Nagu enamikul äriinimestest, pole ka poliitikutel palju aega valijate kaebuste lugemiseks või neile vastamiseks. Tõenäoliselt loeb teie kirja või e-kirja esmalt läbi assistent, arutatakse seda lühidalt poliitikuga ja selle arutelu põhjal koostatakse vastus. Seetõttu peate oma kirja muutma väga selgelt ja lühidalt, et assistent saaks teie kaebusest täielikult aru. Järgige artiklis toodud samme, et olla kindel, et edastate kõige olulisemad punktid ja jätate mittevajalikud punktid maha.
1
Tee oma kodutöid. Veenduge, et kirjutate õigele inimesele. Näiteks kui kurdate teeaukude üle, mida kasutate tööle sõitmiseks, uurige, kelle pädevusse kuulub tee hooldamine. Kiirteed kuuluvad tavaliselt föderaalsesse või osariigi/provintsi jurisdiktsiooni, samas kui linnasiseste teede eest vastutab linnahooldusosakond.
2
Saatke oma kaebus isikule, kellel on volitused sellega tegeleda. Â Helistage poliitiku osakonda või valimisringkonna kontorisse. Rääkige sekretäri/assistendiga ja küsige, kas teil on õige poliitik ja kuidas tema nime kirjutada. Â Ära eelda, et tead. Ja ära ole häbelik. Tõenäoliselt ei hakka te edaspidi niikuinii sekretäriga kirjavahetust pidama ja soovite asja õigesti teha, eks? Näiteks: Â Kas eesnimi on Aaron või Erin? Â Kas perekonnanimi on MacKenzie või McKenzie? Â Mis on nende pealkiri? Â Kas see on preili, proua, proua, härra või doktor (mõned inimesed, kes pole arstid, on teeninud õiguse seda tiitlit kasutada, omandades ülikoolis doktorikraadi)? Â Kas poliitik kasutab mõnda muud ametit, näiteks rahandusminister või kogukonna planeerimise direktori assistent? Â Vajadusel kasutage pealkirju ja veenduge, et need on samuti õigesti kirjutatud.
3
Pöörduge adressaadi poole lugupidavalt. Â Ta on valmis teid rohkem aitama, kui olete viisakas. Â „Lugupeetud proua Jones” on sobiv, mitte „Lugupeetud härra/proua”, mis näitab, et te ei hoolinud piisavalt, et nende nime teada saada.
4
Ütle neile, mida sa tahad neile öelda. Piisab ühest või kahest lühikesest lausest.
5
Olge otsekohene. Pidage meeles, et tal pole aega teie kirja lugeda, seega andke oma eesmärk kiiresti teada. Â Näiteks: Â “22nd Avenue’st ja 6th Streetist Piccadilly Mallini viiva tee augud on kahjustanud paljusid sõidukeid. Â Provintsi transpordiministrina teaksite, kelle poole selle probleemi lahendamiseks pöörduda.”
6
Selgitage oma kaebust. Â Siin peaksite selgitama, miks te kaebate. Â Võite oma kaebuse kinnitamiseks kasutada mitut lauset. Â Näiteks: Â „Teemeeskonnad ei saanud meie kogetud lumetormide tõttu eelmisel talvel tee hooldust lõpule viia. Â Seetõttu jäeti esialgsed augud järelevalveta ja on praeguseks kasvanud nii palju, et autoomanikke on vähemalt 12 meie naabruskonnast on suhelnud oma kindlustusseltsidega, et lahendada nende sõidukite esiotsa kahjustused.”
7
Üleminek järgmisele lõigule. Kirjutage lause, mis on lisatud keskmise lõigu lõppu, paludes õrnalt poliitikult abi. Â „Kuna teie osakond vastutab teehoolduse eest, pidasime paremaks kõigepealt teiega ühendust võtta.” Â VÕI Â „Teie abi selle probleemi lahendamisel oleks teretulnud.”
8
Nõudke lahendust ja tänage neid koostöö eest.
9
Olge otsekohene ja andke neile ajakava. Olge viisakas, kuid jällegi otsekohene. (Kõik, kes loevad kaebuse kirja, hindavad seda, et teavad täpselt, millised on teie ootused ja kui kiireloomuline teie kaebus on.) “Kas te võiksite saata teehooldemeeskonna teeauke parandama enne kuu lõppu, 30. augustit. Ootame huviga enne talve saabumist muretult tööle.
10
Tänage neid. “Me hindame teie abi,” on kõik, mida vajate oma kirja lõpetamiseks.
11
Jätke lehel piisavalt ruumi oma allkirja jaoks. Te ei pea enam kirjutama “Lugupidamisega” või “Teie tõeliselt”, sest enamik inimesi usub, et see on vananenud.
12
Selle alla sisestage oma täisnimi (ja tiitel, kui teil see on). Â Enamik allkirju on loodud nii, et neid oleks raske kopeerida; seetõttu on neid tõenäoliselt raske lugeda, seega on vaja oma nimi väga selgeks teha.
13
Printige oma kiri. Seejärel sisestage oma sisestatud nime kohale jätnud alale oma allkiri sinise või musta tindiga.