Kuigi meili etikett on vähem range, peaks kirjade kirjutamine järgima grammatika ja etiketi põhimõtteid. Äri- või isiklik kiri peaks algama pealkirja või päisega, mis identifitseerib kirjutaja, saaja ja kuupäeva.
1
Avage tekstitöötlusdokument. Võite kasutada avatud lähtekoodiga protsessorit Google Drive’is või värsket paberitükki kirjutusmasinas; ametlikud ärikirjad tuleks siiski alati trükitud ja välja trükkida koos pliiatsi allkirjaga.
2
Kasutage ettevõtte kirjaplangi lehte, kui see on saadaval. Ametlik kirjaplank sisaldab vähemalt isiku nime, ettevõtte nime, ettevõtte aadressi, telefoninumbrit ja tavaliselt ettevõtte logo. See teave asendab kirja sisus saatja aadressi.
3
Kui teil pole kirjaplanki, alustage oma kirja aadressiga. Lisage lehe paremas ülanurgas olevale kahele esimesele reale ainult oma aadress, linn, osariik ja sihtnumber. Te ei pea sisestama oma nime ega ametinimetust, kuna see lisatakse kirja lõppu. Võite lisada ka oma e-posti aadressi või telefoninumbri, kui teie kiri soovitab teiega ühendust võtta mõnel neist meetodid.
4
Kaasake kuupäev. Kasutage kuu, päeva ja aasta vormingut, nt “4. mai 2019”. Saate lisada selle kaks tühikut oma aadressi alla paremale või vasakule. Kuupäeva kirjutamise poolel on palju erinevusi. , nii et otsige näitena mõnda muud kirjavahetust oma ettevõttelt. Ühendkuningriigi kuupäevad võidakse kirjutada päeva, kuu ja aastaga. Näiteks “4. mai 2019.â€
5
Sisestage saaja aadress kaks rida lehe vasakus servas oleva kuupäeva alla. Seda nimetatakse ka “siseaadressiks” ja see peaks sisaldama isiku nime koos ametinimetusega, aadressi US Post Office’i või Royal Maili vormingus. Lisage ettevõtte nimi, kui see on asjakohane, isiku nime vahele jäävale reale. ja aadress.Ärge lisage taanet aadressi, kuupäeva, tervitusi ega lõike. Ärikirjas on lõigud eraldatud tühikutega ja algavad vasaku poolega.Kui kirjutate välisriiki, tippige riik kõigisse viimasel real suurtähed. Siseaadress peaks olema umbes ühe tolli (2,5 cm) kuupäevast allpool, kui kuupäev on vasakul, või üks tühik kuupäevast allpool, kui see on paremal.
6
Vajutage kaks korda sisestusklahvi. Seejärel alustage tervitust sõnadega “Kallis” ning isiku tiitli ja nimega. Näiteks “Lugupeetud härra Reading” või “Lugupeetud president Reading”. Lisage tervituse järele koolon.
7
Jätkake oma kirja sisuga. Lõpetage see ametliku tervituse, allkirja ning oma nime ja ametinimetusega.
8
Valige monogrammiga või isiklikud kirjatarbed. Erinevalt ettevõtete päistest kirjutatakse paljud isiklikud tähed käsitsi kirjatarvetele, mille ülaosas on inimese initsiaalid või täisnimi.
9
Kirjutage oma aadress paremasse ülanurka ainult siis, kui inimene, kellele kirjutate, teie aadressi veel hästi ei tea. Ümbrikud võidakse ära visata ja saatja aadressi lisamine on parim viis vastamise julgustamiseks. Liikuge kuupäeva juurde, kui olete adressaadiga sõbralikes suhetes. Saatja aadress peaks sisaldama kahte rida: tänav ja linn, osariik ja sihtnumber. Nimi pole vajalik.
10
Kirjutage kirjutamise ja kirja saatmise kuupäev kaks rida oma aadressi alla vasakule või paremale. Vormindage see kuu, päeva ja aasta abil. Näiteks “15. september 2014.” Ajatundliku teabe kiirendamiseks tuleks isiklikud kirjad saata kohe pärast nende kirjutamist.
11
Ärge lisage mitteametlikesse kirjadesse saaja aadressi. Kui kirjutate ametlikku kaebust või kirja, mis registreeritakse organisatsioonis, peaksite kasutama ärikirja suhtes kehtivaid etiketireegleid.
12
Kirjutage oma tervitus, alustades sõnadega “Kallis. Aadressi formaalsus oleneb sellest, kui hästi tunnete inimest, kellele kirjutate. Lisage tervituse järel alati koolon. Võite kasutada “Kallis härra James. “Kallis Larry James” või “Kallis Larry. Jätkake kirja, sh sisulõigud, lõpp, allkiri ja lisad.