Millised on erinevat tüüpi dokumendikontrolleri tööd?

Dokumendikontrolleri töö hõlmab ettevõtte kirjaliku materjali läbivaatamist, et tagada ettevõtte vastavus teatud standarditele. Valitsuse reguleeritud tööstusharudes, nagu tervishoid või haridus, võivad need spetsialistid vastutada ühtsete dokumentide läbivaatamise, muudatuste haldamise ja säilitamise protseduuride tagamise eest, nagu on volitanud reguleerivad asutused. Dokumendikontroll võib olla ühendatud ka muude ametialaste rollidega, sealhulgas tehniliste kirjutajate või kvaliteedi tagamise töötajatega. Samuti on mitmeid tarkvarapakette, mis on loodud selleks, et aidata ettevõtetel hallata dokumentide elutsükleid, ja dokumendikontrolleri töökohad võivad hõlmata nende programmidega töötamist. Need spetsialistid võivad töötada ka väliste tarnijatega, sealhulgas printerite, tõlkijate ja korrektoritega, et tagada ettevõtte standardite järgimine dokumentide valmistamise kõigis etappides.

Üks ettevõtte valdkond, kus dokumendikontrolleri töökohad on sageli saadaval, on eeskirjade järgimine. Nende ametikohad võivad hõlmata menetlusdokumentide ajakohastamist ja läbivaatamist, et veenduda, et see kajastaks ettevõtte uusimaid tavasid, ning teavitada asjaomastest reguleerivatest asutustest muudatustest. Dokumentide vastutavad töötlejad võivad vastutada ka muudatuste dokumenteerimisele esitatavate juriidiliste nõuete kindlaksmääramise eest ja tagada, et kõik ettevõtte muudatused oleksid nõuetekohaselt edastatud ja tehtud. Regulatiivsete küsimustega seotud dokumendikontrolöri töökohad ei ole tavaliselt algtaseme ametikohad, kuna need nõuavad teatud ettevõtte või konkreetse tööstusharuga seotud valitsusasutuste tundmist.

Algtaseme taotlejatele võivad olla saadaval ka muud dokumendikontrolleri töökohad ja need hõlmavad sageli põhilisi haldusfunktsioone, nagu dokumendi andmebaaside ja failisüsteemi värskendamine, samuti kirjandusele identifitseerimisnumbrite määramine. Nad võivad vastutada ka dokumentide läbivaatamise ja auditeerimise hõlbustamise eest nii sise- kui ka välisrühmade poolt. Neid ülesandeid võib kombineerida muude üldiste haldusfunktsioonidega, nagu andmesisestus ja failihaldus.

Valdav enamus äriüksustest kasutab oma kirjanduse tuvastamiseks, värskendamiseks ja säilitamiseks dokumendihaldustarkvara. Mõned dokumendikontrolleri tööd hõlmavad selle tarkvara kasutamist elektrooniliste infosüsteemide värskendamiseks ja hooldamiseks. Selles valdkonnas töötavad inimesed võivad ka koguda arhiveerimiseks vajalikke dokumente ja aidata tagada, et avalikud dokumendid järgiksid ettevõtte kaubamärgi ja õigusprobleemide standardeid. Samuti võivad nad tagada, et dokumentatsioonikirjed on ajakohased ja vastavad asjakohastele dokumentide kontrolli põhimõtetele ja protseduuridele. Teised töötajad võivad ettevõtte kirjanduse otsimisel nendelt spetsialistidelt juhiseid otsida. Nad võivad aidata ka kirjalike dokumentide (nt pakkumiste, ettepanekute ja toetustaotluste) koostamisel, tagades, et need järgivad kehtivaid nõudeid.