Kui teie töö nõuab klientidega telefoni teel ühendust võtmist, on tõenäoline, et jätate palju kõnepostisõnumeid. Aga mida täpselt peaks pärast piiksu ütlema? Kogu vajaliku teabe meelde tuletamine võib olla närvesööv ja seetõttu jäävad olulised üksikasjad välja. Jätke laialivalguvad, improviseeritud sõnumid, luues kõnepostisõnumite jätmise süsteemi. Peas läbi kiire kontrollnimekirja saate veenduda, et olete adressaadile edastamiseks edastanud kogu teabe, ja parandate oma võimalusi tagasi helistada.
1
Kasutage õiget hääletooni. Niipea kui alustate sõnumi salvestamist, rääkige selgel ja kuuldaval häälel. Ärge pomisege ega rääkige liiga kiiresti. Proovige anda endast parim, et olla huvitatud ja energiline, et köita kuulaja tähelepanu. Isegi kui adressaat teid ei näe, kostub teie üldine toon telefoni teel, seega veenduge, et edastaksite õiget tooni. Öelge kõike, mida ütlete. Halb vastuvõtt võib teie häält moonutada ja katkestada. Isegi tavaline kõnehääl võib telefoni teel segaseks muutuda. Teie hääle kvaliteet peaks kõneviisi asjakohaselt kajastama. Näiteks on hea tunduda põnevil, kui jätate kõneposti, et õnnitleda oma vennapoega tema keskkooli lõpetamise puhul. Kui aga avaldate kaastunnet leinavale sõbrale, peaksite hoidma oma tooni pühaliku ja lugupidavana.
2
Mainige oma nimi. Öelge kõigepealt saajale oma nimi. Nii saab inimene, kellele helistate, kohe teada, kes te olete. Lihtne “see on (teie eesnimi)” sobib enamikus olukordades või sissejuhatavam “minu nimi on (täisnimi)”, kui inimene, kellele helistate, pole teid varem kohanud. Sõbrad ja sugulased tunnevad teid ära, ilma et oleks vaja täiendavat isikut tuvastada. Kui see on professionaalne kõne, on neil hääle ja sõnumiga seostatav nimi, mis aitab avada isiklikuma suhtlusliini. See samm näib olevat iseenesestmõistetav, kuid helistajad unustavad selle sageli, kui neile helistatakse. kohapeal. Kui teil on ametinimetus või enda kirjeldus, mis võib kõne saajale kasulikuks osutuda, lisage see oma nime järele, st “Minu nimi on Dr. Holdsworth, Sacred Heart Medicali vanemradioloog Center” või “see on Gloria Carpenter, ma olen Chloe ema koolist.”
3
Jäta oma telefoninumber. Rääkige oma telefoninumber kohe pärast oma nime. Enamik helistajaid ootab oma kontaktteabe edastamisega kõneposti lõppu, kuid kui adressaat seda esimest korda ei taba, on nad sunnitud kogu sõnumi uuesti kuulama. Ärge unustage oma telefoninumbrit jättes rääkida aeglaselt ja hääldada, et see oleks arusaadav. Lihtne viis oma telefoninumbri pakkumiseks sõnumi alguses on öelda näiteks “see on (teie nimi), minu number on (teie telefoninumber). ),†või “minu nimi on (nimi) helistan numbrilt (number).â€Hoolimata helistaja ID funktsioonide levikust, on alati soovitatav jätta oma telefoninumber juhuks, kui isikul, kellele helistate, ei ole teie number on salvestatud või taotlete, et nad helistaksid teisele laiendile tagasi.
4
Looge ühendus. Kui kuulate äriga seotud kõnepostisõnumeid või sõnumeid tundmatutelt saatjatelt, hakkavad inimesed muutuma kahtlustavaks või tundmatuks, kui nad ei tea, kes te olete või miks te helistate. Rahustage neid, mainides ühist sõpra või viidet, kes on teile oma numbri andnud. Jällegi muudab see kõne isiklikumaks. Kõnepost tundub vähem invasiivne ja saate suurema tõenäosusega vastuse. Proovige teha lühike sissejuhatus, mis annab kuulajale vihje, näiteks “Sain teie numbri Patilt, kes ütleb, et olete huvitatud oma telefoni müügist. paat.”Isegi kui te ei tee ärikõnet, võib ühenduse loomine aidata adressaadil mugavamaks muuta. “See on Bob, teie naaber teisel pool tänavat – on meeldivam kui “See on Robert Henderson”.
5
Eelnevalt mõtle läbi, mida ütled. Enne kõneposti jätmist tehke selge ettekujutus sellest, mida kavatsete öelda. See ei tohiks olla eriline probleem, kui helistate kindla kavatsusega, kuid kui kuulete helisignaali teises otsas ja teate, et see salvestatakse, võib paljud helistajad tühjaks jätta. Jaotage teave täppideks ja vajutage igale neist enne kõne katkestamist.Eriti pakiliste või oluliste kõnepostisõnumite puhul kaaluge enne tähtaega umbkaudse skripti kirjutamist.Kui märkate, et te jätate vahele, keskenduge lihtsalt oma nime väljaselgitamisele, helistage tagasi mõne sõnaga helistamise number ja põhjus. Kujutage ette, et saadate kõneposti, et saada romantiline huvi eilse kohtingu vastu. Sõnumi mõtteline visandamine enne selle salvestamist võib tähendada erinevust laheda, rahuliku ja kogutud ning kogeleva närvivapustuse vahel.
6
Hoidke oma sõnum lühidalt. Piirake kõnepostisõnumi pikkus 20–30 sekundiga. Harva tuleb ette juhuseid, kui kõnepost peab olema pikem. Sa ei taha adressaati tüüdata liiga pika, lookleva sissejuhatuse või jutuga. Olge napisõnaline ja asjakohane. Lühisõnum võib tegelikult tekitada uudishimu ja veenda inimest tagasi helistama, kui ta ei pruugi seda teha. Kui jätate liiga lühikese kõneposti, võib adressaat pidada seda ebaoluliseks ja kustutada selle isegi kuulamata. See on eriti tõenäoline, kui helistate loendis mitteolevalt numbrilt. Kõnepostisõnumi jätmise eesmärk on sundida kedagi teile tagasi helistama, mitte maha laadima kogu teavet, mida kavatsesite nendega kõne ajal jagada.
7
Avage kõige olulisema teabega. Lõpetage ja öelge selgelt oma helistamise põhjus. Kui puudutate lihtsalt alust, öelge seda; kui teil on müügipakkumine või olete tehinguga tegelemas või kohtumist kinnitamas, andke sellest saajale teada. Teie kuulaja kaotab kiiresti huvi ja võib sõnumi kustutada, kui te talle oma eesmärgist ette ei teata. Teil on oma mõtte selgeks tegemiseks vähe aega. Kui hakkate võpatama, võib teie kuulaja sõnumist loobuda enne, kui ta jõuab olulise teabeni. Palju parem on edastada rasked uudised, näiteks “isa on haiglas”, ja kasutada ülejäänud sõnumit lohutamiseks. ja selgitada, kui see on teema ümber tantsimine ja kuulaja muret tekitamine.
8
Olge isiklik ja orgaaniline. Vältige soovi libiseda tormaka, üldise kõlaga “telefonihääle”. Suure tõenäosusega annab teile kellaaja, kui neile tundub, et lähenete neile võrdsetel alustel. Kui kõlate nii, nagu loeksite stsenaariumi järgi, jääb kuulajale mulje, et nad on lihtsalt järjekordne kõne, mida peate tegema. tegema.
9
Esitage konkreetne küsimus või taotlus. Sõnumi lõpetamisel täpsustage, miks soovite, et adressaat teile tagasi helistaks. Esitage neile täpne küsimus või taotlus, mis motiveerib neid telefoni vastu võtma. Kui nad on pärast kõneposti kuulamist segaduses või ebakindlad teie kavatsuste suhtes, ei ole see oma ülesannet täitnud. Proovige selliseid fraase nagu “andke mulle teada, kuidas teile saadetud retsept meeldis” või “Olen huvitatud kuuldes teie ideid selle ettepaneku kohta. Inimesed on rohkem motiveeritud ühendust võtma, kui olete neile soovi avaldanud, kui siis, kui ütlete lihtsalt “helista mulle tagasi”.
10
Märkige uuesti oma nimi ja kontaktandmed. Lõpetage oma sõnum, andes kuulajale veel kord oma nime ja telefoninumbri. Korrake oma telefoninumbrit kaks korda, et poleks võimalust, et nad saavad numbri valesti või jätavad selle üles kirjutamata. Lisage kindlasti ka kõik üksikasjad, mis võivad abiks olla, kui adressaat teie kõnele tagasi pöördub, nt millal olete saadaval ja mitte ning parim kellaaeg helistamiseks.Telefoninumbri kirjutamine rohkem kui kaks korda kõne lõpus kõne on ülemäärane ja seda võidakse tõlgendada isegi ebaviisakana.Võite soovida välja kirjutada ka oma perekonnanime, kui helistaja pole teid kunagi varem kohanud.Te ei pea selle sammu pärast muretsema, kui teie sõnum on juhuslik sõber või sugulane.
11
Vältige pikaajalisi lõppu. Kui on aeg toru katkestada, ärge näägutage ega venita sõnumit asjatult. Kui see pole isiklik kõne kallimale, pole vaja kellelegi imelist päeva soovida. Saaja tähelepanu väheneb, mida kauem kõnepost kestab, nii et proovige mitte kaotada fookust lõpus. Tänage neid aja eest ja jätke suhtluse järgmine etapp nende enda teha. Sõbralikud lõpetamised, nagu “Ootan sinult kuulmist” on soojemad ja seetõttu tõhusamad kui üldised kommertslikud, nagu “head päeva”. Ärge korrake oma sõnumit ega tehke selle lõpus kokkuvõtet. Kui adressaadil on vaja mõnda detaili uuesti kuulda, saab ta seda hiljem uuesti esitada.