Teie elus on palju juhtumeid, kui peate võib-olla kirjutama ametliku palvekirja. Sellest tulenevalt on ametliku taotluse esitamise õige vormi ja tooni õppimine eluks vajalik oskus. Õnneks järgivad taotluskirjad tavaliselt kindlat malli. Kui olete õige tehnika selgeks õppinud, pole taotluskirjade kirjutamine probleem.
1
Määrake päringu jaoks sobiv isik. Paljudel juhtudel on päringu esitamise osa välja selgitamine, kes on õige inimene, kellega ühendust võtta. Üldjuhul peaksite paluma oma taotlust täitma kõige kvalifitseeritud isikul ja võib kuluda veidi tööd, et välja selgitada, kes see on. Kui kirjutate, et küsida ettevõttelt teenet, peate võib-olla helistama ettevõtte sekretärile, et tuvastada. sobiv isik. Hankige selle inimese täisnimi, aadress, telefoninumber ja ametinimetus. Võimalik, et peate kirjutama teistsuguse taotluse, et küsida kelleltki, kellele peaksite kirjutama. Sel juhul järgige taotluskirja kirjutamiseks siiski neid samme.
2
Õppige ärikirja vormingut. Teie taotluse kiri peaks kasutama õiget ärikirja vormingut, kuna see on tõenäoliselt ametlik taotlus. See kehtib olenemata sellest, kas saadate meili või paberkirja. Tutvuge järgmise vorminguga ja kasutage seda kindlasti kirja kirjutamisel.Pane oma nimi, ametinimetus ja aadress paberi ülemisse vasakusse serva.Märkige kuupäev selle alla.Märkige selle alla inimese nimi, ametinimetus ja aadress .Pöörduge inimese poole asjakohaselt. Alusta sõnadega “Kallis härra.” või “Kallis proua”. Jätke paberile 1-tollised veerised ja kasutage ühte vahekaugust. Ärge tehke taanet, vaid kasutage lõikude vahel topelttühikut.Kasutage lihtsalt loetavat fonti, nagu Times New Roman või Arial, 12-punktilises kirjas.Lõpetage sõnadega “Lugupidamisega” ja jätke 4 rida, et saaksite käsitsi Kirjuta oma nimi. Selle alla sisestage oma nimi ja tiitel.
3
Jätke taotluse täitmiseks piisavalt aega. Pidage meeles, et kellelgi, kellele kirjutate, on tõenäoliselt täita muid ülesandeid, seega võib teie taotluseni jõudmine veidi aega võtta. Kui teie taotlus on ajatundlik, teavitage kindlasti saajat selle töötlemiseks piisavalt ette. Üldjuhul on taotluste esitamiseks nädal aega andmine hea suunis, kuigi suuremad ülesanded võivad võtta kauem aega. Näiteks ei küsiks te õpetajalt soovituskirja 2 päeva enne tähtaega. See on põhjendamatu taotlus. Kui oleksite ette planeerinud, siis teaksite, et selliste taotluste täitmiseks kulub tavaliselt 2 nädalat.
4
Kasutage õiget tervitust. Kirja saajat tuleb tervitada ja tema poole tuleb korralikult pöörduda.”Kallis” on selle kirjastiili aktsepteeritud ava. Avasõnad nagu “Tere” või “Tere” on ärikirja jaoks sobimatud ja ebaprofessionaalsed. Kasutage vastavalt vajadusele härra, proua ja proua. Ärge kunagi kasutage ainult kellegi eesnime. Kui te pole kindel inimese soos, kasutage tervituses täisnime, mitte härra või proua. Näiteks “Kallis Casey Smith”.
5
Tutvusta end. Kui see on soovimatu taotlus, peab adressaat teadma, kes päringu esitab. Tutvustage ennast lühidalt, näiteks oma töökohta/ametikohta või sidusorganisatsiooni. See aitab teie lugejal aru saada, kes taotluse esitab. Sissejuhatus võib olla ainult lause või kaks. Te ei pea esitama elulugu, peate lihtsalt andma adressaadile aimu, kes te olete. Enda tutvustamisel on kaks eelist. Esiteks on see viisakas. Pidage meeles, et see, kellele te kirjutate, ei pea tõenäoliselt teie taotlust täitma, nii et head kombed näitavad, et olete temaga ühenduse võtmiseks mõelnud ja vaeva näinud. Teiseks aitab enda tuvastamine adressaadil mõista, kes te olete, ja teie taotlust paremini töödelda. Kui olete inimesega varem kohtunud, võib olla abi talle meelde tuletamisest. Näiteks võite kirjutada: “Kohtusime eelmisel nädalal spordibanketil. Mul oli hea meel teiega tuttavaks teha.â€
6
Väljendage teenet, mida te palute. Pärast enda tutvustamist alustage teise lõiguga. Väljendage viisakalt, kuid selgelt, mida vajate. Sisestage ka kõik vajalikud üksikasjad, mida adressaat vajab teie taotluse täitmiseks, nt kuupäevad ja kellaajad. Ärge nõudke abi sõnadega “Vajan teie abi” või “Kuulsin, et võiksite seda minu eest teha”Tehke: paluge abi: ” Kas see oleks võimalik…” või “Oleksin tänulik, kui teeksite…”
7
Hoidke see lihtne. Ära lähe detailidega hulluks. Peaksite suutma esitada oma taotluse mõne lausega. Kõige tähtsam on see, et see, mida vajate, on selgelt öeldud. Ärge: lisage tarbetut meelitusi ega vabandust. Tehke: katke kogu vajalik teave, näiteks ajavahemik.
8
Rääkige saajale, miks teene on oluline. Teatud juhtudel peate võib-olla adressaati veenma, et ta peaks teie taotluse rahuldama. See peaks sisalduma ka teises lõigus. Pange kõik oma tõendid valmis ja kirjeldage lühidalt, miks see taotlus on oluline ja miks selle rahuldamine adressaadile abiks oleks. Näiteks võite taotleda, et ettevõte sponsoriks teie korraldatavat üritust. Võite rõhutada, et seda tehes saavutab ettevõte hea ülevaate. Võiksite öelda: “Kui peaksite tagama vajaliku rahastuse, kuulutame teie ettevõtte üritusel ametliku sponsorina. See annab teile kogukonnaga kokkupuute ja tuvastab teie ettevõtte hea eesmärgiga.” Ärge avaldage survet. keegi “See on äärmiselt oluline”. või “See tähendaks mulle tõesti maailma.” Tehke: esitage konkreetne teave, näiteks tähtaeg või konkreetne stiimul.
9
Pakkuge saajale abi. Näidake alati üles oma valmisolekut adressaadiga koostööd teha. Lihtne avaldus nagu “Palun andke mulle teada, kui vajate lisateavet” võib adressaadile näidata, et olete valmis koostööd tegema ja olema nii palju abiks kui võimalik. Ärge suruge lugejat varasematele teenetele viidates. olete teinud.Tehke: kinnitage “Ma saan aru, kui te ei saa seda teha.”
10
Sulgege kiri viisakalt. Kui olete oma soovi avaldanud ja esitanud kogu vajaliku teabe, mida adressaat võib vajada, lõpetage viisakalt. Tänage saajat teie taotluse kaalumise eest ja öelge, et ootate vastust. Seejärel lõpetage õige tervitus, nagu “Lugupidamisega”. Näiteks: “Tänan teid väga selle taotluse läbivaatamisele kulutatud aja eest. Ootan teie vastust selles küsimuses. Lugupidamisega, John Smith.”
11
Lugege oma kiri enne saatmist läbi. Ärge kunagi saatke kirja ilma korrektuurita, eriti ametlikku ärikirja. Mis tahes õigekirja- või grammatikavead muudavad teie kirja ebaprofessionaalseks ja võivad vähendada teie võimalust, et teie taotlus rahuldatakse. Enne saatmist lugege oma kiri veel vähemalt kaks korda läbi. Nii saate märgata võimalikke vigu. See, et kirjutate oma kirja, ei tähenda, et teie õigekirja- ja grammatikakontroll kõike tabab. Ärge kunagi lootke ainult nendele programmidele. Peate ikka vanaviisi korrektuuri lugema.