Esitluse planeerimine on kasulik ja vajalik oskus nii professionaalses maailmas kui ka koolis. Olenemata sellest, kas teil on vaja toodet müüa või oma klassis sooritatud hinne, võtab esitluse kavandamine aega ja pühendumist. Soovite välja mõelda, kuidas oma materjali üles ehitada, võttes arvesse oma publikut ja esitluse sõnumit. Sealt edasi töötage oma slaidide ja materjalide ehitamisega. Koguge teave loogilisse järjekorda, mis illustreerib teie seisukohta kõige paremini. Harjutage oma esitlust regulaarselt enne selle esitamist. See võib aidata teil välja selgitada teavet, mida tuleks kärpida või ümber korraldada.
1
Mõelge oma esitluse eesmärgile. Esitluse kavandamisel peaksite alati alustama lõppu silmas pidades. Mõelge sellele, mida üritate edasi anda, ja parimatele vahenditele, kuidas seda teie käsutuses oleva aja jooksul teha. Kirjutage üles oma kõige olulisemad punktid. Vaadake, kas märkate esile kerkivat võtmepunkti. Kui teie publik peaks sellest esitlusest ühe asja ära võtma, siis mis see oleks? Ärge lihtsalt pommitage oma publikut faktidega. Mõelge, mida need faktid teie vaatajaskonna jaoks teevad. Mis mõtet sa selle teabega mõtestada üritad?
2
Teadke oma publiku tausta, et aidata teil esitlust üles ehitada. Kui teie teema pole üldteada, peate selle teabe oma esitlusse lisama ja tagama, et teil oleks selle jaoks piisavalt aega. Samuti peaksite kaaluma, mida teie publik esitluselt ootab. Näiteks: kas proovite neile müüa toodet, tutvustada neile uut ideed, muuta nende mõtteviisi? Mõelge, millised inimesed teie vaatajaskonnas on. Kas teil on karmim rahvahulk või on teil grupp entusiastlikke inimesi, kes on põnevil sellest, mida te ütlete?
3
Valige oma põhipunktid esitluse pikkuse põhjal. Küsige endalt, millised väited, faktid ja punktid illustreerivad teie esitluse teemat kõige paremini. Näiteks 10-minutiline esitlus ei tohiks sisaldada rohkem kui 3 punkti. Samuti peaksite kaaluma, kuidas punktid on üksteisega seotud, ja olema valmis neid loogiliselt ja sidusal viisil arutama. Kõik punktid ei ole üksteisega seotud. Näiteks kui räägite ettevõttega ringlussevõtuprogrammist, võite arutada, kuidas ettevõtte saaste aitab kaasa globaalsele soojenemisele ja kuidas ringlussevõtt aitab ettevõttel raha säästa. Jäämütside sulamist ei käsitletaks võtmepunktina. Jäämütside sulamine on tõsine probleem, kuid see on fakt või tugipunkt.
4
Leidke oma parimat toetavat teavet. Kammige läbi esitletav uurimus. Otsige oma kõige kindlamat toetavat teavet. See peaks olema teave, mis paneb publiku tõesti mõtlema ja võib innustada muutusi. Toetav teave peaks tegema kolme asja: lisage oma argumendile selgus, selgitades kõike, mida publik ei pruugi mõista. Näiteks: lühike ülevaade saaste mõjust kliimamuutustele. Lisage autoriteeti, luues seoseid olemasolevate uuringute, uuringute ja teabega. Näiteks võite mainida teadusringkondades valitsevat üksmeelt, et globaalne soojenemine on inimtegevusest tingitud, ja viidata mõnele uuringule. Lisage oma argumendile värvi visuaalide, näiteks piltide ja videote abil. Näiteks võite näidata diagrammi jäätmete koguse kohta, mida keskmine ettevõte toodab ühes kuus.
5
Alustage oma esitlust kindla sissejuhatusega. Kui olete teabe kokku kogunud, võite alustada esitluse visandamist. Esitlus peab algama kindla sissejuhatusega, mis köidab publiku tähelepanu. Kaasake enda tutvustamise põhitõed. Võite öelda midagi sellist: “Mina olen Clara Thompson Clean Water Actionist ja tahaksin täna teie ettevõtte poole pöörduda.” Pöörake oma vaatajaskonna tähelepanu küsimuse või faktiga. Näiteks võite küsida: “Kas olete kunagi möödunud rohelise mudaga kaetud veekogust ja mõelnud, kuidas see juhtus? Vastus võib teid üllatada.” Te ei pea oma ettekannet kronoloogilises järjekorras kirjutama. Kui soovite kõigepealt oma põhipunktide kallal töötada ja sissejuhatuse viimaseks salvestada, saate seda teha.
6
Esitage oma uurimistööd ja tööd esitluse põhiosas. Teie keha peaks moodustama umbes 60–70% teie esitlusest, seega pange siia kõik oma parimad punktid. Mõelge oma kehale kui teele teie punktini. Seetõttu soovite leida viisi teabe loogiliseks esitamiseks. Alustage probleemist, rääkige tagajärgedest ja pakkuge lahendust. Näiteks proovite panna ettevõtet oma taaskasutusprogrammi muutma. Alustuseks tehke ülevaade maailmas toimuvast tohutust ettevõttesaastet. Selgitage selle tagajärgi. Näidake, kuidas reostus aitab kaasa kliimamuutustele, seejärel näidake, mida ettevõte saab oma poliitika muutmise kaudu ära teha.
7
Kasutage oma seisukohtade selgeks tegemiseks linkivaid väiteid. Seostavad väited on üleminekulaused, mis aitavad ideede vahelist lõhet ületada. See annab teie vaatajaskonnale märku, et kavatsete teemat vahetada, et teie esitlus ei läheks segadusse. Levinud linkimisväited hõlmavad selliseid asju nagu “Veel üks oluline probleem…”, “Nende andmete põhjal näete nüüd… .” ja “See toob mind minu põhiküsimuse juurde…”Näiteks: “Nüüd, kui ma olen teile näidanud ettevõtte saaste mõju, siis see toob mind minu põhipunkti juurde. Mida saate selle peatamiseks teha?”
8
Kasutage oma slaididel visuaali ja graafikat. Teie publikul võib andmetest ja loengutest tüdineda. Asjade raputamiseks on hea mõte lisada slaididele graafikat. Abiks võib olla ka lühike video. Kui teil on graafikuid või diagramme, mis aitavad teie seisukohta illustreerida, kasutage neid. Teabe füüsiline nägemine võib teie mõtte selgemaks muuta. Samuti peaksite vaatama, kas saate lisada videoid. Lühivideo, kuidas keegi probleemi lühidalt selgitab, võib asja pisut raputada. Ka pildid on toredad. Igal slaidil peaks olema käsitletava teemaga seotud pilt. Ärge kasutage graafikat ega visuaale üle. Liiga palju võib olla teie vaatajaskonna jaoks ülekaalukas või häiriv.
9
Lõpetage oma esitlus. Järeldus peaks olema seotud teie sissejuhatusega ja võtma kokku teie punktid ning jätma kuulajaskonna teie esitatud teemat arvesse võtma. Kokkuvõte peaks hõlmama ainult 5–10% teie esitlusest, seega jätke see lühidalt. Teil on vaja ainult ühte slaidi. Korda kokku, mis su mõte oli. Alustage sõnadega “Nagu näete…” ja korrake siis lühidalt oma põhipunkti. Abi võib olla ka visuaalist. Proovige lisada veel üks visuaalne abivahend, mis võtab teie mõtte kokku. Graafik või diagramm sobiks siin hästi.
10
Püüdke ühe slaidi kohta 1–2 minutit rääkida. Aega ennast harjutades. Ühe slaidi kohta 1–2 minuti kestmine võib teie publikut tüüdata. Kui teil läheb kauem aega, lõigake osa teabest välja. Te ei soovi kogu teabe kaasamiseks kiiresti rääkida, kuna see võib muuta teid raskesti mõistetavaks. Täpsuse huvides rääkige tavalisel häälel. Ärge rääkige liiga kiiresti ega liiga aeglaselt. Tahad veenduda, et mahutad kogu teabe normaalse kiirusega rääkides.
11
Hoidke oma teave teemaga seotud. Esitlust lugedes jälgige ebaolulist teavet. Mõned faktid võivad olla huvitavad, kuid kas need illustreerivad seda mõtet? Kui otsite alasid, mida kärpida, vähendage teavet, mis ei vasta teie teemale. Kas mõni fakt on kõrvaline? Globaalse soojenemise mõju illustreerimine on suurepärane, kuid kas teil on tõesti vaja viit näidet keskkonna lagunemise kohta? Proovige seda kahe või kolme võrra vähendada.
12
Kuulake ennast esitlemas. Soovitatav on ise salvestada ja seejärel salvestust taasesitada. Kuulake enda juttu, et näha, mille kallal peate töötama. Esitledes peaksite kõlama entusiastlikult. Rääkige kõhklemata ja ärge kasutage täitesõnu, nagu “hm” või “uh”. Ärge hüppage teemade vahel. Kasutage linkivaid lauseid ja öelge näiteks: “Ja see toob mind järgmise…”Jälgige kellaaega. Veenduge, et esitlus ei kestaks liiga kaua. Jälgige end peeglist esitlust esitamas, et saaksite häirivaid liigutusi või žeste parandada.
13
Harjutage seni, kuni teil pole märkmeid vaja. See võib häirida, kui keegi loeb esitluse ajal skripti. Kuigi väike registrikaart, millele on üles märgitud põhipunktid, võib aidata, soovite märkmete vajadust minimeerida. Jätkake harjutamist, kuni saate oma esitluse sujuvalt esitada, ilma märkmetega koperdamata. Ärge lugege visuaalidelt teavet välja, kuna see võib mõjutada teie suhtlust teie ja publiku vahel.