See Selgitatud õpetab kasutama Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni. Kirjakooste võimaldab teil kasutada kontaktandmete arvutustabelit, et määrata igale dokumendikoopiale automaatselt erinev aadress, nimi või muu teave. See on kasulik uudiskirjade või avalduste isikupärastamisel, kuna te ei pea iga dokumendi ülaossa iga inimese nime või aadressi käsitsi kirjutama.
1
Avage Microsoft Excel. Microsoft Exceli rakenduse ikoon meenutab valget X-i tumerohelisel taustal. Avaneb Exceli leht “Uus”. Kui teil on Excelis juba kontaktileht, jätkake selle asemel Exceli kontaktide importimisega.
2
Klõpsake valikul Tühi töövihik. See asub lehe “Uus” vasakus ülanurgas. See avab uue tühja Exceli dokumendi.
3
Lisage oma kontaktide päised. Alustades lahtrist A1 ja liikudes sealt paremale, sisestage järgmised päised:Eesnimi – teie kontaktide eesnimed lähevad sellesse veergu (lahter A1).Perekonnanimi – teie kontaktide perekonnanimed lähevad sellesse veergu (lahter B1).Tel. – Teie kontaktide telefoninumbrid lähevad sellesse veergu (lahter C1). Tänavaaadress – teie kontaktide aadressid lähevad sellesse veergu (lahter D1). Linn – teie kontaktide elukohalinnad lähevad sellesse veergu (lahter E1) .Osariik – teie kontaktide elukohariigid lähevad sellesse veergu (lahter F1). ZIP – Teie kontaktide sihtnumbrid lähevad sellesse veergu (lahter G1).E-post – Teie kontaktide e-posti aadressid lähevad sellesse veergu (lahter H1).
4
Sisestage oma kontaktide andmed. Alustage veerust A, lahtrist 2, alustage kontaktteabe sisestamist iga inimese kohta, kelle jaoks soovite kirjakooste luua. Enne jätkamist veenduge, et see teave on õige.
5
Salvestage oma dokument. Selleks toimige järgmiselt. Windows – klõpsake nuppu Fail, klõpsake nuppu Salvesta nimega, topeltklõpsake valikut This PC, klõpsake akna vasakus servas salvestuskohta, tippige dokumendi nimi tekstikasti “Faili nimi” ja klõpsake nuppu Save.Mac – Klõpsake nuppu Fail, klõpsake nuppu Salvesta nimega…, sisestage dokumendi nimi väljale “Salvesta nimega”, valige salvestuskoht, klõpsates kasti “Kuhu” ja klõpsates kausta, ja klõpsake nuppu Salvesta. Pidage meeles, et teie valitud salvestuskoht Pean hiljem Exceli tabeli üles leidma.
6
Sulgege Excel. Klõpsake Exceli paremas ülanurgas (Windows) või punasel ringil vasakus ülanurgas (Mac). Nüüd saate jätkata kirjakooste loomisega Microsoft Wordis.
7
Avage Microsoft Word. Wordi rakenduse ikoon näeb tumesinisel taustal välja nagu valge “W”. Nagu Exceli puhul, avaneb leht “Uus”. Kui teil on olemasolev Microsoft Wordi dokument, millesse soovite Exceli kontaktid importida, topeltklõpsate seda selle avamiseks ja jätate järgmise sammu vahele.
8
Klõpsake valikul Tühi dokument. See on valge kast lehe vasakus ülanurgas. Avaneb tühi Microsoft Wordi dokument.
9
Klõpsake vahekaarti Postitused. See vahekaart asub Microsoft Wordi akna ülaosas. Vahekaartide rea alla ilmub siin tööriistariba.
10
Klõpsake valikul Vali adressaadid. See asub postituste tööriistariba jaotises “Käivita kirjakooste”. Seda tehes kuvatakse rippmenüü.
11
Klõpsake nuppu Kasuta olemasolevat loendit. Selle valiku leiate rippmenüüst. Avaneb uus aken.Kui soovite kunagi selle asemel kasutada Outlooki kontakte, saate valida rippmenüüst suvandi Vali Outlooki kontaktide hulgast. Samuti saate Wordi sisestada ajutise kontaktandmete loendi, valides käsu Sisesta uus Loendi valik. See on kasulik, kui teil on vaja luua vaid käputäis kontaktide teavet.
12
Valige oma Microsoft Exceli kontaktileht. Klõpsake akna vasakus servas kausta, kuhu salvestasite Exceli lehe, seejärel klõpsake selle valimiseks Exceli lehte.
13
Klõpsake nuppu Ava. See asub akna paremas alanurgas.
14
Kinnitage otsus. Klõpsake hüpikaknas Exceli lehe nimel ja seejärel klõpsake akna allosas nuppu OK. Teie Exceli leht valitakse asukohaks, kust teie kontaktid laaditakse. Veenduge, et selle akna allservas olev ruut “Esimene andmerida sisaldab veerupäiseid” on märgitud.
15
Minge kohta, kuhu soovite kontaktteavet sisestada. Otsige üles koht, kuhu soovite kontaktteavet sisestada (nt dokumendi ülaosa) ja klõpsake kursori sinna paigutamiseks.
16
Klõpsake nuppu Sisesta liitmisväli. See on suvand vahekaardi Kirjad jaotises “Väljade kirjutamine ja lisamine”. Ilmub rippmenüü. Enne seda peate võib-olla uuesti klõpsama vahekaarti Postitused.
17
Valige teabe tüüp. Klõpsake rippmenüüs Exceli dokumendi ühe päise nime, et see sisestada. Näiteks kui soovite kontaktide eesnimedele märgendi lisada, klõpsake rippmenüüs valikut Eesnimi.
18
Vajadusel lisage muud teavet. See võib hõlmata kontaktide aadresse, perekonnanimesid, telefoninumbreid ja nii edasi.
19
Klõpsake nuppu Lõpeta ja ühenda. See asub vahekaardi Postitused tööriistariba paremas servas. See kuvab rippmenüü.
20
Valige liitmisvalik. Klõpsake ühte järgmistest: Redigeeri üksikuid dokumente – avab iga adressaadi dokumendi, võimaldades teil dokumente veelgi isikupärastada. Prindi dokumendid… – Võimaldab teil printida välja oma dokumendi koopia iga kontakti lehel loetletud isiku kohta. Saada meil Sõnumid… – võimaldab teil saata dokumente e-kirjadena. Sihtkoha meiliaadressideks valitakse kontaktide e-posti aadressid.
21
Järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid. Olenevalt valitud valikust on teil ülevaatamiseks lisavorm (näiteks kui valisite E-post, peate sisestama teema ja seejärel klõpsama OK). Seda tehes lõpetatakse kirjakoosteprotsess.