Viisakas olemine võib teid elus kaugele viia, kuid mõnikord peate probleemi suhtes otsekohene olema. Kui teil on vaja kirjutada inimesele või ettevõttele kritiseeriv kiri, võib olla raske leida tasakaalu kodanikuks jäämise ja selle vahel, et teie seisukoht on valju ja selge. Mõelge natuke, et selgitada välja, milles probleem on, kuidas see juhtus ja kuidas soovite, et see täpselt lahendataks. Seejärel kirjutage oma kiri selgelt ja otse, et see annaks teisele inimesele teada, mida te tunnete. Proovige seda ja jagate oma mõtteid ilma närvi kaotamata.
1
Tehke täpselt kindlaks, miks olete ärritunud ja mida soovite selle vastu ette võtta. Lihtsalt oma viha väljaelamisest ei saa tõhusat kirja. Kui soovite, et keegi teie kirjutatu põhjal midagi ette võtaks, peate olema konkreetne. Esitage endale järgmised küsimused ja kirjutage oma vastused üles: milline sündmus või tegevus mind häiris? (Näiteks teie linn eemaldas elamutänavalt peatusmärgid) Millal see juhtus? (Kaks nädalat tagasi)Miks see probleem on? (Sellest ajast on autod mööda kihutanud, mistõttu on lastel selles piirkonnas mängimine ohtlik)
2
Otsustage, kuidas soovite probleemi lahendada. Lihtsalt ärritumine ei lahenda probleemi. Peate selgelt teadma, mida soovite, et teine inimene probleemi lahendamiseks teeks või muudaks. Vastasel juhul näevad nad lihtsalt hunnikut vihaseid kommentaare. Näiteks kui olete ärritunud, sest te pole saanud telefoni eest, mida teile lubati, hinnaalandust, võiksite adressaadile öelda, et ta annaks selle teile Teie kiri on edukam, kui see keskendub probleemi lahendamisele, mitte lihtsalt välja laskmisele.
3
Leidke konkreetne inimene, kellele kirjutada. Kui teil on kaebus konkreetse inimesega, kellega olete suhelnud, siis sellega tegeletakse. Kuid kui soovite kirjutada kritiseeriva kirja ettevõttele, riigiasutusele või muule suurele organisatsioonile, ei pruugi te teada, kuhu kiri saata. Kui kirjutate konkreetsele inimesele, mitte üldisele meilile, näiteks info@info.biz tõenäolisem, et probleem lahendatakse. Uurige ettevõtte/organisatsiooni veebisaiti või otsige seda veebist. Proovige leida isiklik e-posti aadress (nt milton@info.biz), mis on teie kaebusega seotud. Kui olete probleemi põhjustanud inimesega ühendust võtnud, võite proovida kellelegi ülepea kirjutada. Küsi nende juhendaja kontaktandmeid.
4
Kirjutage lühike sissejuhatus, mis võtab teie kriitika kokku. Ära ole ebameeldiv, vaid ole võimalikult otsekohene. Kirjutage lause või kaks, mis kirjeldavad põhiprobleemi ja kirjutamise põhjust. Näiteks:”Kallis Milton: ma kirjutan sildist, mille paigaldasite oma poe ette 7. juulil. See on suurem, kui linna eeskirjad lubavad, ja häirib Main Streeti visuaalset välimust. Tahaksin seda silti näha eemaldatakse kohe.â€
5
Lisage lõik, mis selgitab, mis valesti läks. Hoidke see lõik samuti lühike, kuid selgitage oma kriitikat selgelt. Proovige probleemini viinud sündmused või toimingud lihtsalt uuesti sõnastada:”Selle aasta 7. juulil märkasin, et paigaldasite sildi oma poe ette. Kohe oli selge, et silt on liiga suur. Vaatasin aknast nägin, et jalakäijatel ja jalgratturitel oli raskusi nii kõnniteele kui ka tänavatele ulatuva märgi ümber manööverdamisega. Mõnel juhul muutub see ohtlikuks, näiteks kui inimesed peavad märgist mööda hiilimiseks tänavale astuma.â €
6
Täpsustage järgmises lõigus, mida soovite juhtuda. Nagu ülejäänud kiri, peab see olema otsene. Kui ütlete kellelegi midagi sellist nagu “peaksite selle probleemi lahendama” ei anna talle selget tegevusplaani ja tõenäoliselt eiravad nad teie kriitikat. Kirjutage täpselt, mida soovite. Kui teie kriitika on lähtepunktiks läbirääkimisi, sihtige kõrgele, seejärel oodake, et läbirääkimisi jõuate. Saate probleemi lahendamiseks pakkuda paar võimalust. Näiteks: “Linna eeskirjade kohaselt ei tohi Main Street’i poe esikülje sildid olla suuremad kui 2 x 3 jalga. Sinu oma on 4 x 3 jalga. Palun teil eemaldada silt või asendada see märgiga, mis ei ole suurem kui 1 x 2 jalga, nagu naaberettevõtete ees.â€
7
Andke probleemi lahendamiseks täpne ajakava. Kui te ei ütle täpselt, millal probleem tuleb lahendada, paneb adressaat teie kirja tõenäoliselt oma “teha” loendi lõppu. Kirjutage, millal soovite toimingut näha ja millised on selle tagajärjed. ei reageeri. Näiteks:”Lumehooaeg on kohe käes, mis muudab jalakäijate jaoks teie poe sildi ümber manööverdamise veelgi keerulisemaks. Palun asendage või muutke silt hiljemalt 27. oktoobriks. Kui te selleks ajaks midagi ette ei võta, pean registreerima ametliku kaebuse Kesklinna arendusametis.â€
8
Vormindage oma kiri. Kui soovite, et teie kirja võetaks tõsiselt, pöörake tähelepanu selle välimusele. Kasutage loetava suurusega (12 punkti) professionaalset fonti, nagu Times New Roman. Pange kirja ülaossa kuupäev, seejärel avage see tervitusega nagu “Kallis Thomas” (kui teate seda inimest) või “Austatud senaator Franklin” (ametlikumatel asjaoludel).
9
Lisage oma kontaktandmed. Veenduge, et teie kiri sisaldaks teie kontaktteavet (ülal või all): teie täisnimi, e-posti aadress, telefon ja füüsiline aadress. Nii saab saaja vajadusel ühendust võtta.
10
Lisage või lisage kõigi seotud dokumentide koopiad. Kui on materjale, mis aitavad teie kaebust selgitada, lisage need, et adressaat saaks üle vaadata. Näiteks kui kritiseerite ettevõtet defektse toote pärast, näidake neile oma müügikviitungit ja garantiid. Saatke aga ainult nendest dokumentidest koopiad – jätke originaalid endale juhuks, kui neid vajate. Kui saadate lisasid või manuseid, mainige seda oma kirjas: “Ostu ja garantii kontrollimiseks vaadake lisatud müügikviitungit ja garantiid.â€
11
Tooni ja grammatika korrektuur. Kui kiri on kokku pandud, lugege see hoolikalt läbi, et kontrollida kirjavigu ja muid probleeme. Samal ajal kontrollige, et teie toon ei oleks nii tige. See aitab, kui keegi teine loeb ja annab teile teada, mida nad arvavad. Näiteks kaaluge sellise lause ülevaatamist nagu “Ma ei suuda uskuda, et teie ettevõte müüb sellist prügi. See toode ei ole väärt sentigi, rääkimata 200 dollarit minu raskelt teenitud rahast.” Proovige see ümber kirjutada järgmiselt: “Mind häirib selle toote madal kvaliteet. Ma ei usu, et see vastab teie ettevõtte standarditele.”
12
Hoidke kirja koopia alles. Kui kaebus tulevikus eskaleeruks, soovite oma saadetud sõnumite kohta kirja panna. Kui saadate füüsilise kirja, tehke koopia. Kui saadate kellelegi meili, salvestage kiri oma kasti “saadetud” või saatke kiri oma e-posti aadressile, et saaksite koopia.
13
Ära kirjuta kirja, kui oled vihane. Kui midagi juhtus, mis teid häiris ja soovite selle suhtes kriitiline olla, on see hea. Kuid sageli on parem enne vastamist maha rahuneda. See annab teile võimaluse lasta oma emotsioonidel rahuneda ja keskenduda lahendatavale probleemile.Andke endale enne kirja kirjutamist umbes 24 tundi mõtlemisaega, eriti kui probleem on pooleli.Kui suudate selgelt mõelda, milles probleem on on ja kuidas soovite, et see parandataks, selle asemel, et tunda end ärritununa, peaksite olema valmis kirja kirjutama.
14
Kasutage lauseid “mina”, mitte “sina”. “I†avaldused panevad rõhku teie kaebustele ja probleemidele selle teema kohta, mitte teie isiklikele tunnetele kirja saaja suhtes. See hoiab ära rünnakute tundmise ja muudab teie probleemi lahendamise tõenäolisemaks. Näiteks kui kirjutate, et kritiseerida töökaaslase sooritust, vältige selliseid väiteid nagu: “Tundub, et te ei saa kunagi oma aruandeid õigel ajal kätte ja te ei paista meist ülejäänutest hoolivat.” Selle asemel proovige kirjutada: “Ma Mul on raske andmeanalüüsi tõhusalt käivitada, kui ma ei saa teie aruandeid tähtajaks kätte.â€
15
Hoidke see lühidalt. Ärge kasutage kritiseerivat kirja võimalusena vabaneda igast vaevunud pettumusest. Keskenduge ühe lahendamist vajava probleemi väljaselgitamisele, olge selle suhtes otsekohene ja jätke see sinnapaika. Proovige oma kirjast koosneda vaid paar lõiku.