Ülemuse sissetulevad telefonikõned võivad mõnikord põhjustada ärevust, eriti kui teie ülemus muudab teid tavaliselt närviliseks ja vähem enesekindlaks. Parimad viisid ülemuse telefonikõnede haldamiseks on alati järgida professionaalset telefonietiketti ning olla valmis oma tööga seotud ülesannete ja päringute vastuvõtmiseks.
1
Vastake telefonikõnele kahe kuni kolme helina jooksul. See muudab teid produktiivseks ja hõivatuks. Kui vastate telefonile liiga vara, võib tunduda, et te pole liiga hõivatud, samas kui vastamise liiga kaua ootamine jätab mulje, nagu helistaja ei ole prioriteet. Professionaalses keskkonnas peaksite seda tegema olenemata sellest, kes teile helistab. . Ärge reserveerige seda ega ühtegi telefoni etiketi punkti selleks, kui teie ülemus teie helistaja ID-le ilmub, sest iga töökaaslane, klient ja müüja on professionaalselt viisaka käitumise suhtes vastuvõtlikum. Lisaks ei saa te kunagi kindlalt teada, millal teie ülemus teiselt liinilt helistab.
2
Kasutage professionaalset tervitust. Telefonile vastates püüdke olla professionaalne ja meeldiv. Näiteks kui sissetulevad kõned tulevad üldiselt teistelt teie organisatsiooni töökaaslastelt või kui teate, et teie ülemus on teisel pool toru, öelge: “See on John Smith. Kuidas saan teid täna aidata? suuremate organisatsioonide puhul, millel on mitu osakonda, võiksite oma tervitusse lisada ka oma osakonna: „See on John Smith müügist. Kuidas saan teid aidata? Kui vastate välisliinilt telefonikõnele, peaksite märkima oma ettevõtte nime, isegi kui kahtlustate, et teie ülemus võib helistada. Näiteks võite öelda: “Tere pärastlõunal! See on ABC vidinad, räägib John Smith. Kuidas saan teid aidata?â€
3
Neelake toit alla või sülitage närimiskummi välja. Parim on seda teha enne telefonile vastamist, kuid kui te ei saa seda õigel ajal teha, on teie järgmine võimalus lõpetada toiming võimalikult vaiksel ja diskreetsel viisil. Toidu või kummiga rääkimine suus võib muuta teie heli ebaprofessionaalseks ja selle võib sageli tuvastada ka teisest otsast helistaja.
4
Rääkige selgelt ja otse huulikusse. See hoiab ära teie ja teie ülemuse vahelise suhtluse, mis võib põhjustada probleeme. Samuti võib teie ülemus olla pettunud, kui tal on rääkimise ja halva helikvaliteedi tõttu probleeme teiega suhtlemisel. Samuti peaksite proovima vastates ja telefoniga rääkides naeratada. Enamik helistajaid, sealhulgas teie ülemus, kuuleb teie hääle ja tooni kaudu naeratust. See võib teie ülemusele positiivselt mõjuda, eriti kui töötate müügi ja klienditeenindusega seotud tööstusharudes.
5
Pöörake oma ülemusele kogu tähelepanu. Kui teie ülemus kõneleb, pöörake kindlasti tähelepanu. Lõpetage kõik, mille kallal töötate – isegi kui see on ülesanne, mille teie ülemus teile varem andis – ja olge valmis kuulama, mida teie ülemus ütleb. Üldreeglina vältige reageerimist välistele segajatele, kui teie ülemus teiega räägib. Näiteks kui teie telefonikõne ajal teie kontorisse siseneb teie töökaaslane, viidake viisakalt käes olevale telefonile, et näidata, et te ei suuda praegu rääkida.
6
Tehke ülemusega vesteldes märkmeid. See aitab teil olla valmis juhuks, kui teie ülemus annab teile konkreetse ülesande jaoks olulist teavet, nagu kellaajad, kuupäevad, aadressid või juhised. See võimaldab teil ka ülemusele vastuseks tekkida võivaid küsimusi üles kirjutada. Kaaluge märkmiku ja pliiatsi hoidmist laual või ülemises sahtlis, kus see on hõlpsasti juurdepääsetav. Kui läheduses on märkmik, saate teha märkmeid nii planeeritud kui ka planeerimata telefonikõnede kohta. Kui teil pole märkmikku käepärast, kuid istute arvuti taga, saate avada tühja märkme või tekstitöötlusdokumendi ja teha märkmeid kasutades et. Arvestage siiski, et teie ülemus kuuleb teie valjuhäälset trükkimist; peate olema eriti ettevaatlik, et näidata aktiivset kuulamist, et teie ülemus ei hakkaks vähem mõtlema, kas teie klaviatuuri klõpsud on vestlusega tõesti seotud.
7
Ole rahulik. Hingake paar vaikselt sügavat hinge ja võtke vajadusel lonks vett, et aidata teil rahulikuks jääda. Ärevuse sümptomeid saab kuulda telefoni teel, eriti kui hingate raskelt või kui teie hääl kõlab närviliselt ja värisevalt. Rahulikuks jäämine aitab teil end ka enesekindlamalt ja kontrollivamalt tunda. Kui teate, et teie ülemus hakkab helistama, proovige närvienergia vabastamiseks teha enne lühike jalutuskäik. Isegi teie kontoris või osakonnas jalutamine võib aidata. Lihtsalt veenduge, et teil oleks piisavalt aega ülemuse telefonikõne jaoks. Kui teil on vaja vahetult enne kõnet või kõne ajal maha rahuneda, proovige sügavalt hingata. Hingake nelja kuni viie sekundi jooksul võimalikult vaikselt läbi nina sisse; hoidke veel kolm sekundit, seejärel hingake vaikselt välja veel nelja kuni viie jooksul. Suurenenud hapnik peaks aitama pingetest vabaneda ja meelt puhastada.
8
Harjutage kogu aeg aktiivset kuulamist. Kuna teie ülemus teiega isiklikult ei räägi, on oluline, et mõistaksite selgelt kõike, mida ta teile telefoni teel räägib. Ärge kartke paluda oma ülemusel korrata ja selgitada asju, mida te esimesel korral õigesti ei kuulnud või aru saanud. Tegelikult võib olla hea mõte küsida selgitusi või üksikasju perioodiliselt kinnitada, isegi kui teil on selge arusaam oma ülemuse juhistest. See võib olla sama lihtne kui juhiste oma sõnadega kokkuvõte enne toru katkestamist. Näidates aktiivset kuulamist, kinnitate oma ülemusele, et pöörasite tähelepanu ja esitate üldise professionaalse käitumise.
9
Vasta lühidalt ja asjalikult. See annab edasi valmisoleku ja võimaldab teie ülemusel jõuda kõne juurteni ilma segajateta. Enamikul juhtudel on teie ülemus hõivatud ja soovib tõenäoliselt teavet selle kohta, miks ta helistas. Kui teie ülemus ei küsi konkreetselt kõiki üksikasju, proovige pakkuda täpselt seda, mida teie ülemus soovib. Jällegi, see ei tähenda, et te ei peaks vajaduse korral selgitusi küsima. Teie ülemus on tõenäoliselt hõivatud, kuid tavaliselt on parem kulutada lisa 60 sekundit oma küsimuse esitamisele, kui sundida ennast või oma ülemust hiljem tunde kulutama oma vigade parandamisele. Kui teil on rohkem küsimusi, kui aeg lubab, küsige ülemuselt, kas teil on mõni muu töökaaslane või kirjalikud juhised, millele saate täiendava selgituse saamiseks pöörduda.
10
Noogutage suuliselt kogu vestluse vältel. Suulised peanoogutused on sellised avaldused nagu “jah”, “okei”, “ma saan aru” ja “ma näen” – need kõik näitavad, et kuulate aktiivselt oma ülemust. Muidugi, need verbaalsed peanoogutused tuleks vestlusesse sobivalt paigutada. Enne sellise märkuse tegemist oodake pärast juhiseid või selgitust paus.
11
Säilitage kogu kõne vältel positiivne suhtumine. Positiivne ja teotahteline suhtumine näitab teie ülemusele, et olete enesekindel, pädev ja ei karda tööga seotud väljakutseid vastu võtta. Näiteks kui teie ülemus helistab, et probleemist rääkida, arutage võimalikke lahendusi, mida saate rakendada. Isegi kui teie ülemus kritiseerib teie tööd või käitumist, olge võimalikult vastuvõtlik. Tunnistage kriitikat, tehes selle oma sõnadega kokku, seejärel arutage selle kriitikapunkti võimalikke lahendusi. Võite väljendada kõiki ausaid muresid, mis teil on edasimineku suhtes, kuid peaksite vältima minevikuvigade või probleemide vabandust. Kui peate oma muresid väljendama või mineviku probleeme selgitama, tehke “teie” avalduste asemel “mina”. See takistab teie ülemust kaitsmast ega vastamast vihaste või negatiivsete avaldustega. Näiteks kui teie ülemus helistab, et rääkida teiega projektist, mida te õigel ajal ei lõpetanud, öelge “Te ei andnud mulle kõiki ressursse õigel ajal” asemel “Mul tekkis ressursside kogumisel probleeme”.
12
Tänan oma ülemust, et võttis aega teile helistamiseks. Kuigi teie ülemus helistas teile, mitte vastupidi, on ülemuse tänamine teile helistamise eest suurepärane viis väljendada tänu tema aja eest. Näiteks öelge: “Ma tean, et teil on kiire päev; tänan, et leidsite aega mulle helistada.” See kehtib peaaegu kõigi ülemusega telefonikõnede kohta, kuid see on eriti oluline, kui teie ülemus helistas, et selgitada. projekti, väljendage oma muret või kritiseerige oma tööd. Eesmärk on näidata oma innukust teha teile antud ülesannetega head tööd, ja ülemust tema aja eest tänades tunnistate, et ülemuse üleskutse teeb teie tööst head töö teostatavam.
13
Võimalusel vasta kõnele. Kui ülemus helistab teile pärast tööaega, peaksite telefonile vastama seni, kuni see ei sega tööväliseid prioriteete. See kehtib eriti juhul, kui alustasite sellel töökohal viimase kuue kuu jooksul. Valmisolek ülemusega pärast tavapärast tööaega suhelda näitab teie pühendumust ettevõttele ja oma ametikohale. Kui te aga ei saa telefonile vastata, peaksite vastake oma ülemusele niipea, kui saate. Ideaalis tähendab see järelejäänud kõneposti kuulamist ja ülemusele mõne minuti jooksul tagasi helistamist. Olenevalt ettevõtte kultuurist ja kõne olemusest võib teil õnnestuda kiire teksti- või meilisõnum, mis selgitab viivitust, kui telefonikõne on võimatu.
14
Uurige oma ettevõtte kultuuri. Mõnes ettevõttes võib teie tööandja eeldada, et jääte telefoni ja e-posti teel ühendust, olenemata kellaajast või nädalapäevast. Kuigi see võib tunduda ebaõiglane, peate selle oma ettevõtte kultuuri osana aktsepteerima, kui soovite seal tööd jätkata. Kui te pole kindel, mis protokolliga on tegu, pidage nõu oma töökaaslastega. Võite teada saada, et on täiesti vastuvõetav mõnetunnine vastamine edasi lükata, või võite avastada, et kõik teised vastavad kohe. Uurige välja, milline on oodatav vastus ja järgige seda.
15
Jääge positiivseks ja tegutsege vastavalt olukorrale. Peaksite oma ülemust kuulates alati olema viisakas ja positiivne, isegi pärast tööaega helistades. Sellegipoolest peate enne sellele õige vastuse leidmist iga olukorra eraldi üle vaatama. Kui teie ülemus pakub näiteks üldist kriitikat või juhiste kogumit, tehke vestluse ajal märkmeid, kuid võite julgelt jätkake pärast kõne lõppu oma varasemaid tööväliseid tegevusi. Tavaliselt saate toimingu salvestada tavapärase tööaja jaoks, kui asi pole kiireloomuline. Teisest küljest, kui teie ülemus helistab teile hädaolukorra pärast, peate hädaolukorraga tegelema kohe ja vastavalt ülemuse soovidele.
16
Hinnake oma üldist tööga rahulolu. Teie ülemus ei saa mõistlikult eeldada, et olete 24/7 kättesaadav – pole aga mingit garantiid, et teie ülemusel on mõistlikud ootused. Kui teie ülemus helistab teile regulaarselt pärast tööaega ja see põhjustab teile märkimisväärset ebaõnne või ärevust, võib olla aeg mõelda uue töö otsimisele. Võite proovida mobiiltelefoni välja lülitada, kui teate, et teie ülemus helistab pärast tööaega, kuid Kui teie töökoht ei ole ametiühingusse kuuluv, olete tõenäoliselt “oma tahtmise järgi” töötaja, kelle võib igal ajal töölt lahkuda. Teie ülemus võib taganeda pärast sõnumi saamist, et te ei vasta pärast tundide lõppu, kuid on ka võimalik, et teie ülemus vastab teid vallandades.