Tervisepuhkuse kiri on kirjalik dokument, mis teavitab teie tööandjat, et peate meditsiinilistel põhjustel mõnda aega puhkust võtma. Nagu iga kiri tööandjale, soovite veenduda, et kiri on professionaalne ja lühike, märkides samas selgelt ravipuhkuse põhjuse. Tervisepuhkuse kirja kirjutamiseks uurige kindlasti ettevõtte poliitikat. Seejärel kirjutage lühike ja sisutihe kiri, milles kirjeldate oma arstipuhkuse vajamise põhjused. Lugege kiri kindlasti läbi ja esitage see ettevõtte poliitika kohaselt.
1
Tutvuge oma ettevõtte tervisepuhkuse poliitikaga. Enne kirja kirjutamist veenduge, et tunnete oma ettevõtte poliitikat. Puhkust küsides peaksite veenduma, et taotlete sobivat päevade arvu. Saate vaadata oma ettevõtte käsiraamatust või veebist, et leida nende haiguspuhkuse poliitika. Kui midagi on endiselt ebaselge, võite rääkida ka personaliosakonnaga. Sooviksite oma kirjas mainida oma ettevõtte poliitikat. See näitab nii seda, et järgite poliitikat, kui ka tuletab ülemusele meelde, millele teil töötajana õigus on. Kui teil on küsimusi oma ettevõtte tervisepuhkuse poliitika kohta, võite alati ühendust võtta personaliosakonnaga ja küsida nende konkreetsete juhiste kohta.
2
Vajadusel hankige oma arstilt teade. Kui taotlete haiguslehte, võib olla vajalik arsti märkus. See ei ole alati nõue ja see sõltub teie ettevõtte poliitikast. Kui vajate arsti märget, paluge oma arstil see teile esitada. Tehke seda vähemalt paar nädalat ette (võimaluse korral), et saaksite kõik oma materjalid enne haiguspuhkuse võtmist kokku saada.
3
Kinnitage kuupäevad, millal te puudute. Tervisepuhkuse kiri peab olema konkreetne. Enne ravipuhkuse kirja esitamist peaksite veenduma, et teate täpseid kuupäevi, mille jooksul te lahkute. Kontrollige oma protseduuri kuupäeva. Laske oma arstil kontrollida, kui kaua taastumine kestab ja kui palju aega vajate töölt ära. Veenduge, et teie haigusleht jääks teie ettevõtte poliitika asjakohaste piirangute alla.
4
Vormindage kiri õigesti. Ärikirjad järgivad kindlat vormingut. Arstipuhkuse kiri ei erine. Enne kirja kirjutamist veenduge, et see oleks õigesti vormindatud. Kirjutage kirja ülaossa üles oma ettevõtte aadress. Selle alla kirjutage kuupäev vormingus kuu, kuupäev ja aasta. Näiteks “5. juuni 2016.” Kui alustate kirja, alustage tervitusega, mis algab sõnadega “Kallis”. Seejärel kirjutage oma ülemuse nimi, kasutades tema eelistatud isikunimetust (nt härra, proua jne).
5
Alustuseks esitage oma puhkuse põhjused ja selle kestus. Teie sissejuhatav lõik ei pea olema pikk. Peate lihtsalt kirjutama kirja kirjutamise põhjuse, puhkuse vajaduse ja töölt puudumise kuupäevad. Kuna teie ülemus on tõenäoliselt hõivatud, hoidke see kiri lühike ja täpne. Võite alustada umbes sellisega: “Ma kirjutan seda kirja, et taotleda töölt puhkust meditsiinilistel põhjustel. Ettevõtte poliitika kohaselt on mul õigus kuni 10 päeva arsti puudumist aastas.” Sealt edasi märkige oma terviseprobleemid ja kuupäevad, millal te puudute. Näiteks: “Mul eemaldatakse sapipõis. Minu operatsioon on neljapäeval, 16. päeval ja ma vajan 7 päeva taastumist. Järgmisel neljapäeval, 23. päeval peaksin tööle tagasi olema.”
6
Vajadusel selgitage oma tervislikku seisundit. Kui teil on ebatavaline tervislik seisund, võib osutuda vajalikuks seda selgitada. Midagi nagu rasedus- ja sünnituspuhkus on suures osas iseenesestmõistetav, kuid ebatavalisemad arstipuhkuse põhjused võivad vajada selgitust. See võib aidata teie ülemusel mõista, miks teie puhkus on vajalik. Te ei pea esitama palju üksikasju, kuid väike teave võib aidata. Näiteks võite kirjutada midagi sellist: “Mul eemaldatakse sel esmaspäeval biopsia jaoks kahtlane mutt. Kinnitamiseks tehakse täiendavaid meditsiinilisi analüüse. teil ei ole melanoomi, mis on nahavähi vorm. Protseduurid ootavad mind esmaspäevast neljapäevani. Ma peaksin saama reedel tööle naasta.”Kirju kirjutades olge lühidalt; pole vaja kaunistada. Pidage lihtsalt kinni faktidest, et see oleks professionaalne. Kui elate Ameerika Ühendriikides, kehtivad teie privaatsuse kaitsmiseks spetsiaalsed seadused, mida nimetatakse HIPAA-ks. Teie tööandja ei tohiks nõuda rohkem teavet, kui on vajalik, ja tal on teatud tingimustel kohustus teie privaatsust säilitada.
7
Andke oma ülemusele teada, kuidas kavatsete puhkusel olles töökohustustega hakkama saada. Teie ülemus peab teadma, et kavatsete oma äraoleku ajal oma kohustustega kursis olla. Teie ülemus soovib teada teie töö olekut ja seda, kuidas see teie äraoleku ajal lõpetatakse. Kui määrate oma töö teistele kolleegidele, mainige seda. Küsige kindlasti enne kolleegidelt ja saate kinnitust, et nemad võivad teie projekte ette võtta. Kirjutage midagi sellist: “Hendersoni kontot haldab Charlie Hanson kuni minu naasmiseni.” Kui kavatsete kaugtööd teha, andke sellest oma ülemusele teada. Näiteks: “Kuigi mind pärast põlveoperatsiooni lamatakse, saan siiski suure osa oma tööülesannetest täita. Kavatsen eemaloleku ajal kaugtööd teha ja koosolekutel osaleda Skype’is.”
8
Lõpetage teave selle kohta, kuidas teiega ühendust võtta. Andke oma ülemusele teada, kuidas ta saab teiega ühendust võtta, kui teid äraoleku ajal vajatakse. Lisage parim telefoninumber ja e-posti aadress, mida teie ülemus saab teiega ühenduse võtmiseks kasutada. Kui teate, et te ei ole saadaval, mainige seda. Näiteks: “Saate minuga enamasti ühendust võtta mu tavalise mobiiltelefoniga. Minu operatsioon on aga neljapäeval, nii et ma ei saa siis tööga seotud kõnesid vastu võtta.”
9
Enne sulgemisrea lisamist tänage oma ülemust. Lõpetage kiri, tänades ülemusele siiralt teie taotluse kaalumise eest. Näiteks öelge midagi sellist: “Suur aitäh, et leidsite aega ja kaalusite minu ravipuhkust.” Seejärel lisage enne oma nime allkirja kirjutamist kirja allossa ametlik märk (nt “siiralt”). Kui lisate kirjale ümbrise, näiteks arsti märkuse, kirjutage kindlasti ühe rea alla “Kaas”. oma nimi kirja allosas, millele järgneb ümbrise kirjeldus.
10
Lugege kiri hoolikalt läbi. Enne kirja väljasaatmist on hea mõte läbi lugeda, et selles pole ilmseid vigu. Kui võimalik, paluge sõbral või kolleegil kiri enne ülemusele saatmist kiiresti läbi lugeda. Jätke kiri mõneks tunniks kõrvale ja tulge siis värske pilguga selle juurde tagasi. See võib aidata teil vigu tabada. Kui olete selle trükkinud, võite proovida ka kirja välja printida. Kui ekraanilt ei loe, võib teil olla suurem võimalus oma vigu tabada.
11
Veenduge, et järgiksite kõiki ametlikke kirjade kirjutamise juhiseid, mille teie kontor on koostanud. Kontrollige uuesti ettevõtte poliitikat. Neil võib olla ärikirjade jaoks erieeskirju. Näiteks võib teie kontor nõuda konkreetset vormindamist või paluda teil kasutada ettevõtte kirjaplanki.
12
Saatke kiri välja vastavalt ettevõtte poliitikale. Saatke kiri välja, kui olete lõpetanud. Järgige kindlasti ettevõtte eeskirju kirjade ja memode saatmise kohta. Ärge saatke kirja näiteks e-kirja manusena, kui teie ülemus eelistab, et kirjad saadetakse füüsiliselt.