Kui intervjueerite haldusassistendi ametikohal, võite järgida teatud intervjuu ettevalmistamise meetodeid, et intervjuust maksimaalselt ära kasutada ja tagada oma parimad võimalused töökoha leidmiseks. Intervjuuks valmistumiseks pole “õiget” viisi; pigem on olemas strateegiad, mida saate kasutada oma intervjuuoskuste parandamiseks. Järgige neid samme, et valmistuda haldusassistendi vestluseks.
1
Tutvuge haldusassistendi üldiste tööülesannetega. Nende hulka kuuluvad kohtumiste ajastamine ja salvestamine, nii füüsiliste kui ka virtuaalsete failisüsteemide haldamine, kirjete korraldamine, andmebaasiprogrammide kasutamine andmete sisestamiseks ja andmearuannete loomiseks, mitmerealise telefonisüsteemi käitamine ja dokumentide (nt büroodevahelised memorandumid, kirjad ja meilid) ettevalmistamine.
2
Uurige ettevõtet. Igat tüüpi intervjuudeks valmistudes peaksite enne intervjuule minekut ettevõtte kohta võimalikult palju teadma. See näitab tööandjale, et olete ettevõttest motiveeritud ja huvitatud, mitte ei otsi lihtsalt tööd.
3
Tutvuge tööpakkumisega. Igal tööandjal on erinevad oskused, kvalifikatsioon ja tööülesanded, mida ta töötajalt otsib. Intervjuudeks valmistumise oluline osa on kandideeritava töövõimaluse eripärade uurimine. Näiteks võib üks tööandja väärtustada õigeaegsust ja regulaarsust kõigist muudest omadustest kõrgemalt, teine aga võib rõhutada soovi loomingulise, kastist väljas mõtlemise ja paindlikkuse järele.
4
Valmistage ette oma varasema töökogemuse, kvalifikatsiooni, tugevate ja nõrkade külgede kirjeldused. Konkreetset töökohta silmas pidades koostage nende intervjuu põhiosade jaoks lühikesed ja ülevaatlikud selgitused.
5
Uurige oma CV-d. Peaksite suutma vastata küsimustele ja oma CV-s sisalduvat teavet täiendama. Lisaks veenduge, et teie CV oleks ajakohane ja kajastaks haldusassistendi kvalifikatsiooni.
6
Harjutage oma andmesisestusoskusi. Tööandjate jaoks on tavaline praktika, et nad korraldavad vestlusele tulles administratiivse abi taotlejatele praktilisi andmesisestusteste. See tähendab, et osa intervjuu ettevalmistamisest peaks hõlmama tippimise ja kümne klahvi oskuse harjamist, pidades silmas ajastust ja täpsust.
7
Sõnastage vastused tavalistele haldusassistendi intervjuu küsimustele. Olge valmis näitama oma teadmisi järgmistes valdkondades: Peaksite suutma selgitada, kuidas korraldate ja haldate päevakava, sealhulgas milliseid tööriistu kasutate, kuidas meeldetuletusi määrate ja kuidas lahendate ajakavade konflikte. Klienditeenindus on sageli oluline osa Haldusassistendi ametikohale, kuna teilt võidakse nõuda telefonikõnede haldamist, olla vahendaja oma ülemuse ja teiste ärikontaktide vahel ning tervitada kliente. Haldusassistendina võidakse teil paluda käsitleda konfidentsiaalset teavet. Olge haldusassistendi vestlusel valmis selgitama, kuidas kohtlete tundlikku teavet ja milliseid meetmeid selle kaitsmiseks ette võtate. Multitegumtöötlus on haldusassistendi lahutamatu osa, seega valmistage ette näiteid selle kohta, kuidas saate korraga toime tulla paljude kohustustega. Keskenduge aja juhtimisele, korraldamisele ja ülesannete delegeerimisele (kui see on asjakohane). Peate administraatoriassistendina kasutama mitmesuguseid arvutitarkvara ja kontoriseadmeid. Intervjuu ettevalmistamise osana koostage põhjalik nimekiri oma oskustest nendes valdkondades.
8
Harjutage oma intervjuu vastuseid. Te ei taha oma vastuseid sõna-sõnalt pähe õppida, kuid soovite oma vastuste ladususega rahul olla, enne kui asute vestlusele haldusassistendiga.
9
Otsustage sobiv riietus. Peaaegu igat tüüpi äritegevus, igat tüüpi keskkonnas, vajab haldusassistendi teenuseid; seetõttu on oluline, et riietuksite viisil, mis sobib ettevõttega, kus intervjueerite. Helistage administraatorile ja küsige, mis on riietuskood, seejärel valige riietus, mis on sellest 1 pügala võrra kõrgem. Näiteks kui ettevõtte riietumisstiil on äriline vabaaja riietus, võib tavalisest vabaaja nööpidega ja khakivärvi riietusest samm edasi olla bleiseri lisamine ansamblisse.