Paljud ettevõtted kasutavad Microsoft Excelit osakonna või ettevõtte üldiste kulude jälgimiseks. Kuna Excel on nüüd sageli komplekteeritud Windowsi operatsioonisüsteemi kasutavate personaalarvutitega, saate kui teie koduarvutis on Excel, saate seda kasutada oma arvete jälgimiseks. Teie kulude jälgimiseks Microsofti ja teistelt veebisaitidelt on saadaval mitu malli ning Exceli viimastes versioonides on eelinstallitud mallide hulgas ka mall teie arvete jälgimiseks. Saate seadistada ka oma arvutustabeli, et jälgida oma arveid Excelis. Järgnevad juhised mõlema lähenemisviisi jaoks.
1
Valige eelinstallitud mall. Exceli hiljutised versioonid sisaldavad malli isiklike kulude jälgimiseks koos tavaliste ärirakenduste mallidega. Nendele mallidele pääsete juurde ja saate neid kasutada oma arvete jälgimiseks Excelis. Excel 2003s valige menüüst Fail “Uus”. Dialoogiboksi “Mallid” kuvamiseks valige tööpaanil “Uus töövihik” “Minu arvutis”. Programmis Excel 2007 valige nupu “Fail” menüüst “Uus”. See kuvab dialoogiboksi “Uus töövihik”. Valige vasakpoolse paani menüüst “Mallid” “Installitud mallid”. Valige keskpaani jaotisest “Installitud mallid” “Isiklik kuueelarve” ja klõpsake “Loo”. Rakenduses Excel 2010 klõpsake vahekaarti “Fail” ja seejärel valige menüüst “Fail” “Uus”. Valige paani “Saadaolevad mallid” ülaosast “Näidismallid”, seejärel valige näidismallide kuvast “Isiklik kuueelarve” ja klõpsake “Loo”.
2
Valige veebimall. Kui Microsoft Exceliga eelinstallitud isikliku eelarve mall ei tööta teie kulude jälgimiseks, saate malli veebis valida. Malli saate alla laadida kolmanda osapoole saidilt või kasutada Microsoft Office Online’iga ühenduse loomiseks Excelit. Excel 2003 jaoks saate valida sobiva malli Microsoft Office Online’i teegist aadressil http://office.microsoft.com/en -meie/mallid/. (Siit leiate ka Exceli hilisemate versioonide jaoks mõeldud malle.) Valige Excel 2007 dialoogiboksis “Uus töövihik” Microsoft Office Online’i jaotisest “Eelarved”. Office’i veebimalliteegiga ühenduse loomiseks peab teil olema töötav Interneti-ühendus. Excel 2010-s valige saadaolevate mallide paani Office.com jaotisest “Eelarved”. Office’i veebimalliteegiga ühenduse loomiseks peab teil olema töötav Interneti-ühendus.
3
Sisestage oma teave vastavatesse lahtritesse. Täpne teave sõltub kasutatavast arvutustabeli mallist.
4
Salvestage oma arvutustabel. Võite kasutada arvutustabeli nime, mille mall annab, või muuta selle tähendusrikkamaks. Olemasolevale failinimele peaks piisama oma nime ja aastaarvu lisamisest.
5
Avage Excel.
6
Sisestage lahtrisse A1 arvutustabeli nimi. Kasutage tähendusrikast nimetust, näiteks “Isiklik eelarve”, “Isiklike kulude jälgimine” või midagi sarnast. (Jäta nime sisestamisel välja jutumärgid; siin kasutatakse neid ainult selleks, et näidata, et nimed on näited.)
7
Sisestage 2. reale veergude pealkirjad. Soovitatavad pealkirjad ja järjestus on “Kuupäev”, “Maksesaaja kategooria” (või “Makse saaja”), “Memo”, “Kulu”, “Tulu” (või “Sissetulek” või “Sissemakse”), ja “Tasakaal”. Sisestage need pealkirjad lahtritesse A2 kuni G2; peate võib-olla kohandama veeru laiust, et mahutada pikki veergude pealkirju või kirjeid. Kui olete arvutustabeli pealkirja ja veerupealkirjad seadistanud, kasutage funktsiooni “Külmuta paanid”, et hoida need pealkirjad kuva ülaosas, kui sirvite oma sissekandeid. Freeze Panes asub Excel 2003 ja varasemates versioonides menüüs “Vaade” ning Excel 2007 ja 2010 menüüriba “Vaade” rühmas “Aken”.
8
Sisestage oma esimene kuluartikkel 3. rea lahtritesse.
9
Sisestage tasakaalu valem lahtrisse G3. Kuna see on esimene saldokanne, määratakse saldo kulude ja tulude vahe alusel. Selle seadistamine sõltub sellest, kas soovite vaadata kulusid või sularaha. Kui seadistate arvutustabeli nii, et see vaataks peamiselt oma kulusid, oleks saldovalem =E3-F3, kus E3 on lahter tähistab kulu ja F3 on tulusid tähistav lahter. Valemi sel viisil seadistamine muudab teie kulude kogusumma positiivseks, mida on lihtsam mõista. Kui seadistate arvutustabeli nii, et teie sularaha oleks jooksvalt, oleks saldo valem =F3 -E3. Arvutustabeli sel viisil seadistamine näitab saldot positiivsena, kui teie rahavoog ületab teie kulud, ja negatiivsena, kui teil on rohkem kulusid kui tulusid.
10
Sisestage 4. rea lahtritesse oma teine kuluartikkel.
11
Sisestage tasakaalu valem lahtrisse G4. Kuna teine ja järgnevad kirjed säilitavad jooksva saldo, peate lisama kulude ja tulude vahe tulemuse eelmise kirje saldo väärtusele. Kui seadistate arvutustabeli nii, et see vaataks peamiselt oma kulud, oleks saldovalem =G3+(E4-F4), kus G3 on eelmist saldot tähistav lahter, E4 kulu ja F4 tulusid tähistav lahter. Kui seadistate arvutustabeli väärtuseks hoidke jooksvat vahekaarti oma sularaha kohta, saldovalem oleks =G3+(F4-E4). Kulude ja tulude vahet tähistavate lahtrite ümber olevad sulud ei ole vajalikud; need on lisatud lihtsalt valemi mõiste selgemaks muutmiseks. Kui soovite hoida saldoga lahtri tühjana kuni täieliku sisestuse tegemiseni, võite valemis kasutada IF-lauset, et kui kuupäev pole sisestatud, ei kuvata saldolahtris väärtust. Selle teise kirje valem on =IF(A4=””,””,G3+(E4-F4)), kui seadistate tabeli kulude jälgimiseks ja see on =IF(A4=” “,””, G3+(F4-E4)), kui seadistate arvutustabeli nii, et see kuvaks kassas oleva sularaha. (Võite välja jätta sulud kulusid ja tulusid tähistavate lahtrite ümber, kuid mitte välimist sulgude komplekti.)
12
Kopeerige tasakaalu valem veeru G (veerg Tasakaal) teistesse lahtritesse. Paremklõpsake Cell G3 ja valige hüpikmenüüst “Kopeeri”; seejärel lohistage, et valida veerus selle all olevad lahtrid. Paremklõpsake valitud lahtreid ja valige hüpikmenüüst “Kleebi”, et kleepida valem valitud lahtritesse. (Excel 2010-s valige hüpikmenüüst kas “Kleebi” või “Kleebi valemid”.) Valem värskendab automaatselt lahtriviiteid, et näidata kulu, tulu ja kuupäeva (kui neid kasutatakse) viiteid praegusest reast ja saldo viide praeguse rea kohal olevast reast.
13
Salvestage arvutustabel. Andke arvutustabelile tähendusrikas nimi, näiteks „Kulude jälgimine.xls” või „Isiklik eelarve.xls”. Nagu mallipõhise eelarvetabeli puhul, võiksite failinimesse lisada oma nime ja aasta. (Jällegi pange tähele, et jutumärke kasutatakse ainult näidisnimede näitamiseks ja neid ei tohiks sisestada. Samuti ei sisesta te faili järelliidet; Excel pakub seda teile.) Excel 2003 ja vanemad salvestavad arvutustabelifailid vanem “.xls”-vorming, samas kui Excel 2007 ja 2010 salvestavad arvutustabeleid uuemas XML-põhises “.xlsx”-vormingus, kuid saavad lugeda ja salvestada arvutustabeleid ka vanemas “.xls”-vormingus. Kui teil on mitu arvutit ja kavatsete seda arvutustabelit kõigis hoida, kasutage vanemat vormingut, kui mõnes teie arvutis on Excel 2003 või vanem, ja uuemat vormingut, kui kõigis teie arvutites on vähemalt Excel 2007.