Pivot-tabelid on interaktiivsed tabelid, mis võimaldavad kasutajal aruandluse ja analüüsimise hõlbustamiseks rühmitada ja teha kokkuvõtteid suures koguses andmeid lühikeses tabelivormingus. Need saavad andmeid sortida, loendada ja summeerida ning need on saadaval mitmesugustes tabelarvutusprogrammides. Excel võimaldab teil hõlpsasti luua liigendtabeleid, pukseerides asjakohase teabe vastavatesse kastidesse. Seejärel saate mustrite ja trendide leidmiseks andmeid filtreerida ja sortida.
1
Laadige arvutustabel, millest soovite Pivot Table -liigendtabeli luua. Pivot Table võimaldab teil luua arvutustabelist andmete visuaalseid aruandeid. Saate teha arvutusi ilma valemeid sisestamata või lahtreid kopeerimata. Pivot-liigendtabeli loomiseks vajate mitme kirjega arvutustabelit. Liigendtabeli saate luua ka Excelis, kasutades välist andmeallikat, nagu Access. Pivot-liigendtabeli saate sisestada uude Exceli tabelisse.
2
Veenduge, et teie andmed vastavad liigendtabeli vajadustele. Pivot tabel ei ole alati vastus, mida otsite. Pivot-tabeli funktsioonide kasutamiseks peab teie arvutustabel vastama mõnele põhikriteeriumile: teie arvutustabel peaks sisaldama vähemalt ühte veergu duplikaatväärtustega. See tähendab põhimõtteliselt lihtsalt seda, et vähemalt ühes veerus peaksid olema korduvad andmed. Järgmises jaotises käsitletavas näites on veerus “Toote tüüp” kaks kirjet: “Tabel” või “Tool”. See peaks sisaldama numbrilist teavet. Seda võrreldakse ja summeeritakse tabelis. Järgmise jaotise näites on veerus “Müük” arvandmed.
3
Käivitage Pivot Table viisard. Klõpsake Exceli akna ülaosas vahekaarti “Sisesta”. Klõpsake sisestusriba vasakus servas nuppu “PivotTable”. Kui kasutate Excel 2003 või varasemat versiooni, klõpsake menüül Andmed ja valige PivotTable ja PivotChart Report…
4
Valige andmed, mida soovite kasutada. Vaikimisi valib Excel kõik teie aktiivsel arvutustabelis olevad andmed. Võite klõpsata ja lohistada, et valida arvutustabeli konkreetne osa, või sisestada lahtrivahemiku käsitsi. Kui kasutate andmete jaoks välist allikat, klõpsake suvandil “Kasuta välist andmeallikat” ja klõpsake valikul Vali ühendus. … Sirvige arvutisse salvestatud andmebaasiühendust.
5
Valige oma Pivot Table’i asukoht. Pärast vahemiku valimist valige samast aknast oma asukohavalik. Vaikimisi paigutab Excel tabeli uuele töölehel, mis võimaldab teil edasi-tagasi lülituda, klõpsates akna allosas olevaid vahekaarte. Samuti saate paigutada Pivot Table-liigendtabeli andmetega samale lehele, mis võimaldab teil valida lahtri, kuhu soovite selle paigutada. Kui olete oma valikutega rahul, klõpsake nuppu OK. Teie Pivot Table paigutatakse ja liides muutub.
6
Lisage reaväli. Pivot-liigendtabeli loomisel sorteerite oma andmed sisuliselt ridade ja veergude järgi. See, kuhu lisate, määrab tabeli struktuuri. Teabe sisestamiseks lohistage väli paremal asuvast väljaloendist Pivot Table’i jaotisesse Reaväljad. Näiteks müüb teie ettevõte kahte toodet: laudu ja toole. Teil on arvutustabel iga teie viies poes (pood) müüdava toote (tootetüüp) numbriga (müügid). Soovite näha, kui palju igast tootest igas poes müüakse. Lohistage väli Pood väljade loendist Pivot Table -liigendtabeli jaotisesse Reaväljad. Kuvatakse teie kaupluste loend, igaüks eraldi reana.
7
Lisage veeru väli. Nagu read, võimaldavad ka veerud andmeid sortida ja kuvada. Ülaltoodud näites lisati jaotisele Reaväljad väli Store. Et näha, kui palju igat tüüpi tooteid müüdi, lohistage väli Tootetüüp jaotisesse Veerud väljad.
8
Lisage väärtusväli. Nüüd, kui organisatsioon on paika pandud, saate lisada tabelis kuvatavad andmed. Klõpsake ja lohistage välja Müük Pivot Table -liigendtabeli jaotisesse Väärtuse väljad. Näete, et teie tabelis kuvatakse teie mõlema toote müügiteave igas teie poes koos veeruga Kokku. Kõigi ülaltoodud toimingute jaoks saate lohistada väljad loendi Väljad all olevasse vastavatesse kastidesse. akna paremas servas, selle asemel, et neid lauale lohistada.
9
Lisage jaotisele mitu välja. Pivot-tabelid võimaldavad teil lisada igale jaotisele mitu välja, võimaldades andmete kuvamise üle minutit rohkem juhtida. Kasutades ülaltoodud näidet, oletame, et valmistate mitut tüüpi laudu ja mitut tüüpi toole. Teie arvutustabel salvestab selle, kas tegemist on laua või tooliga (tootetüüp), aga ka müüdud laua või tooli täpse mudeli (mudel). Lohistage väli Mudel jaotisesse Veerud väljad. Nüüd kuvatakse veergudes müügi jaotus mudelite ja üldise tüübi järgi. Saate muuta nende siltide kuvamise järjekorda, klõpsates akna paremas alanurgas olevates kastides välja kõrval olevat noolenuppu. Järjestuse muutmiseks valige “Liigu üles” või “Liigu alla”.
10
Muutke andmete kuvamise viisi. Väärtuste kuvamise viisi saate muuta, klõpsates väljal Väärtused väärtuse kõrval olevat nooleikooni. Väärtuste arvutamise viisi muutmiseks valige “Väärtuse välja sätted”. Näiteks võite kuvada väärtuse kogusumma asemel protsentides või arvutada väärtuste keskmistamise, mitte summeerida. Selle eelise kasutamiseks saate sama välja väärtuskasti mitu korda lisada. Ülaltoodud näites kuvatakse iga poe müügi kogusumma. Lisades uuesti välja Müük, saate muuta väärtuse sätteid, et kuvada teine Müük protsendina kogumüügist.
11
Siit saate teada, kuidas väärtustega manipuleerida. Väärtuste arvutamise viiside muutmisel on teil sõltuvalt vajadustest valida mitme valiku vahel. Summa – see on väärtuse väljade vaikeseade. Excel liidab kõik valitud välja väärtused.Loend – loendab lahtrite arvu, mis sisaldavad valitud välja andmeid.Keskmine – see võtab valitud välja kõigi väärtuste keskmise.
12
Lisage filter. Ala „Aruandefilter” sisaldab välju, mis võimaldavad teil andmekogumeid välja filtreerides sirvida liigendtabelis kuvatud andmekokkuvõtteid. Need toimivad aruande filtritena. Näiteks kui seada Poe välja filtriks reasildi asemel, saate valida iga poe, et näha üksikuid müügisummasid või näha korraga mitut poodi.
13
Sorteerige ja filtreerige tulemusi. Pivot Table-liigendtabeli üks põhifunktsioone on tulemuste sortimise ja dünaamiliste aruannete vaatamise võimalus. Iga silti saab sortida ja filtreerida, klõpsates sildi päise kõrval oleval allanoolel. Seejärel saate loendi sortida või filtreerida, et kuvada ainult konkreetsed kirjed.
14
Värskendage oma arvutustabelit. Pivot-tabelit värskendatakse automaatselt, kui muudate põhiarvutustabelit. See võib olla suurepärane arvutustabelite jälgimiseks ja muudatuste jälgimiseks. .
15
Muutke oma liigendtabelit ümber. Pivot-tabelid muudavad väljade asukoha ja järjestuse muutmise äärmiselt lihtsaks. Proovige lohistada erinevad väljad erinevatesse kohtadesse, et leida täpselt teie vajadustele vastav liigendtabel. Siit saab liigendtabel oma nime. Andmete teisaldamist erinevatesse kohtadesse nimetatakse “pööramiseks”, kuna muudate andmete kuvamise suunda.
16
Loo Pivot Chart. Dünaamiliste visuaalsete aruannete kuvamiseks saate kasutada Pivot Chart. Pivot-liigenddiagrammi saab luua otse lõpetatud Pivot Table-liigendtabelist, muutes diagrammi loomise protsessi kiireks.