Olenemata sellest, mis tüüpi äri teil on, on klientidele tänu avaldamine suurepärane viis tugevate suhete edendamiseks ja inimeste tagasitulekuks. Iga teie kirjutatud tänukiri peaks olema ainulaadne, seega pole tõelist malli, mida järgida, kuid on olemas juhised, mida saate meeles pidada, et teie kiri tabaks märki. Kui soovite teada, kuidas kirjutada suurepärast tänukirja, et näidata oma klientidele tunnustust, jätkake lugemist.
1
Kirjutage tervitusse kliendi nimi õigesti. Paljud turu-uuringud on leidnud, et peaaegu kõik kliendikesksed sõnumid on peaaegu täiesti ebaefektiivsed, kui kliendi nime pole õigesti kirjutatud. Äärmiselt oluline on veenduda, et kliendi poolt kasutatav kirjapilt oleks see, mis kuvatakse kliendi tänukirja päises.
2
Tuvastage tänukirja põhjus. Tehke see võimalikult konkreetseks. Nii lihtsa kui “tänan ostu eest” ütlemine on hea, kuid see aitab tuvastada, mida klient tellis ja kuidas see kohale toimetati. See aitab lugejal uuesti orienteeruda tema ainulaadsesse suhtesse teie ettevõttega. See on teie aeg olla võimalikult siiralt tänulik. Mõne rea lisamine, mis viitavad kliendiga peetud vestlusele, on asjakohane. Tehke kõik endast oleneva, et vältida lihtlabast kõlamist või muljet, et sama tänukiri läheb sajale inimesele.
3
Kaasake paar järelkontrolli rida. Kliendi tänukiri on sobiv aeg mõne põhilise järelküsimuse esitamiseks veendumaks, et klient tunneb, et tema vajadusi rahuldatakse. Klientide hea jälgimine sunnib kliente sageli tagasi tulema ja suurendab ettevõtte kasumit. Te ei pea olema tänukirjas sellise järeltegevusega liialt seotud, kuid klientide vajaduste suhtes tähelepanelikkus on avalikkuse teenindamise peamine osa. Mainige, et loodate, et klient on oma ostuga rahul , ja et olete kättesaadav, kui tal on küsimusi või muresid. Küsige kliendilt, kas saate midagi tema rahulolu suurendamiseks teha.
4
Kaasake oma kaubamärk. Peaaegu alati on abi ettevõtte nime, logo või muu bränditeabe esitamisest kliendi tänudokumendis. Jällegi rõhutab see ettevõtte nähtavust.Kui kirjutate tänukirja kaardile, mainige kindlasti oma ettevõtte nime.Kui teie tänukiri on kirjutatud kirjaplangile, on teie ettevõtte logo nähtav , seega pole vaja oma nime kirjas mainida. Kui teie tänukiri on meili kujul, peaksid teie allkirja all olema teie ettevõtte nimi ja logo.
5
Kasutage õiget sulgemist. See peaks olema kooskõlas teie väljakujunenud suhtega kliendiga ja isiksusega, mida soovite oma ettevõtte jaoks kujundada. Näiteks “siiralt”, mis on mõnikord liiga formaalne, võib vajaduse korral asendada “hoolitsema” või sarnase mitteametliku kõlaga. Nende dokumentide isiklikuks muutmiseks on populaarsed ka muud äritegevusele suunatud märkused.
6
Kirjutage kiri käsitsi alla. Kui vähegi võimalik, kasutage kirja sulgemiseks oma allkirja. Suuremad ettevõtted on sageli hädas ideega, kuidas muuta vormikiri isiklikuks. Isegi arvuti allkiri on sageli parem kui trükitud nimi, kuna see jätab mulje, nagu oleks kiri saadetud isiklikult.
7
Pöörake vastu kiusatusele oma äri uuesti tutvustada. Kirjutate kirja, et tänada oma klienti teiega äriajamise eest, seega pole enam vaja isikut reklaamida. Eeldage siinkohal head läbisaamist. Laske kliendil tunda end siseringis. Fraasid nagu “loodame teiega varsti jälle äri teha” kõlavad sildiridadena; parem on need välja jätta. Ärge öelge midagi, mida te tuttavale ei ütleks. Ärge lisage tooteesitlust, eelseisva müügi mainimist ega midagi muud, mida võiks tõlgendada reklaamina.
8
Saada kiri ehtsa postmargiga. Isegi kui saadate postiga kümneid kirju, on parem mitte kasutada postiautomaati. See on kingitus, et see tänukiri on üks paljudest ja see muudab kliendi end vähem eriliseks. Tegelikult võib see tähendada, et teie tänukiri jõuab rämpspostihunnikusse.
9
Võimalusel adresseerige kiri käsitsi. Jällegi, mida isikupärasemalt teete tänukirja, seda paremini see vastu võetakse. Kui teil pole aega ümbrike adresseerimiseks, laske seda kellelgi teisel teha. Isegi kui te ei ole tegelikult aadressi väljakirjutaja, avaldab kliendile käekirja nägemine muljet.
10
Esitage oma kontaktandmed ja olge suhtlemiseks avatud. Veenduge, et teie telefoninumber ja aadress oleks kirjavahetuses lisatud, ning julgustage klienti soojalt mis tahes põhjusel ühendust võtma. Kui teie klient teiega ühendust võtab, olge valmis tema vajadusi kiiresti täitma.
11
Kirjutage kiri käsitsi. Standardvormi kirja väljatrükkimine on sarnane kliendile reklaamflaieri saatmisega. Selle asemel, et panna klient tundma end erilise ja hinnatud, võib see mõjuda vastupidiselt ja põhjustada pahameelt. Plaanige kirjutada tänukirjad välja individuaalselt oma käekirjaga. Kui teil on kirjutamiseks liiga palju tänukirju, et saaksite need ise käsitsi välja kirjutada, paluge mõnel teisel töötajal teid aidata. See on tõesti väärt aega, mis kulub kirjade eraldi välja kirjutamiseks. Kui märkmeid käsitsi kirjutada pole võimalik, peate leidma nende isikupärastamiseks mõne muu viisi. Igas tänukirjas peaks olema vähemalt kliendi nimi ja teie tõeline allkiri. Mõnel juhul võib käsitsi kirjutatud märkme saatmise asemel olla asjakohane kirjutada tänumeil. See võib olla asjakohane, kui teil on kliendiga loodud isiklik suhe. Peamine on veenduda, et see on isikupärastatud ja siiras. Kui on võimalus, et teie meili võidakse segi ajada reklaamiga, saatke selle asemel käsitsi kirjutatud märge.
12
Valige oma tänukirja jaoks kirjatarbed. Ärilise tänukirja jaoks sobivad nii tänukaardid kui ka firma kirjatarbed. Kui teil on kirjutada vaid paar märkust, paneb elegantne tänukaart, näiteks kirjatarvete poest ostetud tänukaart, teie kliendid tundma, et nad on esmatähtis. Vastasel juhul kasutage oma ettevõtte kirjaplangile prinditud rasket paberit. Vältige tänukirjade jaoks tavalise printeri paberi kasutamist. Valige tänukaardid, mis sobiksid saatmiseks igas ärikeskkonnas. Kui teie ettevõte on omapärane ja lõbus, on hea kasutada värvilisi kaarte, mis esindavad teie ettevõtet nii, nagu soovite. Vältige sobimatute või liiga isiklike piltide või sõnumitega kaartide kasutamist.
13
Kaaluge kingituse saatmist. Kui soovite oma tunnustuse väljendamiseks veelgi kaugemale minna, võite koos märkmega saata väikese kingituse. See pole üldse vajalik, kuid eriklientide jaoks võib see olla just õige asi. Kingitus peaks olema väike ja kasulik. See võib esindada teie ettevõtte pakutavaid teenuseid või midagi teie ettevõttega mitteseotud, kuid oma olemuselt professionaalset. Väikeste kingiideede hulka kuuluvad järjehoidjad, magnetid, kommid, T-särk või kinkekaart. Kingitus ei tohi ületada 25 dollarit – väärtus 50 dollarit. Mõnel ettevõttel on eetikapoliitika, mis tegelikult ei luba neil kalleid kingitusi vastu võtta.