Saatkond on ühe riigi suursaadiku ametlik büroo teises riigis. Suursaadik on nende riigi ametlik esindaja. Nii saatkonnad kui ka konsulaadid tegelevad ühe riigi asjadega teises riigis viibides. Kui soovite pöörduda suursaadiku või mõne muu saatkonna või konsulaartöötaja poole, peate kirjutama ametliku kirja. See kiri peaks sisaldama teie isikuandmeid, taotlusi ja kirjutamise põhjuseid ning ametlikke tervitusi, vastasel juhul ei pruugi te vastust saada. See, kuidas te saatkonnale kirja adresseerite, sõltub riigist ja konkreetsest isikust, kellele te kirjutate.
1
Sisestage oma kiri arvutisse. Käsitsi kirjutatud kirju on raske lugeda ja need ei pruugi saada mingit vastust. Kui soovite, et teie kirja loetaks ja võetaks tõsiselt, on oluline see korralikult tippida, kasutades tunnustatud ärikirja vormingut. Kasutage tavalist tekstitöötlusrakendust, isegi kui kavatsete kirja saata e-posti teel. Tavaliselt on parem saata manus kui kirjutada oma kiri e-kirja sisusse. Tõenäoliselt peaksite siiski esmalt saatkonnast küsima, mida eelistate. Enamikul tekstitöötlusrakendustel on mall, mida saate kasutada ärikirja koostamiseks. Need mallid määravad tavaliselt teie eest veerised ja lõigulaadid. Kasutage standardset loetavat fonti, näiteks Times New Roman või Helvetica, 12-punktilise suurusega. Ärge kasutage skriptifonte.
#Otsige malle. Enamikul juhtudel kirjutate saatkonda seoses immigratsiooniprobleemiga – kas enda või sõbra või pereliikme nimel. On mitmeid immigratsiooniabi veebisaite, millel on erinevate probleemide jaoks kirjamallid. Need mallid pakuvad teile soovitatud keelt, et saaksite oma kirja hõlpsamini kirjutada ja adresseerida. Ärge siiski kopeerige neid sõna-sõnalt. Lugege need hoolikalt läbi ja veenduge, et soovitatud keel sobib teie olukorraga. Kui mõni neist ei kehti, ärge seda kaasake. Enne selle soovitatud keele kasutamist vaadake veebisaidi tausta. Enamikul nendest veebisaitidest on leht “teave”, kust saate teada, kes selle veebisaidi eest vastutab. Veenduge, et see oleks üksikisik või organisatsioon, keda saate usaldada.
2
Kasutage plokklõike. Traditsioonilised ärikirjad kirjutatakse ühe vahega, vasakule sirgendatud lõikudes, mille vahel on topelt tühik. Topelttühiku kasutamine tähendab, et te ei pea iga lõigu esimest rida taanet tegema. Kui kirjutate keeles, mida loetakse paremalt vasakule, näiteks araabia või heebrea keeles, on teie lõigud paremale joondatud.
3
Pange kuupäev ülaossa. Esimene sisestatav rida on kirja saatmise kuupäev. Kui kasutate malli, võib teie tekstitöötlusprogramm kuupäeva automaatselt sisestada. Kui te ei kavatse oma kirja mõne päeva jooksul postitada, peate seda kuupäeva muutma, et see kajastaks postitamise kuupäeva. Üldiselt ei tohiks te muretseda, kui olete lõpuks vaba päev. Näiteks võite oma kirja lõpetada, kui kavatsete selle sel päeval postitada, kuid jõuda postkontorisse alles pärast tööaja lõppu. See tähendaks, et peate oma kirja postitama järgmisel päeval, kuid te ei peaks printima uut kirja, millel on erinev kuupäev. Kui te aga ei saa siiski päeva või paari võrra edasi lükata, on hea. Kui soovite kirja postitada nädalaks või kauemaks, soovite tõenäoliselt printida uue koopia, millel on kohandatud kuupäev. Teie lugeja eeldab, et kirjal olev kuupäev on postitempli kuupäevaga identne või lähedane sellele.
4
Leidke sobiv aadress. Teie kirja ülaosas on ala, kuhu saate kirjutada oma nime ja aadressi, seejärel selle inimese nime ja aadressi, kellele kirjutate. Helistage saatkonda või vaadake selle veebisaiti, et teada saada aadress, kuhu peaksite oma kirja saatma. Pidage meeles, et paljudel suurematel saatkondadel on teie jaoks erinevad aadressid, olenevalt kirja põhjusest. Kui te veel ei tea, Samuti peate leidma õige inimese, kes saab teid teie probleemiga aidata. Interneti-saidid, nagu Project Visa või Embassy World, samuti Interneti-otsingud riigi ja sõna “saatkond” järgi aitavad teil õiget inimest tuvastada. Parima kontakti leidmiseks võite ka otse saatkonda helistada. Sisestage inimese nimi, kelle poole pöördute, saatkonna nimi ja saatkonna aadress, kellele kirjutate. Kirjutage see samas vormingus, nagu kirjutaksite selle postitamiseks ümbrikule. Näiteks kui kirjutate Kanada saatkonna saatkonna töötajale, kirjutage esimesele reale “Mr. Potter, Kanada saatkond”. aadressiplokist, millele järgneb füüsiline aadress. Kui hr Potter on suursaadik, siis kirjutaksite “Austatud hr Potter, Kanada suursaadik, Kanada saatkond”. Pange tähele, et paljude riikide jaoks on suursaadiku õige tiitel “Ekstsellents”, nagu “Tema Ekstsellents Mr. Potter, Kanada suursaadik, Kanada saatkond”.
5
Kirjutage teemarida. Lisage aadresside järel rida, mis annab teie kirja adressaadile teada, miks te kirjutate ja millest see kiri räägib. Te ei pea oma nime teemareale lisama ja see ei pea olema täislause. Näiteks võite kirjutada “Turismiviisa taotlus vanematele” või “Kutse Prantsuse konsulaadi peole”. kui kirjutate inglise keeles, eelnevad teemareale tavaliselt tähed “RE”, mis on ladinakeelne lühend, mis tähendab sisuliselt “seoses”. Teemarida võimaldab teie kirja saajal suunata selle õigele saatkonna töötajale. , kui olete selle saatnud valele inimesele. Teemarea abil saavad nad seda kiiresti teha, ilma et peaksid kogu kirja läbi lugema. Sel põhjusel on teemarida eriti oluline, kui te pole suutnud konkreetset isikut tuvastada.
6
Uurige etiketti, mida kasutatakse riigis, kuhu kirjutate. Erinevatel riikidel on suursaadikute ja teiste saatkonna töötajate poole pöördumiseks oma formaalsused ja diplomaatilised protokollid. Võimalik, et leiate selle teabe saatkonna veebisaidilt või tehes kiire Interneti-otsingu, kasutades riigi nime sõnadega “etikett, ” “diplomaatiline protokoll” või “pöördumisvormid.” Pidage meeles, et riikides, kus valitseb monarhia ja tunnustatakse aadlit, võivad olla aadlikud, kes tegutsevad suursaadikutena või muudel saatkondade ametikohtadel. Need tiitlid võivad asendada saatkonna töötajate üldnimetused. Teie kiri tuleks kirjutada ametlikul toonil, kasutades maksimaalset viisakust ja viisakust. Kui kirjutate keeles, millel on formaalne “sina” (nt prantsuse või hispaania keeles), peaksite seda kasutama. Pöörake erilist tähelepanu suursaadikule kirjutamisel, kuna pealkiri erineb olenevalt sellest, kas olete riigi kodanik. riik, mille suursaadikuna isik töötab. Kui olete suursaadikuga sama riigi kodanik, võite nende poole pöörduda kui “Austatud”. Kui aga olete mõne muu riigi kodanik, peate tavaliselt nimetama teda diplomaatilise tava järgi “Tema [või Tema] Ekstsellentsiks”. Veenduge, et teil oleks õige sugu – ärge oletage ainult nime põhjal.
7
Alusta oma tervitusega. Kui olete oma kirja aadressiplokkide ja teemarea lõpetanud, olete valmis kirja endaga alustama. Kasutage ametlikku tervitust ja pöörduge inimese poole, kellele kirjutate, tema täisnimetusega.Inimese õigeks pöördumiseks peate järgima õiget etiketti või diplomaatilist protokolli, mis põhineb teie uurimistööl.Kui pöördute peakonsuli poole või mõni muu saatkonna töötaja, kasutate tavaliselt nende täisnime. Näiteks võite kirjutada “Kallis härra Potter”. Pöörake siiski tähelepanu kõikidele muudele ametinimetustele, mis sellel isikul võivad olla, näiteks kui ta on aadli liige või on doktorikraadiga. Kui pöördute otse suursaadiku poole, kasutage valikut “Lugupeetud suursaadik”. Kui te ei tea nime või isiku sugu, kellele kirjutate, võite alustada oma kirjaga “Lugupeetud härra või proua.” Siiski peaksite tegema kõik endast oleneva, et adresseerida oma kiri konkreetsele isikule. Kui leiate vale inimese, saab selle alati ümber suunata. Järgige tervitust saatkonna riigis tavapäraseid kirjavahemärke. Mõne puhul sobib koma, teised aga järgneb tervitamisele kooloniga.
8
Tutvusta end. Tühjendage pärast tervitust ja alustage kirja, andes vastuvõtjale teada, kes te olete. Lisage kogu vajalik identifitseerimisteave, nt kõik taotluse numbrid või viitenumbrid, mis on seotud teie kirja teemaga. Esimeses lauses tuleks märkida teie nimi ja kodakondsusriik. Järgige seda täiendava identifitseerimisteabega, mis on teie kirjutamise põhjuse jaoks asjakohane. Järgige esimest lauset koos kirjutamise põhjuse lühikirjeldusega. See ei tohiks olla pikem kui üks või kaks lauset.
9
Selgitage oma kirjutamise põhjust. Kirja ülejäänud lõikudes kirjeldate üksikasjalikult oma juhtumi tausta, sealhulgas teavet, mida adressaat vajab teie kirjale õigesti vastamiseks. Kirja pikkus ja ülejäänud lõikude sisu sõltuvad teie kirjutamise põhjus. Kui teil on vaja anda pikemat tausta või ajakava olukorra kohta, millele soovite, et suursaadik või mõni muu saatkonnaametnik vastaks, võib see olla pikk. Kui kirjutate protseduurilisel põhjusel, näiteks külastajaviisa taotlemiseks, kiri ei tohiks tavaliselt olla pikem kui kolm lõiku ega tohi ületada lehekülge või kaks. Hoidke oma kirjutis selge ja lühike ning kasutage ametlikku keelt. Kui pöördute kirjaosas isiku poole, kellele kirjutate, kasutage tema ametlikku tiitlit ja järgige muid etiketireegleid, mille olete oma uurimistööst välja toonud.
10
Lisage oma sulgemine. Teie kirja viimane lõik on tavaliselt ainult üks või kaks lauset, mis ütlevad adressaadile, milliseid meetmeid soovite, et ta teie kirjale vastaks. Kui ootate vastust teatud aja jooksul, tuleks seda siin mainida. Kui vajate inimeselt midagi konkreetset, märkige, mis see on ja millise aja jooksul te seda vajate. Ärge unustage varuda postitamiseks aega. Olge tähtaja määramisel ettevaatlik, eriti kui kirjutate suursaadikule või kõrgema astme töötajale. Nõudmise asemel öelge midagi sellist nagu “Pange tähele, et mul peab olema nõutud dokument ühe kuu jooksul, muidu ei saa ma oma taotlust täita” või “Palun vastake selle kuu lõpuks, et saaksin pidage kinni minu tähtajast.” Järgige seda lausega, tänades adressaati tema aja ja tähelepanu eest. Näiteks võite kirjutada: “Ma hindan, et teil on oma aja osas palju nõudmisi. Täname teid sellele küsimusele kiire tähelepanu eest.” Kui te pole kindel, kas saatsite oma kirja õigele inimesele, võiksite lisada märkuse. selleks. Näiteks võite kirjutada: “Kui saatkonnas on keegi teine, kes suudab minu probleemiga paremini toime tulla, palun teil see kiri talle edasi saata.”
11
Lõpetage oma kiri. Kui olete kirja kirjutamise lõpetanud, lugege see hoolikalt läbi ja parandage kõik trüki- ja grammatika- või kirjavahemärgivead. Võib-olla soovite oma kirja valjusti ette lugeda, et see oleks hõlpsasti loetav. Lõpetage oma kiri lõputervitusega, näiteks “Lugupidamisega” ja jätke allkirja jaoks paar tühja rida. Selle alla sisestage oma nimi ja aadress ning muu isikut tõendav või vajalik kontaktteave, nagu teie telefoninumber või e-posti aadress. Kui lisate kirjale muid dokumente, loetlege need oma kirja allosas. kirja, et lugeja teaks, milliseid manuseid oodata. Saate seda loendit kasutada ka enda jaoks kontrollnimekirjana, et veenduda, et olete kaasanud kõik vajaliku. Printige lõplik kiri ja allkirjastage see sinise või musta tindiga pliiatsiga. Enne kirja saatmist kontrollige oma kirja kuupäeva ja veenduge, et te ei pea seda edasi muutma. Kui olete kirjale alla kirjutanud, tehke allkirjastatud kirjast enda jaoks koopia.
12
Koguge kõik manused. Kui teil on kirjale lisadokumente, tehke neist koopiad. Uurige, kas teilt oodatakse originaalide saatmist või piisab koopiatest. Kui peate saatma originaalid, tehke enne dokumendi saatmist enda jaoks koopia. Kui saadate originaaldokumente, on üldiselt kõige parem kasutada suuremat manillaümbrikut, mis võimaldab teil neid postitada ilma neid voltimata. Koopiate jaoks kasutage standardset kirjasuurust ümbrikut, välja arvatud juhul, kui teil on rohkem kui kolm või neli lehte, milles Sellisel juhul on üldiselt parem kasutada suuremat manillaümbrikut ja jätta need lapikuks, mitte voltida. Märgistage iga koopia või dokument hoolikalt juhuks, kui need üksteisest eralduvad.
13
Saatke oma kiri. Kui teil on kõik ümbrikus, peate minema postkontorisse, et veenduda, et kirjal on õige postikulu ja aadress on õigesti vormindatud, eriti kui saadate selle välisriiki. Lisage oma nimi. ja tagastusaadress ümbrikul. See kirjutatakse olenevalt riigi tavast kas ümbriku tagaküljele või paremasse ülanurka. Adressaadi nimi ja aadress tuleks uuesti kirjutada ümbriku keskele või alumisse parempoolsesse ossa. olenevalt riigi tavadest. Kasutage saaja ametlikku pealkirja, kui see on asjakohane.Võite oodata, kuni jõuate postkontorisse, et ümbrik adresseerida, või uurida vormingut enne tähtaega. Kui kirjutate ümbrikule aadressid käsitsi, kasutage pastapliiatsit ei määri ja printige hoolikalt või kirjutage suurtähtedega. Ärge kirjutage ümbrikule kursiiv- ega skriptiga, kuna seda on raske lugeda.