Garantiikirjas võtab isik või ettevõte rahalise vastutuse teise isiku või ettevõtte eest, kui ta peaks lepingust loobuma. Neid kirju on vaja paljude finantstehingute jaoks, näiteks võivad üürileandjad nõuda käendaja kirja, kui nad arvavad, et potentsiaalsel üürnikul ei ole üüri maksmiseks piisavalt sissetulekut või riik võib nõuda, et see lisataks reisiviisa taotlustele, et tagada reisijatele ei jää rahast tühjaks ega jää oma riiki kinni. Üldiselt on käendajatel väga oluline mõista kõiki tingimusi, millega nad nõustuvad, ja koostada ametlik kiri, mis need tingimused kirjalikult kinnistab, sest käendaja kirja esitamine kellegi nimel tähendab tohutu rahalise kohustuse võtmist.
1
Lugege läbi kõik lepinguga seotud paberitööd. Veenduge, et olete tehinguga rahul, enne kui nõustute kirja kirjutama. Küsige lepingu paberite koopiat, et saaksite hinnata finantstehingu tagamise riske. Kellegi teise võla tagamise kohustust ei tohiks võtta kergelt. Analüüsige, kas saaksite võla katta, kui isik, kelle garanteerite, ei maksa oma makseid. Võite lasta advokaadil lepingut vaadata, et veenduda, et selles pole lünki. Kui teil palutakse kirjutada käendaja kiri kellegi reisiviisa saamiseks, veenduge, et inimesel on tegelikult rahalised vahendid kavandatava reisi tegemiseks.
2
Paluge kohtuda või rääkida asutusega, kes nõuab teie maksetagatist. See võib olla rendifirma, pank, konsulaat või muu asutus. Praegu on hea aeg esitada kõik lepingutingimuste kohta tekkivad küsimused. Alati on kõige parem veenduda, et te ei satu kellegi nimel rahaliselt riskantsesse olukorda. Samuti on hea mõte küsida, kas asutusel on olemas standardne käendaja vorm, millele ta peab alla kirjutama. See vorm võib asendada käendaja kirja, mille kirjutate ise, või harvadel juhtudel võib see olla teie kirjale lisaks. Määratud vormi täitmine lihtsustab teie jaoks protsessi. Mõned näited käendaja vormidest, millega võite kokku puutuda, on järgmised: veksel ja vanemapoolne garantii
3
Leppige läbi käendaja kirja tingimused. See ei pruugi olla igal juhul võimalik, kuid on oluline, et tunneksite end kõigi lepingutingimustega rahul. Teisisõnu, kui te ei soovi võtta rahalist vastutust lepingu eest sellisel kujul, nagu see on, ei tee halba proovida muuta tingimusi, millega te ei nõustu. Näiteks võib teil olla võimalik katta võlga või tehingut ainult teatud summa ulatuses või vältida pärast esialgset tehingut kogunenud lisatasude katmist.
4
Avage dokument tekstitöötlusprogrammis. Peaksite kirja tippima, mitte käsitsi kirjutama, sest see on oluline juriidiline dokument. Paljudel tekstitöötlusprogrammidel on isegi mallid, mida saate tähtede vormindamiseks kasutada. See muudab käendaja kirja vormistamise palju lihtsamaks, eriti kui teil on tekstitöötluse kogemus piiratud. Kui teile on antud käendaja vorm, täitke lihtsalt kogu nõutav teave ja tagastage see asutusse, kust see tuli.
5
Alustage lehe vasakus ülanurgas või paremas ülanurgas oleva tähe kuupäevaga. Lisage ülaossa ka oma nimi, aadress, e-posti aadress ja telefoninumber.Mõned tekstitöötlusprogrammid lisavad selle teabe automaatselt teie kirjaplangile, seega veenduge, et te ei kordaks seda teavet kirja päises ja sisus.
6
Adresseerige kiri garantiid nõudvale ettevõttele, mitte konkreetsetele ettevõtte ametnikele, kellega olete suhelnud. Veenduge, et teie kirja toon oleks ametlik ja otsekohene. Näiteks “Dear Pine Street Property Management” on lihtne, kuid asjakohane viis kirja alustamiseks.
7
Alustage oma esimese lõigu kirjutamist, tuvastades ennast ja oma suhet isikuga, kelle garanteerite. Lõppkokkuvõttes selgitab see jaotis lugejale, miks olete nõus selle vastutuse kellegi teise nimel võtma.
8
Öelge oma sõnadega, mida garanteerite. Ükskõik, kas tagate näiteks üürilepingu, majalaenu, viisataotluse või äritehingu, peaksite oma sõnadega selgelt välja ütlema, mida olete nõus tegema. See aitab määratleda teile sobivad tingimused ja teeb lugejale selgeks, millega olete üldiselt nõustunud.
9
Selgitage, miks teie käendaja kiri üldse vajalik on, kui see on üldse ebaselge. Tõenäoliselt pole see kõigil asjaoludel vajalik, kuid see on võimalus selgitada lugejale kõiki erilisi asjaolusid, millega tuleb tegeleda. Pole vaja olla ebamäärane selles osas, miks peate tehingu tagama, sest juriidilisel isikul, kellele kirjutate, peaks juba olema kogu asjakohane finantsteave. Lihtsalt ja kiiresti öelge, miks teid vajatakse. Võimaluse korral järgige kohe seda teavet, miks arvate, et isik, kelle heaks allkirjastate, teeb ise makseid ilma teieta. Tegelikult peaks selle lepingu sõlmimiseks kõigepealt olema tunne, et see nii läheb. Öelge see, et oma lugejat (ja iseennast) rahustada. Juhtudel, kui teate, et maksate tegelikult kõik maksed, näiteks kui garanteerite oma lapse korteri üürilepingu ajal, mil ta õpib kolledžis, tehke lihtsalt selgeks oma vastutus.
10
Lõpetage oma kiri, tehes eraldi selge ja kokkuvõtliku avalduse, milles võetakse kokku teie käendaja kiri. Märkige oma nimi, selle isiku nimi, kellele allkirja kirjutate, ja täpne tehing, mille garanteerite. See on ka koht, kus saate selgelt väljendada kõiki tehingule seatud rahalisi või kuupäevapiiranguid. Olge võimalikult täpne. Näiteks: “Mina, Richard Pearson, nõustun käesolevaga tagama ja vastutama üüritasu eest aadressil 745 Sperry Street, Springfield, MO vastavalt renditingimustele, millele on alla kirjutanud Amy Pearson. See garantii jääb kehtima. kehtib kuni 22. detsembrini 2012 või üürilepingu lõppemisel.”Kui garanteerite kellelegi viisa saamiseks, siis märkige taotleja nimi, taotluse number, aadress ja võimalusel ka sünniaeg. Soovitav on taotlejalt ja väljastanud konsulaadilt uurida, mida kirjas oodatakse.
11
Esitage mis tahes muu teave, mida ettevõte nõuab. See võib sisaldada pangakonto numbrit, aastatulu, sotsiaalkindlustuse numbrit, koduaadressi või sünnikuupäeva. Enne selle oma kirja lisamist veenduge, et see teave on vajalik. Seda tüüpi tundliku finantsteabe esitamisel tuleks olla ettevaatlik ja olla kindel selle asutuse turvalisuse suhtes, kellele teabe esitate.
12
Kirja õigekirja kontrollimine. Samuti on hea mõte paluda kellelgi seda korrektuuri lugeda. Kaks silmakomplekti on alati paremad kui üks.
13
Printige kiri isiklikule või ettevõtte kirjaplangile. Kui kirjutate pangagarantiikirja, on see vajalik, kuid kirjaplank näeb igat tüüpi tehingu puhul alati ametlikum välja. Samuti võidakse teil paluda, et teie ülemus kirjutaks kirja alla ja kuupäevaks, näiteks kui teie ettevõte garanteerib tehingu, erinevalt sinust isiklikult.
14
Palgake notar, kes tunnistab teie allkirja ning paneb kirjale allkirja ja templi. Garantiikirja küsiv üksus võib seda nõuda, kuid ei pruugi seda nõuda. Kui jah, siis ärge unustage oma kirjale notari ees käsitsi alla kirjutada ja kuupäeva panna ning jätta vormingus ruumi notari allkirja ja templi jaoks.
15
Tehke kirjast enne selle esitamist isiklikud koopiad. Oluline on, et teil oleks oma koopia sellest, millega olete kokku leppinud. Ärge eeldage, et ettevõte, kellele oma kirja saadate, annab teile hiljem koopia.