, kuidas teie olekuaruannet loetakse. Näiteks kui saadate digitaalset faili e-posti teel, võiksite veenduda, et kõiki visuaalseid elemente saab mobiilseadmes vaadata.
14
Lugege aruanne läbi ja muutke seda. Ärge lootke ainult oma tekstitöötlusrakenduse õigekirja- ja grammatikakontrollidele. Hoidke oma laused lühikesed ning vältige mittevajalikke sõnu ja kordusi. Kirjutamine peaks olema lühike ja otsekohene. Vältige rohke žargooni kasutamist, sest see võib jätta mulje, et üritate midagi varjata või ei tea, millest räägite.Lugege oma aruanne ette. Kui komistate mõne lause otsa, on see vihje, et teie kirjutis pole nii selge, kui võiks.
15
Looge soovi korral visuaalseid elemente. Mõned juhid eelistavad visuaalseid vihjeid projekti toimimise kohta, et nad saaksid projekti olekut kiiremini hinnata. Lisage visuaalseid elemente ainult siis, kui teil seda spetsiaalselt paluti või kui arvate, et need lisaksid aruandele midagi. Näiteks võite panna eelarve kõrvale rohelise fooritule, mis näitab, et kulusid juhiti hästi. Kui olete graafikust veidi maas, paneksite ajakava jaotise kõrvale kollase tule.