Kuupäeva kirjale kirjutamiseks on palju erinevaid viise. Kuupäeva kirjutamise viis sõltub sellest, millist kirja kirjutate. Näiteks ametliku kirja kirjutamisel kehtivad väga ranged reeglid, kuid mitteametliku kirja puhul pole kuupäeva asukoht nii oluline. Kirjale sobiva kuupäevavormingu valimine võib olla veidi segane, kuid see on lihtne, kui mõistate erinevusi.
1
Pange kuupäev vasaku veerisega samale tasemele. Ametlike kirjade jaoks kasutage trükitähtede vormingut. Plokivormingus on kõik joondatud lehe vasaku veerisega, et luua korralik välimus. Kirja erinevad osad on eraldatud tühikutega ja puuduvad taanded. Võimalike töökohtade kaaskirjad või kaebused kirjutatakse tavaliselt plokkvormingus.
2
Asetage kuupäev 1–2 rida pärast saatja aadressi. Pärast saatja aadressi kirjutamist jätke 1–2 rida vahele, et jätta enne kuupäeva kirjutamist tühi ruum. Kui sisestate oma kirja, vajutage üks või kaks korda sisestusklahvi. Kasutage kogu ülejäänud kirjas sama vormingut. Näiteks kui jätsite aadressi ja kuupäeva vahele 1 rea, jätke vahele 1 rida kuupäeva ja saaja teabe vahel. Järjepidev vormindamine muudab teie kirja kena ja organiseeritud. Kui kasutate professionaalset kirjaplanki, mille päises on saatja aadress, kirjutatakse teie kirja esimeseks kuupäev.
3
Kirjutage välja täielik kuupäev ilma lühenditeta. Ametlike tähtede puhul ärge kasutage lühendatud kuud ega kõiki numbreid. Näiteks “jaanuar” ei tohiks olla lühendatud “jaanuar” või “01.”. Kirjutage kindlasti välja terve kuu. Kui nii teie kui ka teie kirja saaja olete USA-s, Belize’is või Mikroneesias , kirjutage oma kuupäev vormingus kuu-kuupäev-aasta. Näiteks kui teie kiri on dateeritud 23.02.2019, kirjutaksite kuupäevaks “23. veebruar 2019.” Suures osas mujal maailmas, sealhulgas Euroopas , Aasias, Aafrikas, Lõuna-Ameerikas või suuremas osas Kesk-Ameerikast, eelistatud vorming on kuupäev-kuu-aasta, mis näeb välja kujul “23. veebruar 2019”. Kui nii teie kui ka saaja elate kuskil, kus seda vormingut kasutatakse, valige seda stiili. Kui elate kohas, kus kasutatakse ühte vormingut ja adressaat elab kuskil, kus eelistatakse teist vormingut, saate valida, millist eelistate kasutada. Samuti saate probleemist kõrvale hiilida, kasutades vormingut aasta-kuu-kuupäev, või “2019 23. veebruar”, kui soovite.
4
Asetage kuupäev poolametlike tähtedega keskelt paremale ühe saki võrra. Poolformaalsetes kirjades kasutatakse sageli muudetud plokkvormingut. Muudetud plokkvormingus algavad saatja aadress, kuupäev, allkiri ja allkiri lehe keskelt paremalt. Poolametlikke kirju kasutatakse sageli selleks, et kirjutada professionaalsetele inimestele, keda tunnete hästi, nagu endisele ülemusele või töökaaslasele.
5
Kuupäeva kirjutamiseks jätke pärast saatja aadressi vahele 1–2 rida. Sarnaselt plokkvormingule võiksite jätta saatja aadressi ja kuupäeva vahele väikese tühiku. Olenemata sellest, kas jätate vahele 1 või 2 rida, tehke sama, kui jätate ülejäänud kirja eri osade vahele. Kui sisestate poolametlikku kirja, võib tekstitöötlusprogrammis olemasolev mall aidata teil kirja vormindada.Kui kui lisate adressaadi aadressi või siseaadressi, nagu teeksite professionaalses poolametlikus kirjas, jääb see kuupäevast 2 rida allapoole. Kui jätate selle välja, on järgmine rida tervitus, sealhulgas saaja viisakuspealkiri.
6
Kirjutage kogu kuupäev valitud vormingusse. Kirjutage kuu täielikult välja ja vältige lühendite või numbrivormingute kasutamist. Näiteks võib kuupäev välja näha nagu “31. jaanuar 2019” või “31. jaanuar 2019”. Ärge kirjutage jaanuar kui “jaanuar” või “01.”, kui soovite, võite valida kuupäevaks “2019. aasta 31. jaanuar”.
7
Alustage oma kirja ülaosas oleva kuupäevaga. Mitteametlikus kirjas ei pea te esmalt kirjale enda nime ja aadressi või saaja aadressi välja kirjutama. Alustage oma kirja kuupäeva kirjutamisega.
8
Joondage oma kuupäev keskelt vasakule või paremale. Tavaliselt kirjutate mitteametliku kirja kellelegi, keda tunnete hästi nagu sõber, nii et struktuur ja vorm on pingevabam. Saate valida, kas joondada kuupäev vasakule või asetada see ühe vahekaardi keskelt paremale. Pärast kuupäeva jätke 1–2 rida vahele ja seejärel kirjutage tervitus.
9
Kirjutage kuupäev, kuidas soovite. Sõbraliku ja mitteametliku kirja jaoks pole reegleid selle kohta, kuidas kuupäeva õigesti kirjutada. Saate kirjutada kuupäeva numbrilises vormis (nt “01-31-2019”) või lühendatud kujul, näiteks “31. jaanuar 2019”. Valige mis tahes vorming, mis teile meeldib. Kuupäeva numbriliseks kirjutamiseks on mitu võimalust. Numbrid saab eraldada sidekriipsudega (-), kaldkriipsudega (/) või punktidega (.). Näiteks “31. jaanuar 2019” võidakse USA-vormingus kirjutada kui “01-31-2019”, “01/31/2019” või “01.31.2019”. Samuti saate lühendada numbreid mitteametlikus kirjas. “31. jaanuar 2019” võib olla kirjutatud kui “1/31/19”, jättes ära nulli ja osa aastast.