Olenemata sellest, kas kolite ennast ja oma perekonda või kolite oma ettevõtte ümber, võiksite kirjutada ametliku aadressi muutmise kirja, et kõigil teie kontaktidel oleks teie uus aadress. Eelkõige siis, kui kolite oma ettevõtte ümber või kirjutate ärikontaktidele, soovite säilitada teatud vormingu. Sõprade ja pereliikmete jaoks võiksite ametliku kirja asemel saata käsitsi kirjutatud postkaardi.
1
Otsige ärikirja malli. Kui sisestate tähte arvutis, kontrollige kasutatavas tekstitöötlusrakenduses malle. Enamikul tekstitöötlusrakendustel on mitu erinevat kirjamalli.Kasutage tavalist ärikirjamalli, mis sisaldab kuupäeva, teie aadressi ja saaja aadressi plokid.Kui teil on äri- või isiklik kirjaplank, mida kavatsete kasutada kirja, veenduge, et kasutataval mallil oleks ruumi selle jaoks.
2
Loo meililist. Lihtsaim asi, mida teha, eriti kui saadate oma kirja pikale adressaatide nimekirjale, on luua meililisti arvutustabelis. Seejärel saate vormi kirja väljade täitmiseks kasutada oma tekstitöötlusrakenduses funktsiooni “kirjakooste”.
3
Seadistage aadressiplokid. Traditsiooniline ärikirjavorming sisaldab plokki teie nime (või teie ettevõtte nime) ja aadressi jaoks, samuti nime ja aadressi või saaja nime. Kui sisestate oma aadressi, kasutage oma praegust aadressi, mitte seda, kuhu kolite. Kui kasutate kirjakoosteid, järgige oma tekstitöötlusrakenduses sätestatud vormindamisjuhiseid. Tavaliselt tähendab see selle veeru nime lisamist sulgudesse, millest soovite, et rakendus teie arvutustabelist andmeid tõmbaks (nt “eesnimi perekonnanimi”.
4
Esitage tervitus. Teie kirjamall sisaldab tavaliselt viimase aadressiploki viimase rea järel topelttühikut, millele järgneb tervitus. See võib olla lihtsalt isiku nimi, millele järgneb koolon või sõna “Kallis”, millele järgneb inimese nimi ja koma. Vältige “Kallis” tervituse kasutamist, kui mõned teie adressaadid on organisatsioonid, muud ettevõtted või valitsusasutused. Tavaliselt kasutatakse seda tervitust ainult üksikisikute puhul.
5
Viige sulgemine lõpule. Kirja vormindamisel on tavaliselt kõige parem jätkata ja lõpetada oma kirja sisu ja seejärel koostada mustand. Lõpetamisel kasutatav sõna sõltub teie suhetest adressaatidega. Kui kirjutate oma ettevõtte aadressi muutmise kirja, soovite ametlikumat lõpetamist, näiteks “siiralt”. Kui teil on aga nii isiklikke kui ka ärikontakte, võiksite eelistada midagi vähem formaalset, näiteks “aitäh”.
6
Kirjutage lühike tutvustus. Alustage oma kirja avaldusega, et teavitada saajat kirja eesmärgist. See ei pea olema pikk. Tavaliselt piisab ühest lausest, mis ütleb: “See kiri annab teile teada, et mu aadress muutub peagi”. Ärge olge oma tutvustusega liiga sõnakas. Soovite hoida kirja lehe all, nii et see peaks olema lühike ja asjakohane.
7
Sisestage kuupäev, millal muudatus toimub. Koos sissejuhatusega peate adressaatidele täpselt teada andma, millal nad peavad kasutama teie uut aadressi, mitte teie praegust. Veenduge, et annate adressaatidele piisavalt aega kirja kättesaamiseks, nende kirjete värskendamiseks ja mis tahes teabe saamiseks. kirjad õigele aadressile.
8
Loetlege oma uus aadress. Esitage oma adressaatidele uus aadress, mida nad peaksid edaspidi kogu teiega peetava kirjavahetuse jaoks kasutama. Tavaliselt on kõige parem vormindada see nii, nagu see peaks olema ümbrikul, et neil oleks lihtne üles märkida ja kopeerida.
9
Lisage muu asjakohane teave. Sõltuvalt teie kolimise asjaoludest võib adressaatidel olla ka muud teavet, näiteks kas teised kolivad teiega kaasa või kas teie ettevõte jääb kolimise ajal avatuks.
10
Tänan saajat. Kirja sulgemiseks tehke viimase lõigu järele kahekordne tühik ja kirjutage adressaati tänav lihtne lause. Kui tegemist on äripartneriga, võiksite lisada ka märkuse selle kohta, kuidas te nende ettevõtet hindate. Näiteks kui teie ettevõte kolib ümber, võite kirjutada “Täname teid sellele küsimusele tähelepanu eest. Hindan väga teie väärtust. lisage sellele ettevõttele ja ootan teiega koostööd.”
11
Pakkuge kontakti. Pärast adressaadi tänamist võite soovida esitada telefoninumbri või e-posti aadressi, millega adressaat saab ühendust võtta, kui tal on küsimusi või muresid. See on eriti oluline, kui teie ettevõte kolib ümber. Võimalik, et soovite suunata kõik ümberpaigutamist puudutavad küsimused või mured kindlale telefoninumbrile või laiendile või kindlale e-posti aadressile.
12
Valmistage mitu tähte. Eriti kui muudate oma ettevõtet mujale, võib teil olla rohkem kui üks täht. Nii saate kohandada ühe kirja konkreetselt klientidele või klientidele, teise äripartneritele ja teise müüjatele või edasimüüjatele. Kui teil on asjakohast teavet, mida soovite lisada, kaaluge ainult ühe vaatajaskonna kohta. Nii ei saa keegi muud teavet peale selle, mida ta vajab.
13
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Enne kirja lõplikku vormistamist veenduge, et selles pole kirja-, õigekirja- ega grammatilisi vigu, mis muudavad teie kirja ebaprofessionaalseks või raskendavad selle lugemist. Kontrollige eelkõige aadressi ja veenduge, et see on õige. Te ei soovi saata adressaatidele aadressi muutmise kirja, mis suunab nad valele aadressile.
14
Veenduge, et adressaatide teave on õige. Kui kasutate hulgipostitusteks kirjakooste, võib see säästa palju aega. Kuid on ka võimalik, et andmete edastamisel teie kirjadesse võib esineda vigu. Kontrollige kõiki välju ja veenduge, et need kõik ühtivad ja kuuluvad samale adressaadile. Näiteks soovite veenduda, et aadressikastis olev adressaadi nimi ja aadress ühtivad tervituses oleva nimega.
15
Printige ja allkirjastage oma kirjad. Kui olete veendunud, et teie tähed on õigesti vormindatud ja vigadeta, printige need heale paberile ja allkirjastage need käsitsi sinise või musta tindiga. Siis on nad postitamiseks valmis.
16
Teatage oma saajatele ette. Enamikul juhtudel soovite tagada, et teie adressaadid saaksid oma kirjad kätte kahe kuni nelja nädala jooksul enne teie aadressimuudatuse jõustumise kuupäeva. Kui teil on rahvusvahelisi kontakte, soovite tõenäoliselt kaks või kolm kuud ette teatada. arvestama rahvusvahelise kirja saatmiseks kuluvat aega.