Ärikirja lõpetamine ei ole alati nii lihtne, kui tundub. Kuidas leida õige tasakaal formaalsuse ja sõbralikkuse vahel? Mida teha, kui teete viisakalt selgeks, et eeldate, et adressaat teeb teie eest konkreetse toimingu? Õnneks on palju lihtsaid viise, kuidas saada iga ametlik kiri professionaalsele, viisakale ja korralikult vormindatud lähedasele.
1
Esitage oma kirja eesmärk lühidalt lõpulõigus. Lõpetage oma kirja sisu lühikokkuvõttega oma põhipunktist. Hoidke see lühidalt; viimane lõik peab olema ainult umbes 1–3 rida. Te ei pea kirjutama pikka, samm-sammult järeldust ja te ei tohiks tõstatada ühtegi teemat, mida te pole kirjas juba käsitlenud. Näiteks kui kirjutate töökoha kaaskirja avaldage lühidalt oma huvi ametikoha vastu: “Olen tänulik võimaluse üle oma huvide ja kvalifikatsioonide üle arutada. Tänan teid aja eest ja loodan saada rohkem teada kandideerimisprotsessi järgmiste etappide kohta.â€
2
Lõpetage viisaka ja sõbraliku noodiga, kuid hoidke oma toon ametlikult. Kui te ei kirjuta kaebust või noomitust, peaks viimase lõigu toon olema sõbralik või tunnustav. Isegi kui kirjutate ametlikku kaebust, peaksite olema viisakas ja optimistlik. Kui kirjutate kellelegi tuttavale, võite lõpetada isikliku märkusega, kuid ärge muutuge liiga mitteametlikuks. Näiteks kirjutage: “Oli hea meel teid konverentsil näha. Ootan teiega uuesti koostööd ka tulevikus.” Kui kirjutate kaebust, lõpetage lausega “Loodan, et suudame selle olukorra lahendada ja jätkata äritegevust tulevikus.”
3
Kui kiri on tulemustele orienteeritud, lisage konkreetne üleskutse tegevusele. Kui esitate taotlust, kaebust või kirjutate muul viisil tulemuse saamiseks, lõpetage oma soovide selgitamiseks üks tugev lause. Viisaka ja konkreetse üleskutsega tegevusele lõpetamine võib lisada kiireloomulisuse või tähtsuse tunde, kui vajate, et lugeja teie heaks midagi teeks. Näited: “Ootan selle teema edasist arutamist meie kohtumisel 7. detsembril.”Palun teavitage mind nädala lõpuks olukorrast.” Täname teid pingutuste eest ja palun helistage mulle kui vajate lisateavet.â€
4
Lõpetamiseks kasutage “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. “Lugupidamisega” ja “Teie tõeliselt” on professionaalsed, läbiproovitud ja tõelised lõpupildid. Vähem ametlikud lõpud, nagu “Parimate soovidega” või “Lugupidamisega”, sobivad, kui olete kirja saaja eesnimega. Vältige ärikirja lõpetamist mitteametlike lõpusõnadega, nagu “Lugupidamisega, †“Tervist” või “Ciao.”.
5
Jätke üks rida pärast kehaosa vahele ja tippige seejärel sulgemine. Joondage sulgemine vasakule ja lisage selle järele koma. Kui lõpus on kaks sõna, näiteks “Teie tõesti”, kirjutage ainult esimene sõna suurtähtedega. Jätke rida vahele, et põhiosa viimase lause ja lõpulause vahele jääks tühik.
6
Lisage oma trükitud allkiri 4 rida sulgemise alla. Teie käsitsi kirjutatud või elektrooniline allkiri läheb neljale tühjale reale sulgemise all. Pärast ridade vahelejätmist tippige oma nimi, et see sobiks teie käsitsi kirjutatud allkirjaga. Näiteks lisage oma keskmine initsiaal, kui kasutate seda oma käsitsi kirjutatud allkirjas. Kui soovite, lisage kraadid või ametialased hinnangud, nt Ph.D. või CPA, pärast teie sisestatud allkirja. Sisestage oma nimi, millele järgneb koma, seejärel lisage kraad või tunnistus.
7
Soovi korral sisestage oma allkirja alla oma tiitel või kontaktandmed. Lisage pealkiri otse oma trükitud allkirja alla, jätmata rida vahele. Kui olete taotlenud telefonikõnet või e-kirja, tippige pealkirja alla oma kontaktandmed, et seda oleks lihtne märgata.
8
Märkige kõik materjalid, mille olete kaasanud. Kui olete lisanud CV, dokumentatsiooni või mis tahes muid materjale, jätke allkirjaploki järel rida vahele ja tippige siis “Enclosure” või “Enclosures”. Kui olete lisanud mitu dokumenti, on kasulik kirjutada number sulgudes, näiteks järgmiselt: “Kambrid (2).Ä€Ärge lisage oma ümbriste tähiste järele kirjavahemärke.
9
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Lugege kiri ette, et tuvastada ebamugavalt kõlavad laused. Kontrollige õigekirja-, grammatika- või vormindusvigu ning veenduge, et teie kirjutis oleks selge ja lühike. Vigadevaba töö tagamine on alati oluline, kuid kaaskirja kirjutamisel on see ülioluline.
10
Kui saadate kirja veebis, lisage elektrooniline allkiri. Kas allkirjastage paberitükk ja skannige see oma arvutisse, kasutage oma tekstitöötlusprogrammi allkirja lisamise funktsiooni või joonistage allkiri graafikatöötlusprogrammis. Sisestage oma allkirjaga pilt sulgeva ja trükitud allkirja vahele jäävasse tühja ruumi. Vajadusel muutke pildi suurust ja joondage see ümbritseva tekstiga.
11
Kui saadate selle digitaalselt, salvestage kiri PDF-vormingus. Salvestage oma kiri Wordi dokumendina (nt .doc või .docx), juhuks kui teil on vaja tulevikus muudatusi teha. Lisaks, kui saadate kirja meiliga või laadite selle veebisaidile üles, leidke oma tekstitöötlusprogrammi rippmenüüst “Salvesta kui” või “Laadi alla kui” valik “Salvesta PDF-ina”. PDF on stabiilsem kui Wordi dokument ja see võib aidata tagada, et teie lugeja saab õigesti vormindatud kirja.
12
Printige kiri välja ja pitseerige see ümbrikusse, kui saadate selle postiga. Pärast kirja printimist lisage oma käsitsi kirjutatud allkiri. Tippige või kirjutage ümbrikule tagastus- ja saaja aadressid, seejärel saatke kiri vastavalt oma riigi postistandarditele. Lisage ümbrikusse kindlasti kõik lisatud dokumendid.