Nõusolekukirju kasutatakse paljudes kontekstides. Sisuliselt kirjutate nõusolekukirja, et anda kellelegi luba midagi teha või kasutada midagi, mis teile kuulub. Erinevalt lihtsast loakirjast on nõusolekukirjal aga õiguslik tähendus. Suhtuge kirja tõsiselt, tippige see ärikirja vormingus ja allkirjastage notari juuresolekul tindiga. Paljude nõusolekukirjade jaoks leiate kasutatava malli. Kui peate kirja ise koostama, jätke see lühidalt ja konkreetselt.
1
Võimalusel kasutage malli. Saadaval on paljude nõusolekukirjade mallid, eriti nende jaoks, mis on seadusega nõutavad või mis tuleb saata valitsusasutusele. Malli kasutades tagate, et teie kiri sisaldab kogu juriidiliselt vajalikku teavet. Näiteks kui kirjutate oma lapse välismaale reisimiseks nõusolekukirja, on teie riigi saatkonnal või osariigi osakonnal tavaliselt teie mall või vorm. saab kasutada.Valitsusasutustel on saadaval ka äritehingute küsimustega (nt intellektuaalomandi kasutamisega) seotud nõusolekukirjade mallid.
2
Kasutage ametlikku ärikirja vormingut. Kui peate nõusolekukirja käsitsi koostama, korraldage see ametliku ärikirjana. Enamikul tekstitöötlusrakendustel on mallid, mis vormindavad teie kirja selliselt teie jaoks õigete veeriste ja vahedega. Valige professionaalne ja loetav font. Teie tekstitöötlusrakenduse vaikefont on tavaliselt sobiv või võite kasutada midagi formaalsemat, näiteks Times New Roman.
3
Määrake kirja sobiv saaja. Kui teie kiri on adresseeritud konkreetsele isikule, lisage tema nimi tervitusreale. Tavaliselt kasutate “Mr.” või “proua.” Kui te aga ei tea adressaadi soolist identiteeti, kasutage lihtsalt tema ees- ja perekonnanime. Kui te ei tea kirja konkreetse saaja nime või kui kirja loevad paljud inimesed , kasutage lihtsalt valikut “Kellele see võib puudutada”.
4
Looge allkirja- ja notariplokid. Ametliku ärikirja viimane osa on allkirjaplokk. Lisaks soovite luua notariploki, et notar saaks kirjale alla kirjutada ja oma pitseriga kinnitada. Ärge unustage, et pärast kirja sulgemist jätate kirjale alla kirjutamiseks ruumi, seejärel tippige alla oma täisnimi. Samuti võite soovida sisestada oma sisestatud nime alla täiendavat kontaktteavet. Otsige veebist notariplokki, mida kasutatakse teie elukohas. Tavaliselt leiate selle, mille saate kopeerida ja oma kirja kleepida.
5
Vaadake üle kogu algse taotluse teave. Kui saite nõusolekukirja, kasutage oma kirjas sama keelt, mida kasutati saadud taotluses. See tagab, et te ei nõustu rohkemaga, kui isik algselt küsis. Näiteks kui isik on palunud teilt luba kasutada teie vara teatud kontekstis või kindlal eesmärgil, soovite selle teabe lisada kiri. Selle teabe lisamine teeb selgeks, et nõustute ainult selle konkreetse kasutamisega, mitte ei anna nõusolekut oma vara üldiseks kasutamiseks mis tahes põhjusel.
6
Koguge oma kirja teema kohta konkreetseid üksikasju. Teie nõusolekukiri peaks üksikasjalikult kirjeldama isikut, kellele te nõusoleku annate. See nõuab vähemalt selle isiku täieliku juriidilise nime esitamist. Sõltuvalt kirja kontekstist võib teil vaja minna ka lisateavet, et neid piisavalt tuvastada. Näiteks kui kirjutate lapsele teise riiki reisimiseks vanema nõusoleku kirja, vajate selliseid üksikasju nagu lapse täisnimi, sünniaeg, passi number, lennunumber ja muu reisiteave. Teil on vaja ka üksikasju täiskasvanute kohta, kellega laps reisib, või kelle juurde nad jäävad, kui nad teise riiki jõuavad.
7
Tuvastage ennast ja oma huvi kirja teema vastu. Nõusolekukirja esimestel ridadel märkige oma täisnimi ja suhe isikuga, kellele nõusoleku annate, või varaga, mille kasutamiseks annate isikule nõusoleku. Näiteks kui annate kellelegi loa auto kasutamiseks märkige oma nimi ja see, et olete kõnealuse sõiduki registreeritud omanik. Kui annate oma lapsele loa rahvusvaheliseks reisimiseks, tuvastate end lapse vanemana. Sel juhul peate võib-olla tuvastama teise vanema ja saama ka temalt loa.
8
Kirjeldage konkreetselt, millega nõustute. Lisage konkreetsed faktid tegevuse või vara kasutamise kohta, mida olete nõustunud lubama. Kirjeldus erineb sõltuvalt teie nõusolekukirja eesmärgist. Näiteks lisage lapse välismaale reisimise nõusoleku kirjasse lapsega koos reisivate täiskasvanute nimed või kelle juures laps saabumisel peatub. Kui nõustute, et keegi teine kasutab teie vara, kirjeldage seda omadust konkreetselt. Sõiduki puhul lisage tavaliselt auto aasta, mark ja mudel, samuti konkreetse sõiduki numbrimärk ja VIN. Kui nõustute, et keegi kasutab teie intellektuaalomandit, tuvastaksite selle konkreetselt pealkirja ja loomise kuupäeva järgi. Lisage autoriõiguse või kaubamärgi numbrid, kui teil need on.
9
Piirake aega, mille jooksul teie nõusolek kehtib. Enamiku nõusolekukirjade puhul kavatsete anda loa ajutiselt lühikeseks ajaks, mitte igaveseks. Lisage kas konkreetne ajavahemik või lõppkuupäev, mil teie nõusolek enam ei kehti. Näiteks kui kirjutasite nõusolekukirja oma lapsele rahvusvaheliseks reisimiseks, võite lisada konkreetsed kuupäevad, millal laps reisib. Võtke kindlasti arvesse võimalikke reisi hilinemisi. Võite teha avalduse, näiteks: “Minu laps reisib ajavahemikus 1. märts 2019 kuni 20. märts 2019 juhuslike hilinemiste tõttu.” Kui lubaksite kellelgi oma autot kasutada, võite lisada avalduse, et ta on eeldatavasti tagastab auto teatud kuupäevaks.
10
Lisage kehtiv kontaktteave. Kui teie kirjaga seoses on küsimusi või muresid, võib keegi, kes on volitatud, soovida teiega ühendust võtta. See võib aidata teil lisada parimad ajad teiega ühenduse võtmiseks või loetleda ajad, mil te pole konkreetselt saadaval. Kui kirjutate isiklikku nõusolekukirja ja töötate päeval, oleks asjakohane esitada nii oma kodu kui ka töökoha kontaktandmed ning igas kohas tavaliselt saadaval olevad kellaajad. Kui kirjutate ettevõtte või organisatsiooni nimel nõusolekukirja, lisate tavaliselt ainult oma ettevõtte kontaktteabe.
11
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Teie kirja ei pruugita tõsiselt võtta, kui selles on palju õigekirja- ja grammatilisi vigu. Lugege see hoolikalt läbi, siis pange päevaks kõrvale ja vaadake uuesti värske pilguga. Korrektuuri lugemisel alustage viimasest sõnast ja liikuge tagasi esimese juurde, lugedes iga sõna eraldi. Nii on vigu lihtsam näha.
12
Vajadusel printige oma kiri ametlikule kirjaplangile. Kui kirjutate nõusolekukirja ettevõtte või organisatsiooni nimel või ettevõtte või organisatsiooni esindajana, peaks see olema ettevõtte kirjaplangil. Teisest küljest ei tohiks te kasutada ärilist kirjaplanki, kui kirjutate kirja isiklikul põhjusel. Näiteks kui kirjutate nõusolekukirja oma lapsele välismaale reisimiseks, ei paneks te tavaliselt seda kirja ettevõtte kirjaplank – isegi kui ettevõte kuulub teile. Kiri on seotud isikliku, mitte äriasjaga.
13
Kirjutage oma kirjale notari juuresolekul alla. Kui teie allkirja kinnitab notar, siis see eemaldab kahtluse, et olete kirjale alla kirjutanud. Keegi ei saa vastu vaielda, et teie allkiri on võltsitud või et kirjale on alla kirjutanud keegi, kes esines teiena. Notar ei vaata teie kirja üle ega kinnita selle õigsust. Nad kontrollivad ainult seda, et olete see, kelleks end ütlete ja et teie allkiri on seaduslik.
14
Lisage kirjale lisateabele dokumendid. Mõne nõusolekukirja puhul võivad ametlikud dokumendid tõendada, et kirjas sisalduv teave on tõene ja täpne. Need võivad hõlmata isikut tõendavate dokumentide või omanditunnistuste koopiaid. Näiteks kui lubate kellelgi oma autot kasutada, võite omandiõiguse tõestuseks lisada koopia registreerimistunnistusest või ametinimetusest. Kui kirjutate oma lapsele rahvusvaheliseks reisimiseks nõusolekukirja, võite lisada koopia lapse sünnitunnistuse tõendiks, et olete lapse vanem ja laps sündis teie märgitud riigis. Intellektuaalomandi kasutamise loa saamiseks võite lisada mis tahes autoriõiguse, patendi või kaubamärgi tunnistuse koopia.
15
Edastage kiri vastavale isikule. Isik, kes nõusolekukirja saab, sõltub teie kirja kirjutamise eesmärgist. Enamikul juhtudel on see isik, kellele te loa annate. Saate kirja neile käsitsi üle anda või postiga saata. Kui saadate kirja postiga, kasutage meetodit, mis võimaldab jälgida, et saaksite teada, millal kiri kätte saadi. Näiteks kui kirjutate kirja, mis annab lapsele loa reisida või teatud tegevust läbi viia, siis tavaliselt anna kiri lapsele. Laps võib selle omakorda üle anda teda jälgivale isikule, näiteks õpetajale või muule täiskasvanule. Mõnel juhul peate oma kirja saatma kolmandale osapoolele. Näiteks kui kirjutate teisele ettevõttele nõusolekukirja teie omaga sarnase kaubamärgi või ettevõttenime kasutamiseks, saadaksite kirja valitsusasutusele, mis kinnitab ettevõttenimesid või kaubamärke.