Kaasaegse e-posti ja sotsiaalse leviku tõttu on tegelike kirjade kirjutamine muutunud surevaks kunstiks. Ametliku kirjavahetuse, ametlike päringute ja mitmel muul eesmärgil ei saa aga miski asendada ehtsat ja hästi koostatud kirja. Olenemata sellest, kas kasutate tekstitöötlusprogrammi või pliiatsit ja paberit, on etiketi ja reeglite järgimine, mis määravad, kuidas tõsist kirja õigesti alustada, mõnikord raskem kui kirja enda kirjutamine! Õnneks muutub see protsess reeglite tundmaõppimiseks lihtsaks. Tähe alustamise õppimiseks vaadake allpool 1. sammu.
1
Kirjutage vasakusse ülanurka oma tagastusaadress (ja soovi korral oma nimi). Ametlikel kirjadel on pikad ja üksikasjalikud päised, mis sisaldavad nii teie enda kui ka selle isiku andmeid, kellega te ühendust võtate. Esitage sellest teabest nii palju kui võimalik. Esimene asi, mida peaksite tegema, on kirjutada vasakusse ülanurka oma aadress (ja/või nimi). Kirjutage aadress standardsel kaherealisel kujul – teisisõnu pange oma tänava aadress vasakusse ülanurka ning linn, osariik ja sihtnumber selle all olevale reale. Kui otsustate lisada oma nime, mis ei ole nõutav, pange see oma aadressi asemel vasakpoolsesse ülaossa, mis asub siis teisel ja kolmandal real. Siin on näide, kuidas oma nime ja aadressi kirjutada: John Smith21 Jump StreetMilwaukee, WI, 12345
2
Kirjuta kuupäev oma kontaktandmete alla. Järgmiseks kirjutage praegune kuupäev. Jätke aadressi all olev rida vahele, seejärel kirjutage kuupäev nii, et see oleks sarnaselt lehe vasaku servaga joondatud. Kuupäevad kirjutatakse järgmisel kujul: kuu, päev, aasta. Täpsustage alati kuupäeva kuu, kuid mitte päeva ega aastat. Siin on selle vormi näidiskuupäev: 1. aprill 2014
3
Kirjutage kuupäeva alla “siseaadress”. Lõpuks peate määrama selle inimese nime ja aadressi, kellega proovite ühendust võtta. Seda nimetatakse “siseaadressiks”, kuna see on sama teave, mis ümbriku välisküljel, ainult selle sees. Jätke kuupäeva all olev rida vahele ja kirjutage see joondatud ka lehe vasaku servaga. Kui teate inimese nime, kellega ühendust võtate, kasutage seda. Kui ei, siis proovige lisada vähemalt tema ametinimetus (nt “inglise kirjanduse professor” või “vanemtehnik”). Kui teate mõlemat, kirjutage kõigepealt nimi ja seejärel pealkiri järgmisele reale. Kui kirjutate sellele inimesele tema töökohas, kirjutage järgmiseks selle koha nimi. Lõpuks kirjutage oma adressaadi aadress järgmistele ridadele. Siin on siseaadressi näide: Pr. Jane Doe Staadionioperatsioonide direktor Wrigley Field1060 West Addison StreetChicago, IL, 98765
4
Kaaluge alternatiivse päise paigutuse kasutamist. Ülaltoodud juhised ei ole ainus viis ametliku kirja päise koostamiseks. Vastuvõetavad on ka muud võimalused. Kõige tavalisem alternatiiv ülaltoodud meetodile on paigutada tagastusaadress vasaku ülanurga asemel paremasse ülanurka ja paigutada kuupäev siseaadressi alla, mitte selle kohale. Teisisõnu, selles alternatiivses konfiguratsioonis on tagastusaadress paremas ülanurgas, millele järgneb vahelejäetud rida, millele järgneb lehe vasaku servaga joondatud siseaadress, millele järgneb teine vahelejäetud rida, millele järgneb kuupäev.
5
Tavaliste kirjade puhul kirjutage lihtsalt kuupäev üksi. Ülaltoodud juhised eeldavad, et kirjutate kirja ametlikus või ärikontekstis. Kui kirjutate lihtsalt sõbrale või juhuslikule tuttavale kirja, võiksite ametliku päise teeskluse vahele jätta. Kui jah, siis piisab lihtsalt kuupäeva kirjutamisest vasakusse ülanurka. Pärast seda võite jätkata tervituse ja kirja sisuga.
6
Tervituse õigeks paigutamiseks jätke vahele rida pärast päist. Tervitus on tervitus, mis algab kirjaga – “Kallis lugupeetud kolleeg”, “Minu tõeline armastus” jne. Tervituste osas on teil palju valikuid, millest igaüks võib teatud puhkudel sobida, teistel mitte. Olenemata sellest, millise tervituse valite, joondage see kindlasti paberi vasaku servaga ja jätke selle mõlemale küljele tühi rida (teisisõnu jätke selle, päise ja kirja sisu vahele tühjad read). Pange tähele, et tervitused lõppevad peaaegu alati komaga. USA-s peaksite ärikirja kirjutamisel tavaliselt pärast tervitust koma asemel kasutama koolonit.
7
Kahtluse korral kasutage “Kallis”. Kui teil on kunagi kahtlusi, millist tervitust kasutada, teeb standard “Kallis [nimi ja/või tiitel]” imesid. See tervitus sobib kirjadele, mis ulatuvad ametlikust juhusliku ja hauast sisuni. Kui lisate pealkirja, kasutage ainult adressaadi perekonnanime. Näiteks “Kallis härra Smith” on õige, samas kui “Kallis härra John Smith” on mõnevõrra ebatavaline. Näiteks võime oma kirja Jane Doele alustada lihtsa lausega “Kallis proua Doe”. Kui tahame, võime lisada tema pealkirja: “Kallis direktor Doe”.
8
Võtke arvesse ebakindlust teie adressaadi suhtes. Mõnikord on võimatu täpselt teada, kes teie kirja saab, näiteks kui kirjutate suure asutuse osakonda. Sellistel juhtudel on oluline veenduda, et teie tervitus võtab teie ebakindlust arvesse, et mitte teha adressaadi kohta ebaõiglasi oletusi. Allpool on toodud mõned levinumad olukorrad, mille puhul peate teadmatutega arvestama. Kui te pole kindel oma adressaadi soos, kasutage “Lugupeetud härra või proua” või lihtsalt tema täisnime (nt “Kallis Lee Anderson, “)Kui te ei tea, kas kirjutate mehele või naisele, kuid teate adressaadi tiitlit, võite seda kasutada (nt “Lugupeetud professor”, “Lugupeetud senaator” jne). Kui te ei tea naissoost adressaadi perekonnaseisu, kasutage “proua” asemel “proua”, nagu näiteks “Kallis proua Norton”. Lõpuks, kui saadate kirja ettevõttele või asutusele, mitte konkreetsele ettevõttes või asutuses olevale inimesele võiksite kasutada traditsioonilise tervituse asemel sõna „Keda see võib puudutada”. Mõne arvates on see tervitus ebasoovitav – vastuvõetav on kasutada ka “Kallis [asutuse nimi]”, kuigi see on mõnevõrra mitteametlik.
9
Kasutage mitteametlikke tervitusi ainult juhuslikus või intiimses kontekstis. Kuigi enamikus ametlikes ja poolametlikes kontekstides soovite üldiselt jääda “Kallis” tervituste juurde, siis kui kirjutate lähedasele sõbrale, olulisele teisele või pereliikmele, saate tavaliselt mitteametlike tervitustega pääseda. Kuna te ei ole sellistes olukordades enam etiketireeglitega seotud, on teie käsutuses palju erinevaid võimalusi. Allpool on vaid mõned: kui kirjutate heale sõbrale või lähedasele pereliikmele, võiksite oma tervitusteks kasutada hüüdnime või lemmikloomanime (“Kallis Gator”, “Kallis Fonz” jne). Kui kirjutate kallimale või kallimale, võite olla oma tervitusel lilleline ja südamlik, kuigi te ei pea seda olema. “Minu tõeline armastus”, “Kallid Smooshumid” ja “Minu ühele ja ainsale inglile” on sama kehtivad kui lihtsamad romantilised tervitused, näiteks lihtsalt adressaadi nime kirjutamine, millele järgneb koma (st “John” või “Jane” “)