Ärge jätke kohalikku probleemi või muret kuulmata. Linnapeale kirja kirjutamine on lihtne viis oma häält kuuldavaks teha, kui tegemist on poliitiliste küsimustega ja probleemidega, millega olete oma linnas kokku puutunud. Tehke kindlaks, millist probleemi soovite lahendada, ühendage end probleemiga ja pakkuge linnapeale lahendusi.
1
Otsige üles linnapea aadress. Otsige seda kohalikust telefoniraamatust või minge oma linna veebisaidile. Samuti võite uurida, kas teie murega tegeleb konkreetne komisjon. Mõelge, kas võiksite ka sellele volikogule eraldi kirja kirjutada.
2
Koguge oma kirjutusmaterjalid. Teil on vaja puhtaid kirjatarbeid ja kirjutusvahendeid või arvutit ja printerit. Kui kasutate arvutit, avage tekstitöötlusprogramm.
3
Täitke ümbrik. Lisage oma tagastusaadress. Kirjutage see ümbriku vasakusse ülanurka: Teie nimiTeie tänava aadress Teie linn ja postiindeks
4
Lisage linnapea postiaadress. Kirjutage ümbriku keskele: (teie linna) linnapea J. DoeCity Tänava-aadressCity ja sihtnumber.
5
Pöörduge linnapea poole: Lugupeetud linnapea Doe! See on linnapea tavapärane tervitus. Ülejäänud kirjas soovite säilitada vestluslikku ja lugupidavat tooni. Ärge muretsege, et olete liiga ametlik.
6
Tutvustage ennast esimeses lõigus. Kulutage kolm kuni viis lauset, öeldes neile, kes te olete seoses probleemiga, mille tõstatate. Näiteks: (linna/ettevõtte/organisatsiooni…) kodanikuna/töötajana/liikmena jätke sissejuhatus lühidalt. Ärge esitage enda kohta ebaolulisi üksikasju. Selle asemel ühendage end oma murega.
7
Kirjeldage oma muret tekitavat probleemi. Peate esitama konkreetsed üksikasjad. Ärge kartke kasutada faktide esitamiseks täppe. Näiteks: Minu tähelepanu on jõudnud, et…Teie kirjas käsitlege ainult ühte probleemi. Kui teil on mitu muret, kirjutage iga probleemi kohta eraldi kiri.
8
Rääkige neile, kuidas te olukorrast tunnete. Jällegi jätke see lühidalt, kuid võtke kindlasti ühendust probleemiga. Näiteks: ma olen šokeeritud otsusest…
9
Pakkuge ettepanekuid ja lahendusi. Vältige lihtsalt probleemi üle kurtmist. Näidake linnapeale, et olete oma uurimistööd teinud. Võiksite tuua näiteid sarnastest olukordadest teistes linnades ja tõhusatest lahendustest.
10
Küsi abi oma linnapealt. Olge linnapeaga aus ja ärge arvake, et peate neid meelitama. Selle asemel olge otsekohene muudatuste osas, mida soovite näha. Näiteks: meie suure linna linnapeana palun teil kaaluda muid lahendusi. Veenduge, et teie kiri oleks selleks hetkeks lehe all. Peaksite selle lühidalt hoidma, et see oleks täielikult loetud. Ideaalis peaks teie kiri olema 3–5 lõiku pikk.
11
Tänan neid. Kindlasti tänada linnapead murega tegelemise eest. Kuna teie kiri peaks olema lühike, pakkuge vajadusel lisateavet. Näiteks: Täname teid tähelepanu eest sellele olulisele küsimusele.
12
Kirjutage kiri alla. Hoidke lõpuaadressi lugupidavalt ja allkirjastage kindlasti oma nimi. Lisage oma postiaadress otse oma nime alla, et linnapea oleks kindel, et elate tema jurisdiktsiooni all. Näiteks: “Lugupidamisega (teie nimi)”
13
Lugege oma kiri läbi. Otsige lihtsaid õigekirjavigu ja grammatilisi vigu. Abiks võib olla ka see, kui keegi teine kirja kordab.
14
Tehke korrektuuri parandused. Parandage korrektuurist tekkinud vead ja seejärel lugege uuesti. Teinekord lugedes võite tabada midagi muud.
15
Printige oma kiri. Et teie kiri näeks välja võimalikult professionaalne, kasutage ainult musta tinti ja printige loetavas fondi ja suuruses, näiteks Times New Roman 12 punkti.
16
Hankige või ostke tempel. Kleepige tempel ümbriku paremasse ülanurka. Kasutage kindlasti piisavalt postikulu, muidu saadetakse teie kiri teile tagasi.
17
Saatke oma kiri. Pärast kirja saatmist peaksite saama vastuse linnapealt või tema büroolt. Kui te ei kuule pärast mõnenädalast kirja saatmist midagi, helistage kontorisse ja veenduge, et see on kätte saadud.