Üks keerulisemaid olukordi ettevõtte omanikule või ettevõtjale on tegelemine klientidega, kelle arveldustähtaeg on hilinenud. Makse küsimine viisakalt, kuid kindlalt on delikaatne teema, kuid tasakaal on saavutatav. Peaksite saatma meeldetuletuse, kus on kirjas, kui palju tuleb maksta ja kuidas klient saab maksta. Kui klient tähtajaks ei tasu, siis tuleks saata lisakirju. Üldiselt on kolm tähte: esimene teade, kindel meeldetuletus ja viimane nõue.
1
Vormindage oma kiri. Teie kiri tuleks üles seada nagu tavaline ärikiri. Määrake kirjatüübiks midagi loetavat, mis tavaliselt töötab Times New Roman 12 punktiga enamiku lugejate jaoks.Ärge unustage lisada kirja saatmise kuupäev.Kui te ei kasuta ettevõtte kirjaplanki, peate ülaossa lisama oma ettevõtte aadressi.
2
Taotlege makset. Peaksite esmase meeldetuletuse välja saatma esimesel maksetähtpäeval. Soovite kasutada sõbralikku tooni. Lõppude lõpuks võis klient lihtsalt unustada, et maksetähtaeg oli või tšekk võib olla isegi posti teel. Kindlasti määrake kliendile tasumise tähtaeg. Võite kirjutada: “Selle kirjaga tuletame teile meelde, et teie kontole nr 45667 oli maksetähtaeg 12. aprill 2016. Tänase seisuga ei ole me teilt makset saanud. Palun esitage oma makse seitsme päeva jooksul.â€Võite olla valmis pakkuma makseplaani. Kui jah, siis mainige seda kirjas. Näiteks võite nõustuda poole selle kuu tasumisele kuuluvast summast ja teise poole kuu aega hiljem .
3
Tuvastage vastuvõetavad makseviisid. Te ei soovi, et klient saadaks teile makse viisil, mida te ei aktsepteeri. Enda kaitsmiseks öelge selgelt, milliseid makseviise te aktsepteerite isikliku tšeki, maksekorralduse, sularaha või krediitkaardiga (nt Visa, MasterCard, Discover, American Express jne). Kui krediitkaardimakse on võimalik, lisage lehe allosas olevad read. teie kiri kaardi numbri, aegumiskuupäeva, kaardiomaniku nime, allkirja ja võetava summa kohta. Näiteks võite kirjutada: “Võite maksta tšeki või maksekorraldusega, mille makstakse välja [sisestage oma nimi]. viisakalt oma klientidele aktsepteerime makseid ka Visa, Master Card või American Expressiga. Kui otsustate tasuda oma saldo krediitkaardiga, täitke allosas olev vorm, allkirjastage ja tagastage see kiri meie kontorisse. krediitkaardimakse seadistamiseks võite helistada.â€
4
Lõpetage kiri. Peaksite kliendile ütlema, millised manused olete lisanud. Samuti öelge neile, et nad jätaksid kirja tähelepanuta, kui makse on juba saadetud. Kui teie kirjaplank ei sisalda telefoninumbrit või e-posti aadressi, peaksite esitama ka selle teabe. Näiteks võite kirjutada: “Olen saatnud arve koopia. Kaasas on ka templiga adresseeritud ümbrik. saate kasutada. Kui olete oma makse juba saatnud, siis palun ignoreerige seda kirja.â€Ärge unustage oma kirjale alla kirjutada. Lisage ka oma ametinimetus, nt patsiendikonto koordinaator.
5
Saada teade kliendile. Saate saata kirja e-posti teel või posti teel. Kui saadate postiga, on kõige parem saata kinnitatud kiri, nõutakse tagastuskviitungit. See näitab, et klient on teie meeldetuletuse kätte saanud.Ärge unustage lisamast lisasid, nagu arve koopia või ümbrik.Kui saadate selle teate meili teel, saatke manused PDF-failidena.
6
Tuletage kliendile meelde, et ta on hilinenud. Valmistage ette teine täht, kasutades sama vormingut kui esimene. Ärge unustage mainida, et olete juba saatnud esimese teate, kuid te pole midagi kuulnud. Kui olete lisanud viivised, tasud või intressid, mainige seda kindlasti. Võtke omaks tõsine toon. Teie esimene meeldetuletus oli sõbralik, kuid nüüd peate olema tõsine. Näiteks võite kirjutada: “Tänase seisuga ei ole me teilt veel makset saanud, kuigi saatsime teile teate 13. aprillil. Selle tulemusena on teie konto on hilinenud. Me ei ole veel kohaldanud ühtegi viivist ega intressi.â€
7
Määrake teine tähtaeg. Andke kliendile makse saatmiseks veel umbes seitse päeva. Samuti tuletage neile meelde tagajärgi, kui nad ei maksa. Näiteks võite lisada viivistasusid või muid tasusid. Näidiskeel võiks olla järgmine: “Kui me ei saa järgmise seitsme päeva jooksul kogu makset kätte, võime teie kontole lisada 50 dollari suuruse hilinenud trahvi.” tuletage kliendile meelde teie vastuvõetavaid makseviise, kasutades sama keelt, mida kasutasite oma esimeses teates.
8
Lõpetage kiri. Saate kliendile öelda, mis juhtub, kui ta ei maksa. Näiteks võib teil olla poliitika, mille kohaselt ei pea te kellegagi enam äri tegema, kui ta maksetega hilineb. Näiteks võite kirjutada: “Pange tähele, et meil on poliitika, mille kohaselt keeldume teenuse osutamisest kõigile isikutele, kellel on konto rohkem kui 14 päeva hilinenud. Usume, et äritegevust ei pea lõpetama ja ootame teie makset. Kui olete makse juba saatnud, siis ignoreerige seda kirja.â€Te ei tohiks seda teadet meiliga saata. Selle asemel saatke see postiga kinnitatud post, tagastuskviitung on nõutav. Hoidke koopia alati enda jaoks alles.
9
Määrake kiri oma lõplikuks nõudmiseks. Seadistage kiri tavalise ärikirjana. Lisage siiski ka pealkiri, näiteks sõnad “Lõplik nõudlus”. Kirjutage sõnad paksus kirjas ja tõmmake need alla. Soovite, et adressaat teaks, et see on tema viimane võimalus tasuda, enne kui hakkate lisatoiminguid tegema.
10
Selgitage viivised. Peaksite kliendile ütlema, et ta rikub nüüd teie lepingut ja olete lisanud viivise või trahvi hilinemise eest. Seejärel öelge neile uus kogusumma, mida nad peavad maksma. Näidiskeel võiks olla järgmine: “Vaatamata eelmistele meeldetuletustele on teie konto endiselt võlgnevus. Kuna rikute nüüd meie maksetingimusi, lisame 50-dollarilise hilinenud maksetrahvi vastavalt meie… ˜Võlgade hilinenud tasumine Lepingutingimused.’ Tasumata võlg on nüüd $225.00.â€
11
Andke tähtaeg. Peaksite kliendile ütlema, kui palju aega on tal lõppmakse tegemiseks. Te ei tohiks neile liiga palju aega anda. Näiteks võite määrata 72-tunnise tähtaja. Selgitage, mis juhtub, kui klient tähtajast kinni ei pea. Näiteks võite konto inkassodele üle anda või kliendi kohtusse kaevata. Näidiskeel võiks olla järgmine: “Nüüd on ülioluline, et maksaksite oma tasumata arve täielikult järgmise seitsmekümne kahe tunni jooksul. Kui te seda ei tee, siis meil ei jää muud üle, kui edastada see konto meie inkassobüroole, kes lisab kontole rohkem tasusid. Nende sõnade esiletõstmiseks võite kirjutada paksus kirjas “seitsekümmend kaks tundi”.
12
Lõpetage oma kiri. Rõhutage, et klient peaks seda viimast nõudekirja tõsiselt võtma ja maksma. Näiteks võite kirjutada: “Seetõttu soovitame teil seda asja tõsiselt võtta ja võimalikult kiiresti oma saldo täies ulatuses tasuda.”
13
Saada kiri postiga. Peaksite saatma selle posti teel, kasutades kinnitatud posti, nõutud tagastuskviitung. Kui te kliendilt vastu ei võta, siis saatke konto inkassodesse või kaevake kohtusse, millega te kirjas ähvardasite.