Kui loodate, et keegi teie üritust või midagi muud teie ette võtaks, peaksite kirjutama sponsorkirja. Teie kiri peab veenma sponsorit panustamise väärt ja selgelt kirjeldama sponsori saadavat kasu. Õige sponsorkirja kirjutamine võib muuta sponsorluse tagamise või ignoreerimise vahel.
1
Määrake oma eesmärgid. Mida loodate sponsorkirjaga saavutada – konkreetselt? Mida soovite, et ettevõte teeks? Milleks te sponsorlust kasutate ja miks see oluline on? Enne sponsorkirja kirjutamist peaksite teadma vastuseid neile küsimustele. Sponsorluskirjad peaksid olema konkreetsed ja keskendunud. Kui need on liiga ebamäärased või te ei tea, mida otsite või miks, ei ole need kuigi tõhusad. Saate aru, miks soovite eesmärke saavutada. Sponsorlustaotlused on edukamad, kui nendega kaasneb eesmärgitunne või kirg. Veenda inimesi, miks tasub sellele eesmärgile aega või raha pühendada, võib-olla rääkides neile lugu sellest, kuidas see eesmärk on kedagi või kogukonda aidanud
2
Koostage ettevõtete nimekiri. Kellel võib olla motivatsiooni teie eesmärki toetada? Võib-olla on mõni ettevõtte omanik, kellel on isiklik põhjus teie eesmärke toetada. Või äkki on mõni mittetulundusühing, mis toetab sarnaseid missioone. Kes on sarnastele üritustele andnud? Peate valdkonda uurima. Lisage loendisse kindlasti ettevõtted või inimesed, kellega teil või teistel teiega koostööd tegevatel inimestel on isiklik side. Ärge kunagi alahinnake isiklike sidemete väärtust. Ärge jätke tähelepanuta väikeettevõtteid või neid, kellel pole vitriine. Nad võivad olla ka nõus andma. Pidage meeles, et saate mängida “kohalikku” nurka. Kodulinna ettevõtted näevad sageli eelist oma kogukonnaga ühenduses olemises. Kui töötate meeskonnas, jagage loendis olevad ettevõtted ja andke igale meeskonnaliikmele ülesanne mõnega neist ühendust võtta, et igaüks saaks isikliku kontakti.
3
Tehke kindlaks, mida otsite. Sponsorlus võib esineda mitmel erineval kujul. Enne sponsorkirja kirjutamist peate kindlaks määrama, mida te taotlete. Mõlemad võimalused on nii raha kui ka mitterahalised annetused. Mitterahalised annetused tähendavad, et ettevõte annetab raha andmise asemel materjale või tooteid, mida saab üritusel kasutada. Mõnikord on need teenused, mitte materiaalsed kaubad. Võib-olla olete valmis toote asemel vabatahtlikku tööd tegema. Mõlemal juhul peate olema väga selge, mida otsite – täpsemalt.
4
Tehke kindlaks, mida pakute. Sageli võimaldavad sponsorkirjad inimestel valida erinevate sponsorlustasemete vahel. See võimaldab ettevõtetel raha anda, kui neil ei ole nii palju kulutavat tulu kui suurematel ettevõtetel. Otsustage sponsorluse tase. Peaksite selgelt kirjeldama erinevate sponsorlustasemete eeliseid. Inimesed, kes annavad rohkem, peaksid rohkem saama. Reklaamibänner, avalik teadaanne ettevõtte või sponsorluse kohta ning veebisaidil või reklaammaterjalides või -programmides kuvatav ettevõtte logo on kõik näited eelistest, mida saate pakkuda.
5
Määrake selle konkreetse isiku nimi, kes peaks kirja saama. Ärge kunagi adresseerige kaaskirja üldistele inimestele, “keda see puudutada võib.” See tundub liiga isikupäratu. Sageli on õige isik isik, kes juhib ettevõtte personaliosakonda või selle tegevjuht. Helistage ettevõtet või vaadake selle veebisaiti ja tehke kindlaks, kes tegeleb sponsorlusega. Ärge arvake ära. Tõhususe tagamiseks peab sponsorkiri olema kindlasti adresseeritud õigele inimesele. Tehke tema nime ja tiitli õigekiri. Peaksite ka välja mõtlema välja, kas organisatsioonil on heategevuseks annetamise poliitika, et te ei raiskaks oma aega ja saaksite oma taotluse poliitikaga kooskõlastada.
6
Uurige sponsorlustaotluse kirjade näidiseid. Internetist leiate palju sponsorlustaotluste kirjade malle. Mõned on tasulised teenused, kuid paljud on tasuta. Vormingu ja sisu aimu saamiseks peaksite need kirjad läbi lugema. Ärge siiski kopeerige näidiskirja liiga lähedalt. Peate oma kirja kohandama vastavalt organisatsioonile, kellele kirjutate, nii et see kõlaks isiklikult ja mitte liiga valelikuna. Näiteks kui teate, et tegevjuhil on teie eesmärgiga seotud isiklik taust, saate kirja sellele inimesele isikupärastada. Peaksite teadma taotletavate inimeste või ettevõtete tausta ja kohandama kirju nii, et need tunduksid isiklikud.
7
Valige õige toon. Toon sõltub publikust. Siiski peaksite sponsorkirjas alati olema professionaalne ja mitte liiga kõnekeelne. Pange kiri ametlikule kirjaplangile, millel on teie organisatsiooni logo ja nimi. See muudab teie taotluse professionaalsemaks. Kui taotlete enda jaoks sponsorlust, võite siiski luua professionaalse kirjaplangi, mille ülaosas on teie nimi ilusas kirjas. Kui kirjutate ettevõttele või muule organisatsioonile, on kõige parem formaalsus. Kui kirjutate pereliikmele või sõbrale, võiksite olla vähem ametlik, kuid siiski ei tohiks te olla nii juhuslik, et kõlate lugupidamatult. Mitteametliku meili saatmine ei anna tõenäoliselt häid tulemusi kummalgi juhul.
8
Kasutage standardset ärikirja vormingut. Tüüpiline sponsorkiri kasutab paljudes ärikirjades nähtud vormingut. Peaksite kasutama õiget struktuuri, vastasel juhul ei näe see professionaalne. Alustage tähte kuupäevaga ning seejärel sponsori nime ja aadressiga. Seejärel pange tühiku järele tervitus: Kallis (isiku nimi) ja koma. Hoidke see lühike. Hoidke sponsorkiri ühel lehel. Inimestel pole tõenäoliselt aega rohkem lugeda. Enamik inimesi, keda palutakse, annavad teie sponsorkirjale umbes minuti. Nii et lisaks ühele lehele hoidmisele veenduge, et keel oleks lühike ja selge. Saada see tigupost. Meilipäringud jätavad mulje, et te ei hoolinud selle saatmisel palju.
9
Lõpeta tänutundega. Sponsorkirja lõpus peaksite neid tänama tähelepanu eest. Lisage lõikude vahele kindlasti vaheaegu ja jätke ruumi oma käsitsi kirjutatud allkirja jaoks. Lõpetage lugupidava ja professionaalse tervitusega, näiteks: Lugupidamisega ning seejärel teie nimi ja ametinimetus. Allkirjastage see isiklikult. Kaasake muud materjalid. Võimalik, et soovite oma sponsorkirjaga varustada trükitud flaieri, et anda teavet oma sündmuse või ettevõtte kohta. See lisab usaldusväärsust ja võib muuta ettevõttel teid toetades mugavamaks tunda. Samamoodi, kui teie organisatsioon on saanud uudiseid, võite oma tehtu kinnitamiseks lisada näidisuudiste artikli.
10
Kirjutage hea sissejuhatus. Kirja alguslõigus tuleks kohe tutvustada ennast või oma ettevõtet ja oma eesmärki – konkreetselt. Ära peksa võssa. Inimesed tuleb otse väravast välja tõmmata. Ärge eeldage, et inimesed teavad, kes te olete või mida teie organisatsioon teeb. Selgitage neid asju selgelt. Alustage ettevõtte (kui see on ettevõtte kiri) või enda kirjeldusega (kui see on mõeldud isiklikuks sponsorluseks). Näiteks selline ja selline ettevõte on mittetulundusühing, mis on pühendunud taastusravile… jne. Mõne saavutuse kohe esiletõstmine teeb selgeks, miks pole risk teile sponsorlust anda. Tehke väga selgeks, kuidas raha konkreetselt kasutatakse. Teises või esimeses lõigus peate esitama otsese sponsorluse taotluse ja selgitama, miks te seda otsite.
11
Kirjeldage eeliseid. Sulle sponsorluse andmiseks peab ettevõte või isik olema veendunud, et ta saab sellest kasu. Nii et kirja keskmistes lõikudes edastage eelised selgelt – mitte teile, vaid neile. Kui sponsorid saavad näiteks sponsorlusest head reklaami, selgitage, kuidas. Olge väga konkreetne: kas sündmust näidatakse televisioonis? Kui palju inimesi osaleb? Kas VIP-e tuleb? Kui teie üritust sponsoreerivad teised silmapaistvad ettevõtted või nende konkurendid, võiksite seda mainida. Andke sponsoritele valikuvõimalusi. Neile meeldib see, et neil on erinevad valikud, mis vastavad nende individuaalsetele vajadustele või eelarvele.
12
Veenda toetavate tõenditega. See tähendab mõne numbri lisamist – näiteks vaatajaskonna suurust või nende inimeste demograafilist teavet, kelleni nad jõuavad. Ärge unustage lisada ka emotsionaalset veetlust – isiklikku lugu kellestki, keda aidatakse, näiteks kui öeldakse lühidalt (ühe või kahe lausega), võib see olla väga liigutav. Selgitage, kuidas tunnustate sponsoreid nende sponsorluse eest. Võib-olla saavad nad teie üritusel sponsorluse eest tasuta boksiruumi. Esitage sponsorlepingu olulised üksikasjad, mida nad oma otsuse tegemiseks vajavad. Ärge unustage lisada kontaktandmeid. Võiksite lisada ka ise adresseeritud templiga ümbriku, et neil oleks lihtsam vastata. Ärge unustage lisada kuupäeva, millal soovite vastata. Küsige sponsoritelt, kuidas nad eelistavad, et neid tunnustataks. Näiteks kuidas nad tahavad, et nende nimi ilmuks ja kas nad tahavad, et neid tunnustataks? Pakkuge võimalusi, kuid ärge kunagi eeldage. Küsi.
13
Teatage sündmuse taustast. Peaksite kirjas esitama mõned konkreetsed üksikasjad, et toetada oma organisatsiooni või üritust. Näiteks kui kirjutate kirja heategevusorganisatsioonile, peaksite selgitama heategevuse tausta, näiteks selle asutamise aega, kes seda juhib. , keda see teenib ja mis tahes auhindu või saavutusi, mida see on saanud. Näita ära ütle. Ärge lihtsalt öelge meile, et grupp või üritus on hea või väärt. Veena meid, näidates üksikasju – tõendeid, mis kinnitavad, miks või kuidas üritus või rühm on hea või väärt. Tõendid on üldiselt veenvamad kui ülivõrded.
14
Jälgige isiklikult. Lihtsalt ettevõttele kirja saatmine ei ole kõige isiklikum viis sideme loomiseks. Kuigi sponsorkiri on hea mõte, jätkake sellega isiklikumalt. Kui te ei saa 10 päeva jooksul vastust, võite helistada või läbi astuda. Pidage siiski meeles, et eriti paljud tegevjuhid on väga hõivatud ja võivad olla ärritunud. Seega võiksite esmalt kohtumise kokku leppida või helistada. Veenduge, et väljendate oma projektist põnevust. Vältige kõike negatiivset. Te ei taha tunduda, et kerjate või üritate neile annetamise pärast süütunnet tekitada. Kui vastus on “võib-olla”, ärge tundke end jälgimise pärast halvasti. Lihtsalt ärge tehke seda. kohe või liiga palju või muutute tüütuks. Ärge kunagi olge ülemeelik. Ärge arvake, et nad korraldavad teile kohtumise või sponsorluse. Lihtsalt tänage neid tähelepanu eest. Ärge unustage saata tänukirja, kui saate sponsorluse.
15
Korrektuur. Kui te oma kirja korrektuuri ei loe, võite oma sponsorluse võimalusi saboteerida. Õigekirja- või grammatikavigadest tulvil tähed ei tundu professionaalsed. Ja miks peaks keegi tahtma oma nime seostada ebaprofessionaalse sündmusega? Kontrollige kirjavahemärke. Paljud inimesed ei tea, kuidas komasid või apostroofe õigesti kasutada. Väikesed asjad on siin olulised. Printige oma kirja koopia välja, pange see maha ja lugege paberkoopia mõne tunni pärast. Mõnikord kiindub silm veebisisuga niivõrd, et seda veebis lugedes võib kirjavigadest kergemini mööda vaadata. Veenduge, et saadaksite selle õige postikuluga professionaalses ärilises ümbrikus.
16
Siin on näide: