Kaebuse kiri on hea viis oma pahameele väljendamiseks tarbijana. Võite kirjutada kaebuse kirja, et märkida probleem ettevõtte tootega või probleem, mis teil oli organisatsiooni teenusega. Teil on kirja algus- ja keskmine lõik tehtud, kuid olete ummikus, kuidas seda professionaalselt kokku võtta. Kaebuse kirja lõpetamiseks kirjutage lihvitud lõpulõik. Seejärel lõpetage ametlik ja siiras märgiga.
1
Öelge, et ootate nende vastust. Alustage lõiku, öeldes adressaadile, et ootate huviga tema vastust teie kaebusele. See tuletab adressaadile meelde, et ootate temalt oma murele vastust. Näiteks võite kirjutada: “Ootan teie vastust minu kaebusele” või “Usun, et vastate minu kaebusele mitterahaliselt.” ½
2
Pange tähele oma pühendumust kliendina. Kui olete ettevõttes varem ostlenud ja olete pühendunud klient, märkige see lõpulõigus. See annab adressaadile teada, et teie ettevõte on tema jaoks väärtuslik. Näiteks võite kirjutada: “Pühendunud kliendina loodan, et töötate minu probleemi lahendamise ja lahenduse leidmise nimel” või “Olen olnud pühendunud Teie ettevõtte klient juba aastaid ja loodan, et võtate minu kaebust tõsiselt.â€
3
Määrake nende vastamiseks tähtaeg. Suruge ettevõtet või organisatsiooni vastama, määrates neile teie kirjale vastamiseks tähtaja. Pange tähele, et kui te ei saa teatud aja jooksul vastust, saate abi oma piirkonna tarbijakaitseametilt või Better Business Bureau’lt. Näiteks võite kirjutada: “Ootan ühe nädala, et saada tagasisidet. teile selles küsimuses ja siis ma otsin abi tarbijakaitseametilt või kohalikult Better Business Bureau’lt.â€
4
Märkige üles kõik kirjale lisatud dokumendid või kviitungid. Kui lisate ostutõendina dokumente või kviitungeid, märkige need kirja lõppu, et saaja teaks, et need on lisatud. Dokumentide või kviitungite esitamine võib aidata teie kaebust tugevdada ja näidata ettevõttele, et esitate õiguspärase kaebuse. Näiteks võite kirjutada: “Teie dokumentide jaoks leidke manustatud koopia kauba ostmisest.” ½
5
Vastamiseks esitage oma kontaktandmed. Lõpetage lõik, andes adressaadile oma aadressi, e-posti aadressi või telefoninumbri. Kirjutage suunakood ja oma kodu või kontori telefoninumber. Näiteks võite kirjutada: “Palun võtke minuga ühendust telefonil (305) 123-4567.â€
6
Ametliku allkirjastamise jaoks kasutage sõna “Tervitustega”. Seda peetakse tavaliseks allkirjastamiseks ametlikule kirjale, mis on saadetud kellelegi, keda te lähedalt ei tunne, näiteks ettevõttele või organisatsioonile. See on lühike ja asjakohane.
7
Lõpetage sõnaga “Parim” või “Lugupidamisega”, et vähem formaalne märku anda. Need valikud on head, kui soovite kohata veidi vähem ametlikku ja veidi sõbralikumat. “Kõik parim” töötab hästi ka siis, kui eelistate seda “Parimale”.
8
Pange oma nimi märgi alla. Allkirjastage oma nimi, kirjutades selle märgi alla. Soovi korral võite sisestada oma nime ka märgi alla.