Kui olete tööl, koolis või mittetulundusühingus vabatahtlikuna juhendaval ametikohal, võidakse teil paluda kirjutada kellelegi viitekiri. Inimesed vajavad sageli viitekirju, kui nad kandideerivad tööle või soovivad sisseastumist konkreetsesse kooli või õppesse. Teie viitekiri peaks olema formaalne nii vormilt kui ka toonilt ning kirjeldama positiivseid omadusi või oskusi, mida kandidaat oma töösse toob.
1
Sisestage kiri tekstitöötlusrakenduse abil. Kuigi käsitsi kirja kirjutamine võib tunduda isiklikum, on selle tippimine professionaalsem. Masinaga kirjutatud kirja on ka adressaadil lihtsam lugeda. Kasutage oma arvuti põhitekstirakenduse asemel tekstitöötlusrakendust. Tavalistel tekstirakendustel puuduvad kirja jaoks vajalikud vormindamisvalikud. Kui kandidaat ütleb teile, et kiri tuleks saata e-posti teel, peaksite ikkagi kirjutama välja eraldi kirja ja lisama selle oma meilile PDF-vormingus pärast selle käsitsi allkirjastamist , selle asemel, et lihtsalt oma kirja e-kirja sisusse tippida.
2
Leidke ärikirja mall. Tavaliselt kasutatavas tekstitöötlusrakenduses on saadaval mallid, mis võimaldavad teil kirja hõlpsalt vormindada. Traditsioonilise ärikirja malliga on kaasas eelseadistatud veerised ja sätted, nii et te ei pea seda käsitsi tegema. Enamikul tekstitöötlusrakendustel on mitu tähemalli. Valige ametlik ärikirja mall, mitte tavaliste või isiklike kirjade mall.Kasutage standardset loetavat fonti, nagu Times New Roman või Helvetica. Tavaliselt seadistatakse kirja sisu nii, et lõikude vahel on topelt tühik. puudub taane. Kui otsustate oma lõikudele taande lisada, pole vaja nende vahele kahekordistada.
3
Sisestage nimed ja aadressid. Kirja esimese lehe ülaossa sisestate oma nime ja aadressi lehe paremas ülanurgas. Adressaadi nimi ja aadress on lehe vasakus servas. Peaksite lisama ka täiendava kontaktteabe, nt oma otsetelefoninumbri või e-posti aadressi. Kui teil on kirjaplank, mis sisaldab teie kontaktteavet, pole seda tavaliselt vaja et lisada teist korda oma nimi ja aadress. Siiski peaksite selle lisama, kui teie kirjaplank viitab teie tööandjale tervikuna, mitte teile isiklikult. Aadresside järel on kuupäeva rida. Sõltuvalt kasutatavast mallist võib sellel olla ka teemarida. Teema jaoks võite lihtsalt märkida kandidaadi nimega “Viitekiri”. Enamikul juhtudel soovite kirja adresseerida konkreetsele isikule. Kui kirja vaatavad läbi mitu inimest, saatke see lihtsalt “töövõtukomisjonile” või “vastuvõtukomisjonile”. Rääkige kandidaadiga, et teada saada, milline aadress on sobiv.
4
Kasutage kirjaplanki, kui teil see on. Kui teie tööandjal on kirjaplank või kui teil on isiklik kirjaplank, muudab see kirja professionaalsemaks. Sellest hoolimata veenduge, et teil oleks kirja printimiseks kvaliteetne paber. Kirja esitlus peegeldab nii teid kui ka kandidaati. Sel põhjusel soovite, et see näeks välja võimalikult ametlik ja professionaalne. Tavaline valge paber sobib hästi. Hoidke eemale odavast koopiapaberist. Häid kirjade kirjutamise varusid leiate igast kontoritarvete kauplusest ja enamikust suurtest odavpoodidest.
5
Loo põhikontuur. Üldiselt on hea mõte enne kirja kirjutamist oma mõtted kandidaadi kohta korrastada. Tehke ajurünnaku omadused, mida soovite lisada, ja valige neist oma kirja jaoks tugevaim. Pidage meeles, et teie kiri ei tohiks tavaliselt olla pikem kui üks lehekülg. Akadeemilised viitekirjad võivad ulatuda kahe leheküljeni. See annab teile kirja sisus ruumi umbes kolmele lühikesele lõigule. Kuna ruum on ülioluline, peate suutma tõhusalt kirjutada, et iga sõna loeks.
6
Tutvustage nii ennast kui ka kandidaati. Teie kiri avaneb reaga, mis algab “Kallis”, millele järgneb selle isiku nimi, kes kirja saab. Seejärel esitavad teie alguslaused teie nime, kandidaadi nime ja kirja põhjuse. Selgitage oma suhet kandidaadiga ja seda, kui kaua olete teda tundnud. Kui teil on erikvalifikatsioon, mis muudab teie viite väärtuslikumaks, peaksite ka need lisama. Kinnitage kandidaadi taotlusega seotud üksikasjad. Kui olete olnud nende juhendaja tööl, soovite märkida ettevõtte, kus olete töötanud ja oma ametikoha, samuti nende ametikoha (kui see on asjakohane), kui kaua nad on ettevõttes töötanud ja kui kaua olete neid juhendanud. Näiteks võite kirjutada: “Minu nimi on Bob Brass ja ma olen Button Factorys juhtiv juhendaja. Kirjutan viitena Joe Johnsonile, kes on olnud minu järelevalve all Button Factorys viimased viis aastat.”
7
Loetlege vähemalt kolm kandidaadi erakordset oskust või omadust. Vahetult pärast sissejuhatust lisage lause, mis loetleb oskused või omadused, mida kirja sisus üksikasjalikumalt käsitlete. Need oskused peaksid olema asjakohased olenemata sellest, millisele ametikohale kandidaat kandideerib, nii et võiksite inimeselt küsida, mida peaksite nende juures esile tõstma. Siia lisatavad oskused või omadused sõltuvad teie suhetest kandidaadiga. ja teie kirja eesmärk. Tegelaste viitekirjad peaksid keskenduma eranditult iseloomuomadustele, samas kui töökoha viitekirjad peaksid keskenduma kandidaadi konkreetsetele oskustele, mis muudavad nad selle konkreetse töö jaoks hästi sobivaks. Akadeemilised viitekirjad on teatud määral nende kahe kirjatüübi hübriid. Lisaks oskustele, mis muudavad kandidaadi selle konkreetse õppesuuna jaoks hästi sobivaks, võite lisada ka iseloomuomadusi, nagu tema intelligentsus või uudishimulik iseloom. See peaks olema teie esimese lõigu viimane lause. Lihtsalt loetlege oskused või omadused – neid käsitlete järgmises lõigus. Näiteks võite kirjutada: “Minu kogemuse kohaselt on Joe Johnsonil piisavalt vastupidavust, organiseerimisvõimet ja suhtlemisoskusi, mis on teie ettevõttele tohutult kasulik.”
8
Tooge toetavaid näiteid. Viitekirja teises lõigus kirjeldate üksikasjalikumalt kõiki sissejuhatava lõigu lõpus loetletud oskusi või omadusi. Pidage meeles, et ruumi on palju ja te ei soovi oma kirja saada. olla liiga pikk. Sel põhjusel on kõige parem leida konkreetne näide, mis näitab vähemalt kahte, kui mitte kõiki kolme, sissejuhatuses mainitud omadusi või oskusi. Kõige olulisem on kandidaadi konkreetne vaatlus, mis näitab teie mainitud oskusi või omadusi. tõhus viis oma mõtte mõistmiseks. Näiteks võite kirjutada: “Joe Johnson näitas mulle, et ta on võimeline tegema mitut toimingut ja tegema korraga mitut erinevat nuppu vajutades või keerates. Näiteks ühel päeval võttis ta vabatahtlikult lisatööd, kui ta eeldas, et tootmine aeglustub, kuna mitmed teised töötajad olid haiged. Ta võttis sageli endale lisavastutuse ja tegi ületunde, säilitades samal ajal aktiivse rolli oma kogukonnas ja perekonnas.
9
Kirjutage oma lõpulõik. Kolmandas ja viimases lõigus lõpetage positiivse noodiga, tehes kokkuvõtte ja korrates kirja põhiosas esile tõstetud oskusi või omadusi ning märkige, et arvate, et kandidaat sobib hästi sellele töökohale või akadeemilisele õppesuunale. nad on rakendanud. See lõik ei pea olema pikem kui kaks või kolm lauset. Kirjutage üks lause, mis võtab kirja sisu kokku ja soovitab kandidaati. Samuti võite lisada lause, mis seostab oma teise lõigu näidet oma tulevase tööga. Näiteks võite kirjutada “Tänapäevani hindan ma oma teiste töötajate tööd võrreldes Joe Johnsoniga. Tänu tema vastupidavusele, organisatsioonile ja suhtlemisoskus, oleks Joe teie ettevõttele tohutult kasulik.”
10
Esitage järelküsimusi. Teie kirja viimane lause peaks sisaldama lihtsaimat viisi teiega ühenduse võtmiseks, kui adressaadil on küsimusi või ta soovib teie kirjas sisalduvat teavet täiendavalt arutada. Esitage konkreetne viis teiega otse ühenduse võtmiseks, sealhulgas päevade ja kellaaegade piirangud. on saadaval. Näiteks võite kirjutada: “Kui teil on küsimusi või soovite oma kogemusi Joega edasi arutada, helistage mulle numbril 555-555-5555. Olen sellel numbril üldiselt saadaval esmaspäevast kuni esmaspäevani. reedel kella 8.00 kuni 18.00.”

11
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Lohaka grammatika ja kirjavahemärkidega kiri peegeldab halvasti nii kandidaati kui ka sind. Olenevalt töö või õppesuuna tüübist, millele kandidaat on kandideerinud, võib halvasti korrektuuritud kiri anda tagasilöögi. Tõenäoliselt on teie tekstitöötlusrakendusel õigekirja- ja grammatikakontrolli funktsioonid, kuid te ei tohiks ainult nendele tugineda. Printige mustand oma kirjast ja lugege see hoolikalt läbi. Selle tagurpidi läbimine võib aidata päevavalgele tulla vead, mis võisid kirja lugemisel kahe silma vahele jätta. Samuti saate oma kirja ette lugeda. See võib aidata teil leida grammatilisi vigu, samuti ebamugavaid fraasi- või lauseehitusi, mis on segased või raskesti loetavad. Kui avastate end ette lugedes millegi otsa komistamas, kaaluge selle ülevaatamist, et seda oleks lihtsam lugeda.
12
Kirjutage oma kirjale alla. Teie kiri peaks lõppema ametliku lõpureaga, näiteks “Lugupidamisega”, millele järgneb tühik teie allkirja jaoks. Seejärel peaksite allkirjastamise ajal sisestama oma täisnime. Samuti võite soovida sisestatud nime alla lisada kontaktteabe, kuid see pole vajalik. Kui olete oma kirja korrektuuri lugenud ja olete kindel, et see on veatu, printige koopia kirjaplangile või kvaliteetsele paberile.Allkirjastage kiri kasutades sinine või must tint. Tehke allkirjastatud kirjast koopia enda jaoks, aga ka teine kandidaadi isiklike dokumentide jaoks. Kui kirjutate kirja ametlikult kandidaadi juhendajana, võite vajada koopiat ka ettevõtte dokumentide jaoks.
13
Esitage oma kiri. Uurige kandidaadilt, kuidas kiri adressaadile saadetakse, ja järgige neid juhiseid. Kui saadate kirja e-posti teel, võiksite saata ka täiendava paberkoopia posti teel. Eelkõige siis, kui kirjutate akadeemilist viitekirja või kutselitsentsi viitekirja, võivad kehtida lisanõuded. kirja esitamiseks.Mõnel juhul saate kirja lihtsalt kandidaadile anda ja nad edastavad selle adressaadile, kuid mõnel juhul peate selle saatma otse adressaadile ja see ei saa kandidaadi käest läbi minna. , näeb tavaliselt parem välja, kui saadate oma kirja otse adressaadile, mitte kandidaadi kaudu. Nii saab saaja teada, et kandidaat ei ole kirja sisu muutnud. Pöörake tähelepanu tähtpäevale. Te ei soovi, et teie kiri hilineks või teda diskvalifitseeritaks. See võib kandidaadile halvasti mõjuda või põhjustada selle, et ta ei saa ametikohta, millele nad kandideerisid.