Administraatorid on esimene kontaktliin ettevõtte ja selle külastajate vahel, seega on töö väga oluline. Töö administraatorina on ideaalne kandidaatidele, kellel on suurepärased organiseerimis- ja suhtlemisoskused. Kui arvate, et see oleks hea karjäärivalik, on teie esimene samm suurepärase kaaskirja kirjutamine. Väikese tööga saate kokku panna kaaskirja, mis köidab potentsiaalsete tööandjate tähelepanu ja aitab teil saada soovitud administraatori ametikoha.
1
Lugege töökuulutus hoolikalt läbi. Kaaskirja kirjutades tuleks viidata algsele töökuulutusele. Selleks valmistumiseks veenduge, et tunneksite töökuulutust hästi. Vaadake töökirjeldust ja valige ülesanded, millega teil on kogemusi või oskusi. Valmistuge oma kaaskirjas neid oskusi käsitlema. Tehke sama postituse kvalifikatsioonide jaotisega. Valige oma kvalifikatsioonid, mis vastavad töökoha omadele, ja märkige need üles, et saaksite need oma kirjas märkida.
2
Kinnitage, kellele kaaskiri saata. Enamik töökuulutusi sisaldab selle esindaja nime ja aadressi, kellega peaksite tööga seoses ühendust võtma. Kopeerige see kindlasti õigesti: üks vale number aadressis saadab teie kaaskirja valesse kohta ja esindaja nime valesti kirjutamine kahjustab teie võimalusi juba algusest peale.
3
Uurige ettevõtet. Lisaks töökuulutuse hoolikale lugemisele peaksite uurima ettevõtet laiemalt. Nii saate oma kaaskirjas kasutada teavet ettevõtte kohta. See näitab, et olete pühendunud kandidaat ja võib suurendada teie võimalusi töökoha saamiseks.
4
Õppige ärikirja vormingut. Kõiki kaaskirju tuleks käsitleda ametlike ärikirjadena, sealhulgas ühte administraatori ametikoha jaoks. See kehtib olenemata sellest, kas saadate meili või paberkirja. Õppige seda vormingut ja kasutage seda kõigi oma kaaskirjade jaoks. Tutvuge järgmise vorminguga ja kasutage seda kindlasti kirja kirjutamisel.Pane oma nimi, ametinimetus ja aadress paberi ülemisse vasakusse serva.Märkige kuupäev selle alla.Märkige selle alla inimese nimi, ametinimetus ja aadress .Pöörduge inimese poole asjakohaselt. Alusta sõnadega “Kallis härra.” või “Kallis proua”. Jätke paberile 1-tollised veerised ja kasutage ühte vahekaugust. Ärge tehke taanet, vaid kasutage lõikude vahel topelttühikut.Kasutage lihtsalt loetavat fonti, nagu Times New Roman või Arial, 12-punktilises kirjas.Lõpetage sõnadega “Lugupidamisega” ja jätke 4 rida, et saaksite käsitsi Kirjuta oma nimi. Selle alla sisestage oma nimi ja tiitel.
5
Pöörduge adressaadi poole õigesti. Pidage meeles, et see on ametlik ärikiri. Peaksite adressaadi poole pöörduma kui härra või proua. Kasutage ka tervituseks “Kallis”; “Tere” või “Tere” ei sobi ärikirja jaoks. Kui te pole adressaadi soost teadlik, kasutage sõna “Kallis” järel inimese täisnime.
6
Öelge, miks te kirja kirjutate. Kaaskirjad on väga “tagasi lõigatud” tüüpi kirjad. Pikk tervitus pole vajalik. Esimene lõik on mõeldud teie eesmärgi teatavaks tegemiseks, nii et peaksite algusest peale märkima, miks te seda kirja kirjutate. Alglause peaks olema umbes selline: “Kirjutan huviga teie ettevõtte administraatori ametikoha vastu.” Kirja kirjutades pane kindlasti ettevõtte nimi. Kui keegi ettevõttest soovitas sul sellele ametikohale kandideerida, maini teda siin. Sel juhul kõlaks avalause: “Kirjutan huviga teie ettevõtte administraatori ametikoha kohta, mida John Smith mulle soovitas.”
7
Tutvustage end saajale. Pärast esimest lauset, esimese lõigu sees, peaksite ennast väga lühidalt tutvustama. See ei tohiks olla pikem kui kaks lauset; lihtsalt andke adressaadile aimu, kes te olete. Hea sissejuhatus oleks: “Ma olen hiljuti lõpetanud New Yorgi ülikooli, kus ma õppisin äri.”
8
Teatage oma huvist töö vastu. Pärast enda tutvustamist alustage järgmise lõiguga. Teie kirja põhiosa peaks olema esimene osa, miks ettevõte teid huvitab. See näitab, et olete ettevõtte uurimisel kodutöö ära teinud ja näitab potentsiaalsele tööandjale, et olete pühendunud kandidaat. Nimetage täpselt, millega ettevõte tegeleb ja miks need tegevused teid huvitavad. Ärge kartke siin ettevõttele komplimente teha – väike meelitus võib aidata potentsiaalse tööandjaga jää murda.
9
Määrake oma kvalifikatsioon. Teie kirja ülejäänud osa peaks teie kvalifikatsiooni ettevõttele esitama. Kasutage seda võimalust, et selgitada täpselt, miks te sellele töökohale ideaalselt sobite. Pöörduge töökuulutuse konkreetsete osade poole. See näitab, et olete oma töö teinud, ja näitab ka teie kvalifikatsiooni adressaadi jaoks kenal ja lühidalt. Mainige oma varasemaid kogemusi ja seda, kuidas see teile selle töö jaoks sobib. Siin on hea võimalus täpsustada mõnda oma CV-s olevat punkti, mida CV-s endas täielikult ei käsitleta. Näiteks eelnev praktika on vaid kiire sissekanne teie CV-sse, kuid võib-olla omandasite selle käigus hindamatuid oskusi, mis muudavad teid selle töö jaoks ideaalselt sobivaks. Mainige seda siin. Täpsemalt peaksite keskenduma klienditeenindusele ja arvutikogemusele. Administraatorid töötavad arvutis ja suhtlevad inimestega iga päev, seega on see kogemus ülioluline.
10
Kokkuvõttes väljendage oma entusiasmi töö vastu. Pärast kõigi oma asjakohaste kogemuste esitamist alustage kokkuvõtvat lõiku. Selles lõigus peaksite kordama oma entusiasmi selle töö vastu ja seda, et olete kvalifitseeritud kandidaat. Samuti tänage adressaati teie taotluse läbivaatamisel kulutatud aja eest. Teie lõpusõna peaks kõlama umbes järgmiselt: “Nagu näete minu kvalifikatsioonist, olen sellele ametikohale ideaalne kandidaat. Ootan teie vastuvõtmist ja sõnavõttu. Tänan teid väga aja ja tähelepanu eest.”
11
Lugege oma kiri läbi. Ärge kunagi saatke kaaskirja ilma seda enne korrektuuri lugemata. Kõik õigekirja- või grammatikavead kahjustavad teie rakendust ja muudavad teie välimuse ebaprofessionaalseks. Enne sissesaatmist lugege oma kiri alati vähemalt 2 korda läbi. Kui võimalik, laske see ka kellelgi teisel läbi lugeda. Värske silmapilk võib tabada vigu, mis sul kahe silma vahele jäid.
12
Saada oma CV koos kaaskirjaga. Ärge unustage kaaskirja saatmisel lisada oma CV-d. Kui sa oma CV-d ei saada, on peaaegu kindel, et potentsiaalne tööandja kaaskirjale ei vasta. Abi saamiseks CV-de kohta lugege artiklit CV koostamine.