Asjad saab tehtud ilma liigse stressita. Muidugi on takistusi, mida tuleb ületada. Meil on sageli nii palju mõtteid, et on raske aru saada, kust alustada. Samuti on väljakutseks erinevate tegevuste vahel vahetamine. Peame sõitma, et mõned asjad ära teha, ja töötama arvutiga, et teha muid asju. Sageli võib ülesannete nimekiri muutuda liiga pikaks ja vaevaliseks. Selliste väljakutsetega toimetulemiseks tuleks mõistus selgeks teha ja ebaolulistest asjadest lahti lasta.
1
Valige, milliseid tööriistu soovite korras hoida. Seal on tuhandeid tööriistu, vidinaid ja rakendusi, mis aitavad teil oma ülesannet täita. Peaksite neist valima ainult mõned, vastasel juhul võite end üle koormata. Proovige välja mõelda, millised tööriistad teid kõige rohkem aitavad. Kui teil on alati telefon või tahvelarvuti kaasas, võiksite minna digitaalseks. Digitaalsete tööriistade hulka kuuluvad telefoni meeldetuletused, telefonis või tahvelarvutis olevad rakendused, arvuti kalendrid ja ajastamisprogrammid.Mõned inimesed töötavad kõige paremini füüsilise planeerijaga. Saate oma ülesandeid iga päev kirjutada. Mõned planeerijad on piisavalt väikesed, et mahutada rahakotti või portfelli. Püüdke mitte omada liiga palju planeerijaid. Te ei taha unustada, kuhu midagi kirjutasite. Proovige tööriista kasutada vähemalt nädal või kaks. Kui teile see ei meeldi, võite proovida paremat leida. Kui see teile meeldib, kasutage ainult seda tööriista.
2
Tehke viieminutiline aju allalaadimine. Kirjutage üles kõik asjad, mida peate tegema. See aitab teatud ärevust leevendada. Selle asemel, et peas peas harjutada asju, mida peame tegema, vaadake neid paberil. Võite hakata usaldama ülesannete nimekirja koostamise protsessi, selle asemel, et tühjendada muret selle pärast, mida on vaja teha. Tõstke ümber asjadele, mis tunduvad eriti olulised, ja koostage nende jaoks plaan. Eraldage asjad, mis tunduvad vähem olulised. Ärge praegu nende asjade pärast muretsege. Proovige teha Eisenhoweri maatriksit. Joonistage kaks kasti üleval ja kaks alumisel küljel. Märgistage üks veerg “Kiireloomuline” ja teine ”Vähem kiireloomuline”. Seejärel märkige küljele üks rida “Oluline” ja teine ”Vähem oluline”. Korraldage oma ülesanded vastava kasti alla. Kas see on oluline, kuid vähem kiireloomuline? Või on see kiireloomuline ja oluline?
3
Jäädvustage oma igapäevased mõtted. Kasutage märkmikku või telefoni, et salvestada oma igapäevased mõtted selle kohta, mida peate tegema. Koostage üleskirjutatud mõtete põhjal ülesannete nimekiri. Mõtete salvestamiseks saate kasutada telefoni diktofonit. Näiteks salvestage mõtteid koosolekute vahel või metroojaamas oodates. Vahepeal võib olla lõõgastav oma ülesannete nimekirja kallal töötamine.
4
Investeeri heasse päevaplaneerijasse. Peaksite ostma teie vajadustele vastava päevaplaneerija. See võib olla teie arvutis olev rakendus või pliiatsi ja paberi päevaplaneerija. Vanas koolis, pliiatsi- ja paberiplaneerijas on midagi erilist. Tutvuge selle hooaja uute stiilidega. Planeerimisrakendused, nagu iCal, pakuvad koosolekute hõlpsat integreerimist erinevate seadmete vahel.
5
Kasutage vastupidist kalendrimeetodit. Määrake oma projekti lõppkuupäev. Seejärel otsustage projekti optimaalne lõpetamise kuupäev. Optimaalne kuupäev peaks sisaldama lisaaega enne lõppkuupäeva. Planeerige ülesanded nii, et jõuaksite oma optimaalse kuupäevani. Kui jõuate oma optimaalsele kuupäevale, saate lõõgastuda ja teha midagi, mis teile meeldib. Näiteks võite anda endale aega uue romaani lugemiseks või väikesele puhkusele.
6
Määrake oma telefonis tähtaegade meeldetuletused. Saate kasutada oma telefonis äratust või määrata meeldetuletusi planeerijarakenduse abil. Seadistage need meeldetuletused mitte ainult päevaks, mil midagi tuleb selle kuupäevani eelnevate päevade jaoks. Näiteks nädal enne suurprojekti tähtaega võite seada meeldetuletuse, näiteks: “Ärge unustage analüüsi lõpetada järgmiseks teisipäevaks “Võite määrata ka meeldetuletused väiksemate eesmärkide jaoks, mida soovite täita. Näiteks määrake meeldetuletus kirjutada 500 sõna päevas.
7
Planeerige kõige olulisemate ülesannete jaoks ajaplokid. Kui teil on raske ülesanne, andke endale iga nädal aega, et selle kallal töötada. See aitab neid ajaplokke piirata, et tekiks kiireloomulisuse tunne. Kui teil on tähtis töö, proovige anda endale üks päev selle tegemiseks. Kujutage ette, et lähete järgmisel päeval puhkusele ja teete kõik endast oleneva, et seda teha. Ärge muretsege täiuslikkuse pärast. Delegeerige see, mida te ise teha ei saa.
8
Tehke väikseid ülesandeid korraga. Kui teie loendis on midagi, mis võtab vähem kui kaks minutit, tehke seda lihtsalt. Vältige liigset keskendumist väikeste asjade tegemisele. Kui keskendute lihtsalt oma e-posti postkasti tühjendamisele, võite unustada suurte tööde tegemise. Kuigi pisiasjadest on abi, ärge unustage oma suurteks töödeks aega varuda.
9
Ärka vara ja tee asjad ära! Kui vajate asjade tegemiseks rohkem aega, proovige iga päev natuke varem ärgata. Kuulake varahommikuste lindude kõnesid ja nautige oma tööpäeva.
10
Lõpetage nädal korraliku reedega. Vaadake üle oma ülesannete nimekiri ja lõpetage nädala sees asjad, mida te pole kunagi varem teinud. Reede pärastlõunal on hea aeg saata e-kirju, mida te pole kunagi saatnud, ja oma töölaud koristada.
11
Vaadake igal hommikul oma ülesannete nimekiri üle. Hommikusöögi ajal vaadake üle, mida peate sellel päeval tegema, ja mõelge, kuidas sellega toime tulla. Millised asjad teie ülesannete nimekirjas on kiireloomulised ja millised võivad oodata? Järjesta oma ülesannete nimekiri tähtsuse taseme järgi. Kui tunnete, et teie nimekiri on teile ülekoormatud, hingake sügavalt sisse ja lõdvestage. Proovige oma ülesannete loendis alla tõmmata vaid mõned kõige olulisemad asjad.
12
Keskenduge oma tänasele ülesannete nimekirjale. Kui teil on põhinimekiri kõigist asjadest, mida peate tegema, tõmmake välja ainult need asjad, mida peate täna tegema. Kasulik on keskenduda 1-3 kõige olulisemale ülesandele. Proovige päeva alguses keskenduda kõige olulisematele asjadele. Kui jätate kõige olulisemad ülesanded hilisõhtuks, ei pruugi teil olla aega. Tunnete end paremini, kui saate suured asjad varakult tehtud.
13
Korraldage oma ülesannete loend tegevuse järgi. Kui teil on vaja mõnda asja autos teha, loetlege kõik need asjad ühte kategooriasse. Kui teil on arvutis palju asju teha, saate kategooria nimega arvuti tööle panna. Nii säästate aega, tehes sarnased asjad korraga ära. Kui teil on hunnik töid, mis ootavad kedagi teist, võib teil olla kategooria nimega ootamine. Kui selles loendis olevad asjad muutuvad taas aktiivseks, saate need oma tavalisse ülesannete loendisse tagasi teisaldada.
14
Tehke oma nimekirjas olevaid asju. Lõdvestuge, hingake sügavalt sisse ja tehke oma nimekirjas olevaid asju. Seadistage loendis allapoole liikudes tegevused prioriteediks. Püüdke järgida loodud pingerida ja teha asju tegevuse tüübi järgi. Näiteks alustage kõigist autojuhtimisega seotud töödest. Tõmmake nendele asjadele oma loendis ring ümber ja täitke need.
15
Delegeerige töö teistele oma töökohal. Tööd delegeerides jääb teil rohkem aega keskenduda oma kõige olulisematele ülesannetele. Peaksite keskenduma selle töö tegemisele, mida saate teha ainult teie. Delegeerige tööd, mida teate, et teised saavad kiiremini teha.Näiteks kui te ei ole arvutikasutaja, võiksite delegeerida sotsiaalmeediatööd. Delegeerige vastutus koos ülesande endaga. Andke oma töötajale vastutus, mida nad vajavad töö tõhusaks tegemiseks. Kiidake hästi tehtud töö eest. Kui nad teevad tööd hästi, peaksite avalikult kiitma. Valige selle töö jaoks õige inimene, mitte see, kellel on kõige rohkem aega. Ärge unustage delegeerida tööd neile, kes kõige paremini sobivad. See tähendab õigete inimeste palkamist sellele tööle.
16
Vältige multitegumtööd. Kui proovite multitegumtöö ajal kiiresti töötada, väheneb tootlikkus. Teid lihtsalt segavad kõik nihked ülesannete vahel.
17
Koostage nimekiri, mida ei tee. See loend peaks sisaldama kõiki asju, mis teie arvates pole olulised või segavad. Lisades need asjad loendisse, jätate meelde, et need ei segaks teid.
18
Olge oma aja suhtes realistlik. Ärge pingutage ennast sellega, et proovite mahutada kaheteisttunnist tööpäeva kaheksasse tundi. Selle asemel järjestage kõige olulisemad asjad, mida peate oma päeva jooksul tegema, ja laske ülejäänutest lahti.
19
Piira oma ülesannete nimekirja. Kui teie nimekiri laieneb teie päeva kolmest kõige olulisemast ülesandest kaugemale, proovige seda vähendada.
20
Mõelge välja, mis on teie loendis vähem oluline. Pange tähele, mis on teie ülesannete nimekirjas vähem oluline, ja keskenduge sellele vähem. Kui mitu üksust on madala asetusega, salvestage need ülesanded vähem hõivatud ajaks.
21
Looge suletud töötsoon. Lülitage telefon välja, logige mõneks ajaks e-postist välja ja keskenduge teie ees olevale tööle. Vältides katkestusi, saate keskenduda ja asjad tehtud.