Kontorikirjad, tuntud ka kui ärikirjad, on kirjaliku suhtluse vorm, mida kasutatakse professionaalse teabe edastamiseks. Kuna kontorikirjad peegeldavad nii autorit kui ka organisatsiooni tervikuna, on oluline, et need kirjad oleksid ametlikud, viisakad ja professionaalsed.
1
Otsustage, millist vormingut kasutate. Kasutada on kolme populaarset vormingut: plokk, modifitseeritud plokk ja poolplokk. Plokivorming tähendab, et kõik tähe elemendid on joondatud lehe vasakule, muudetud plokk võimaldab mõnda elementi paremale nihutada ja poolplokk on joondatud vasakule, kuid iga lõik on taandega. Plokivorming on kõige formaalsem ja laialdaselt kasutatav formaat. Kui te pole kindel, millist tüüpi vormingut kasutada, on see parim valik. Pidage meeles, et erinevad organisatsioonid kasutavad erinevaid vormindustehnikaid, seega olge vajadusel vormindamisel paindlik.
2
Valige font. Fondivaliku standard on Times New Roman, 12 punkti. Ariali peetakse ka vastuvõetavaks fontiks. Oluline on meeles pidada mitte ainult kirja loetavust, vaid ka seda, kes on teie publik. Näiteks kui kirjutate konservatiivsele organisatsioonile, peaksite valima standardse Times New Romani. Teise võimalusena, kui teie organisatsioon on liberaalsem, on teil rohkem tegutsemisruumi erinevate fontide valimiseks.
3
Määrake oma veerised. Veerised on kirjutusala serva ümber olevad valged tühjad alad. Enamik tekstitöötlusprogramme seatakse automaatselt standardsele (1-tollised veerised ümberringi), kuid saate alati kontrollida, kas vormindate õigesti. Kontrollige tähe proportsioone prindi eelvaate abil.
4
Valmistuge oma kirja tippimiseks. Äritähed tuleks trükkida (ühe vahega) tekstitöötlusprogrammis, mis on seadistatud printima 8 × 11 tolli tühjale valgele paberile.
5
Loo pealkiri. Pealkiri on tagastusaadress (tavaliselt 2-3 rida) ja see sisaldab teavet organisatsiooni ja selle kohta, kuhu lugeja saab kirjavahetuse tagastada. See sisaldab organisatsiooni nime (esimene rida), tänava aadressi (teine rida) ning linna ja osariiki (kolmas rida). Pealkiri tuleb paigutada kahe tolli kaugusel lehe ülaosast. Samuti on vastuvõetav lisateabe lisamine (telefon). , e-post, faks) pärast aadressi kolmandat rida.Püüdke mitte kasutada lühendeid (näiteks kirjutage tänava asemel st.). Osariigi lühendamisel kasutage kindlasti tavalisi postiteenuse lühendeid ja kirjutage mõlemad tähed suurtähtedega. Pealkirja ei pea lisama, kui teie ettevõttel on standardne kirjaplank, mis sisaldab kogu organisatsiooni identifitseerivat teavet.
6
Kaasake kuupäev. Plokistiili kasutamisel jätke alati rida vahele ja lisage seejärel kuupäev tagastusaadressi alla. Standardne Ameerika kuupäeva vorming on: kuu, päev ja aasta (kaasa arvatud koma pärast päeva). Ärge lühendage kuid ja kasutage aastanumbriks nelja numbrit. Kuupäeva Briti standardvormingus on: päev, kuu, aasta (ilma komata). Kui kasutate päise asemel kirjaplanki, asetage kuupäev kolm rida viimase rea alla kirjaplangist.
7
Lisage siseaadress. Siseaadress on saaja ametinimetus, täisnimi ja aadress. See tuleks lisada ühe rea võrra saatja USA postiaadressi alla või ühe tolli võrra alla kuupäeva. See on alati joondatud vasakule. Kirjutage alati organisatsiooni konkreetsele isikule. Kui teil pole nime või ametinimetust, helistage või minge veebi, et uurida. Kaasake kõrgeim võimalik ametinimetus (Dr., Professor jne). Kui pöördute naise poole, kellel pole ametinimetust, tehke kindlaks, kas tema poole tuleks pöörduda kui proua, proua või preili. Kahtluse korral kasutage pr. Rahvusvaheliste aadresside kasutamisel lisage riigi nimi (kõigi suurtähtedega) viimane rida.
8
Kaasake tervitus või tervitus. Kasutage sama nime/pealkirja, mida kasutatakse siseaadressis. Tervituse tüüp sõltub teie suhetest adressaadiga, kuid kõige tavalisem tervitus on “Kallis”, millele järgneb saaja nimi ja koolon. Tervitus tuleks asetada vasakule veerisele, kaks rida siseaadressi alla. Kui te ei tea adressaadi nime, võite kasutada ka selliseid fraase nagu “Keda see võib puudutada” või “Lugupeetud härra või proua”. Briti inglise keel, te ei vaja saaja nime järel koolonit. Selle asemel jätke see tühjaks või kasutage koma.
9
Otsustage, kas soovite lisada teemarea. Teemarida on lause, mis aitab lugejal kiiresti mõista teie kirja eesmärki. See on täiesti vabatahtlik. Sellele eelneb tavaliselt sõna Subject: või Re: ja selle saab paigutada kas ühe rea võrra tervituse alla või otse siseaadressi järele. Teemarea silmapaistvamaks muutmiseks võite kasutada paksu kirjatüüpi, täistähti või alla joonida. tekst.
10
Kaasake sissejuhatav põhilõik. Siin saate tutvustada nii seda, kes te olete, kui ka kirja kirjutamise eesmärki. See peaks olema joondatud vasakule, kaks rida allpool tervitust (või mis iganes, mis asub enne tähe põhiosa). Kui kasutate plokkide või muudetud plokivorminguid, pole taane vaja. Taane ainult poolplokivormingu kasutamisel.
11
Lisage täiendavaid kehalõike. Täiendavad lõigud peaksid andma rohkem üksikasju, rohkem taustateavet või selgitama mis tahes teavet. See tuleks jällegi jätta joondatud, ühe vahega ja taandega ainult poolplokivormingu kasutamisel. Jäta vahele rida iga uue lõigu vahel.Lisage täiendav lõik igal ajal, kui tutvustad uut ideed või uut teavet.Pidage meeles, et oluline on olla sisutihe ja jõuda ärikirjades otse asja juurde. Püüdke mitte lasta oma lõikudel venida ega kesta kauem kui vaja.
12
Kaasake lõpuosa lõik. See on teie kirja viimane lõik. See peaks lugejale meelde tuletama teie põhipunkti ja andma lugejale taotluse järelmeetmete võtmiseks (vajadusel).
13
Kaasake täiendav sulgemine. Täiendav lõpp on lühike viisakas fraas, mis viib teie kirja lõpuni. See peaks olema üks tühik tähe põhiosa lõpust allpool. Tavalised lõpusõnad sisaldavad selliseid fraase nagu Lugupidamisega, Lugupidamisega või Tõesti. Lõpusõna esimene sõna kirjutatakse alati suurtähtedega, teine aga mitte. Plokivormingu jaoks joondage vasakule. Muudetud ploki jaoks liigutage tabeldusklahvi keskele ja alustage tippimist (nii et see joondub paremale). Poolploki puhul asetage sulgemine täielikult keskele. Muude valikute hulka kuuluvad: Lugupidamisega, Väga siiralt teie, Lugupidamisega ja Südamlikult.
14
Kaasake allkiri ja isikutunnistus. Pärast sulgemist vajutage allkirja jaoks ruumi jätmiseks neli korda sisestusklahvi. Pärast seda sisestage oma eesnimi, perekonnanimi ja kõik mandaadid. Teie pealkiri võib olla teie nime all. Kasutage oma nime allkirjastamisel sinist või musta tinti. Teie allkiri peaks algama sisestatud nime esimese tähe kohal.
15
Vajadusel esitage lõpumärgid. Lõpumärke kasutatakse mis tahes lisateabe (nt initsiaalid või ümbrised) jaoks. Teave tuleb paigutada vasakule veerisele, kaks tühikut allkirjainfo all. Initsiaalid lisatakse juhul, kui selle tippib keegi teine peale kirja autori. Esikohal on autori initsiaalid (suurtähtedega), järgneb koolon või kaldkriips ja masinakirjutaja initsiaalid väiketähtedega. Manused on kõik muud üksused, mis kirjaga koos saadetakse. Seda tähistatakse sõnaga “Kambrid” või lühendiga “Enc.” või “Encs”. vastavalt vajadusele. Kui korpuseid on mitu, on tavaks seda tähistada, märkides sulgudes korpuste arvu: Korpused (3).
16
Kirjutage sobival toonil. Tooni tuntakse kui kirjaniku suhtumist või tunnet kirjutisse. On oluline, et kirjas oleks professionaalne toon, sest see peegeldab nii kirjutajat kui ka organisatsiooni. Olge kirjutades viisakas ja siiras, kasutades selliseid fraase nagu “aitäh” või “võtke minuga ühendust.” Ärge kunagi kasutage alandlik toon – isegi kui teave on negatiivne. Näiteks selle asemel, et öelda: “Te ei lugenud juhiseid hoolikalt läbi”, öelge selle asemel, et “süsteem võib välja lülituda, kui juhiseid ei järgita õigesti.”
17
Kasutage mittediskrimineerivat keelekasutust. Ärge kasutage üldistusi ega keelekasutust, mida teised võivad solvavaks pidada. Kasutage üldistuste tegemiseks soopõhiseid pealkirju ja vältige stereotüüpseid väiteid. Näiteks kasutage esimehe asemel juhatajat või öelge “kontori töötajad” versus “tüdrukud kontoris”.
18
Kasutage sobivat grammatikat ja sõnavalikut. Kasutage terviklikke ja keerulisi lauseid ning vältige fragmente ja läbijooksmisi. Lugege alati uuesti läbi, et veenduda, et teie laused on ühtsed ja hästi kokku pandud. Ärge kasutage slängitermineid ega madalama taseme sõnu, hoolimata sellest, kui populaarsed need on. Vältige näiteks selliste sõnade kasutamist nagu: värk, meeldib või tõesti. Vältige liiga palju kasutatud sõnu, nagu: palju, hea või kena. Ärge kasutage jooksvaid lauseid, millel ei näi olevat lõppu ja mis nõuavad kirjavahemärke, kuid ärge kasutage seda. Ärge kasutage ühtegi ja koondage palju ideid ühte lausesse, mis tuleks jagada mõneks lauseks. (See on läbikäiva lause näide) Kontrollige oma lauseid. (on täielikud, mitte killud nagu see).
19
Kasutage sobivaid kirjutamise tavasid. See hõlmab kirjavahemärke ja õigekirja. Kui kahtlete, kasutage oma tekstitöötlussüsteemis õigekirja- ja grammatikakontrolli. Ärge kasutage stenogrammi, nagu LOL (naera valjult) või TTYL (räägime hiljem). Vältige liigsete kirjavahemärkide kasutamist!!!!!!