Enamikul kolledži- ja ülikoolitaotlustest on tulevaste üliõpilaste jaoks ühtne kandideerimissüsteem. Soovituskirjade kirjutamisel peate kasutama vormingut, mis on kooskõlas iga kooli taotlusega. Kui aga kool ei taotle standardvormingut, adresseerite kirja standardses ärikirjavormingus.
1
Alustage kooli või ametialase kirjaplangiga. Kui teie praegune ametikoht on soovitusega seotud, kasutage võimaluse korral ametlikku kirjaplanki. See tähendab, et kui töötate koolis, kasutage kooli kirjaplanki. Kui juhendate õpilast vabatahtlikuna, kasutage mittetulundusühingu kirjaplanki. See loob autoriteeditunde ja muudab kirja lihvitavamaks. Kui teil pole aadressiga kirjaplanki, kuvatakse teie aadress ülaosas. Võite kasutada kooli aadressi. Te ei pea oma nime lisama, kuna see on kirja lõpus. Sisestage kooli nimi ühele reale, tänava aadress järgmisele reale ning linn, osariik ja sihtnumber viimasele reale.Kui esitate teabe elektrooniliselt, on kõige parem alustada kirjaplangist.See peaks välja nägema järgmine. aadress: Muddy Riveri keskkool 492 West Lane Big City, Arkansas 73234
2
Jätke rida vahele ja lisage kuupäev. Jätke oma aadressi ja kuupäeva vahele rida. Kirjutage kuu täismahus, seejärel kuu päev, koma ja aasta. Mõnes riigis, näiteks Ühendkuningriigis, tuleb kuu päev enne kuud. Kuupäev näeb välja selline: 28. jaanuar 2017 Ühendkuningriigis ja teistes riikides peaksite selle kirjutama järgmiselt: 28. jaanuar 2017
3
Lisage adressaadi aadress. Jätke kuupäeva all olev rida tühjaks. Kui teil on see, sisestage järgmisele reale inimese nimi. Kasutage “Dr.” ja muud ametinimetused “Mr.” või “proua”, aga “hr.” või “Ms.” on hea, kui sul pole selle inimese tiitlit. Võite kasutada ka “Mrs.” ja “Preili”, kui inimene eelistab ühte neist, kuid vaikimisi on “Ms.” kui te ei tea, mida nad eelistavad. Järgmisena lisage inimese perekonnanimi. Õpilane peaks teile esitama aadresside loendi. Kui nad seda ei tee, pöörduge aadresside saamiseks nende poole. Samuti on sinu enda otsustada, kas soovid elektroonilisel esitamisel kirjale panna saaja aadressi. Kui te seda ei tee, on teil lihtsalt kirjaplank, kuupäev ja tervitus. Sisestage isiku nime alla kooli nimi ja seejärel aadress. Selle alla lisage linn, osariik ja sihtnumber.Kui te nime ei tea, võite kasutada “Sisseastumisbüroo” ja selle all oleva kooli nime. Aadress peaks välja nägema selline: Dr. Jordan Jonesi Pinesi kolledž 2948 Northlake Boulevard Big Buck City, Oregon 42343
4
Kasutage tervituses nime. Kui vähegi võimalik, on parem kasutada tervituses nime. Pöörduge tema poole professionaalselt, kirjutades “Kallis”, millele järgneb “Härra”, “Proua” või “Dr.” ja inimese perekonnanimi. Lisage inimese perekonnanime järele koolon. Kui te ei tea inimese sugu, võite sõna “Härra” asemel kasutada tiitlit (nt Dean) või inimese täisnime. Tervitus peaks välja nägema nagu järgmine näide: Lugupeetud proua Jones või kallis dr Jones: võid kirjutada ühe järgmistest: Kallis Jordan Jones: või Lugupeetud Dean Jones: Kasutage “Kellele see võib” Mure”, millele järgneb koolon, kui teil pole nime.
5
Kirjutage kirja sisu. Pärast kolledži soovituskirjaga adresseerimist kirjutage kiri kolledžisse kandideeriva isiku toetuseks. Hoidke kogu tekst vasakule joondatud ja kasutage lõikude vahel reavahetust.
6
Kasutage kirjaplangi ümbrikut. Nii nagu kirja puhul, on parem kasutada professionaalset kirjaplanki, kui see on olemas. Eelprinditud ümbrik näeb välja lihvitud ja autoriteetsem kui lihtsalt käsitsi kirjutatud või isegi trükitud ümbrik. Kui teil pole kirjaplangi ümbrikut, pange oma aadress vasakpoolsesse ülanurka, alustades oma nimega esimesel real, järgneb ülejäänud aadress järgmistel ridadel: pr Rebecca JohnsonMuddy Riveri keskkool 492 West Lane Big City, Arkansas 73234
7
Lisage adressaadi aadress. Saaja aadress peaks olema ümbrikul paremale, ülevalt alla keskele. Alustage adressaadi nimega. Kui te ei tea inimese nime, alustage kontorist, näiteks vastuvõtuametist, millele järgneb kooli nimi ja ülejäänud aadress järgmistel ridadel. Aadress peaks välja nägema nagu järgmine näide: Dr. Jordan Jonesi vastuvõtubüroo Pinesi kolledž 2948 Northlake Boulevard Big Buck City, Oregon 42343
8
Sulgege ümbrik. Sageli nõuab kool teilt ümbriku pitseerimist ja allkirjastamist, et kontrollida, kas olete selle kirjutanud. See tähendab lihtsalt seda, et allkirjastate selle ümbriku suletud serva kohal enne selle saatmist või õpilasele saatmiseks andmist.
9
Saatke kiri õigel ajal postiga. Tea kirja tähtaega ja veendu, et saadad selle õigel ajal kohale või annad õpilasele. Tähtajast möödalaskmine võib tähendada, et õpilane lükatakse sellesse kooli tagasi. Mõned koolid lubavad teil kirja faksida või meilida. Uurige õpilasega, kas see on sobiv.