Võib arvata, et kohalviibimise pärast peavad muretsema ainult kooliõpetajad, kuid tegelikult on see ka oluline äripraktika. Nii väikeste kui ka suurte ettevõtete jaoks võivad täpsed kohalolekuandmed paljastada palju tõhususe, kasumlikkuse ja töötajate rahulolu kohta. Tänu kaasaegsele tehnoloogiale on töötajate kohaloleku registreerimiseks ja andmete tõhusaks kasutamiseks palju võimalusi.
1
Kasutage lihtsat arvutustabelit ainult siis, kui juhite väikeettevõtet. Kui teil on 5 või vähem töötajat ja võib-olla isegi 10 või vähem töötajat, võib väga lihtsa kohaloleku registreerimismeetodi kasutamine teile korda minna. Saate jälgida kohalolekut ja töötunde näiteks Microsoft Office’i või Google Docsi arvutustabeli abil või isegi toetuda pabertabelitele. Kui teil on rohkem kui 5–10 töötajat, valige täpsemad jälgimisvalikud. Olenemata teie ettevõtte suurusest, kasutage alati selget süsteemi kohaloleku ja töötundide registreerimiseks. Ärge usaldage oma mälu ega töötaja sõna, kui proovite asjadel silma peal hoida! Kui eelistate pabertabelit, otsige veebist teie vajadustele vastavat prinditavat malli.
2
Looge oma arvutustabeli sujuvamaks muutmiseks Office’i või Docsi mall. Nii Microsoft Office kui ka Google Docs pakuvad lisamalle, mis on loodud töötajate kohaloleku ja tundide salvestamiseks. Võrreldes üldise arvutustabeliga võib see valik hõlbustada teie töötajatel tööaegade sisestamist ning teil on lihtsam andmeid jälgida ja analüüsida. Kuigi see valik on tõhusam kui tavaline pabertabel või elektrooniline arvutustabel, on see valik siiski parem jätta väikestele ettevõtetele võib-olla kuni 20 töötajaga.
3
Kui see on aja- ja kuluefektiivne, sõlmige oma arvestuse pidamisega leping. Paljude nii väikeste kui ka suurte ettevõtete jaoks on parim viis kohaloleku registreerimiseks maksta kellelegi teisele selle eest! Enamikul juhtudel sisestavad teie töötajad oma kohaloleku ja tööajad veebiportaali või rakendusse ning töövõtja majutab andmeid ja esitab teile nende põhjal regulaarseid aruandeid. Mõned ettevõtted nõuavad töötajate tasemel põhinevat kindlat tasu, näiteks 20 USD kuus kuni 10 töötaja kohta, teised võtavad tasu töötaja kohta. Võrrelge kulusid, funktsioone ja teenuseid, kui valite kolmanda osapoole ettevõtte, et jälgida oma töötajate kohalolekut ja töötunde.
4
Hallake raamatupidamist ettevõttesiseselt ainult siis, kui teil on IT-võimekus. Keskmise või suure ettevõttena ei pruugi teil olla mugav oma arvestust pidada, võib-olla rahalistel või turvalisuse põhjustel. 100, 1000 või isegi 10 000 töötaja kohaloleku ja töötundide jälgimiseks on vaja tugevat IT-osakonda, mis suudab välja töötada ja hooldada vajalikku andmete kogumise, salvestamise ja analüüsi infrastruktuuri. Teie IT- ja personaliosakonnad peavad samuti suutma hästi koostööd teha! Hinnake hoolikalt arvestuse pidamisega kaasnevaid kulusid ja tulusid, võrreldes kolmanda osapoolega lepingu sõlmimist.
5
Laske töötajatel ID-kaardiga sisse ja välja pühkida. See on põhimõtteliselt kaasaegne versioon, mille kohaselt töötajad “sisse ja välja” paberist perfokaardiga. Siin on eeliseks see, et andmed saadetakse salvestamiseks ja analüüsimiseks otse teie ettevõttesisesesse või kolmanda osapoole registriinfrastruktuuri. Pühkimiskaardijaamad töötavad kõige paremini töötajatega, kes peavad kinni ühest asukohast ja töötavad tavapärasel tööpäeval, näiteks kontoritöötajad, õpetajad või tehase töötajad.
6
Kasutage biomeetriat või videot, et piirata ID-skannerites “sõbra mulgustamise” . Kui olete mures, et see on teie töötajate seas probleem, kaaluge investeerimist sellistesse meetmetesse nagu videokaamerad või biomeetrilised skannerid, et suurendada oma libistamiskaardi jaamade turvalisust ja täpsust. Biomeetrilisi skannereid, mis tavaliselt nõuavad sõrmejälgede lubamist, saab kasutada koos ID-ga. kaardiskannerid. Turvakaamerate paigaldamine oma libistamiskaartide jaamadesse aitab teil tuvastada kahtlustatavad “sõbrad.”
7
Jälgige kontorist väljas olevate töötajate tunde telefonipõhise rakendusega. Pühkimiskaardid ei tööta hästi töötajate jaoks, kes töötavad kodus või mitmes kohas. Selle asemel paluge neil oma töökoha või isikliku telefoni installitud rakendusega “sisse lüüa” ja “välja” tõmmata. Paljudel juhtudel peavad nad lihtsalt nuppu vajutama, et käivitada ja peatada töötav kell, mis jälgib nende kohalolekut ja töötunde. Kui teie ettevõte annab juba oma arvestuse pidamise kolmandale osapoolele, võidakse seda tüüpi rakendust osana kaasata. pakendist. Sel juhul peaksid teie töötajate enda sisestatud kohalolekuandmed sujuvalt integreeruma teie üldisesse arvestusse.
8
Kaaluge GPS-asukoha ja aja jälgimist töötajate jaoks, kes reisivad palju. Seda tüüpi jälgimissüsteem töötab hästi, kui teil on töötajaid, kes reisivad oma tööpäevade jooksul teatud asukohtade vahel. Nende töötelefonide GPS jälgib kindlaksmääratud töötsoonides viibimist, mida saab omakorda kasutada nende töötundide koguarvu määramiseks. GPS-i jälgimine on mõne “ajakaardi” rakenduse puhul valikuline funktsioon. Seda funktsiooni on kindlasti kõige parem kasutada. töökohal välja antud telefonidega, kuna töötajate jälgimine nende isiklikes telefonides võib tunduda liiga “suure venna” moodi.
9
Sirvige numbreid, et näha, kuidas kohalolekuprobleemid teie ettevõtet mõjutavad. Täpse töötajate kohalviibimise arvestuse pidamine võimaldab teil arvutada, kuidas positiivsed ja negatiivsed kohalolekumustrid teie tulemust mõjutavad. Neid andmeid saate omakorda kasutada oma töökoha ja personalistrateegiate kohandamiseks suurema tõhususe saavutamiseks. Mõned kiired arvutused võivad näiteks anda teile “esinemissageduse” – puudumiste arvu 100 töötaja kohta kindlaksmääratud aja jooksul. Sarnane Andmepunkte, nagu “mitteaktiivsuse määr” ja “raskusastme määr”, saab kasutada ka kohalviibimise ja puudumise majandusliku mõju kindlakstegemiseks.
10
Tunnustage töötajaid, kes järgivad õiget kohalviibimise korda. Väike positiivne tugevdamine võib kaugele viia! Kasutage oma kogutud andmeid töötajate identifitseerimiseks suure osavõturegistri alusel. Jagage neile avalikku tunnustust, kiitust ja võimalusel premeerige seitse kinkekaarti või väike boonus, mis võib aidata julgustada teisi eeskuju järgima. Pidage meeles, et “hea kohalolek” ei tähenda tingimata, et töötaja ei jäta kunagi tööd. See tähendab ka kohusetundlikud puhkuse võtmisel, näiteks teavitades enne puhkepäeva võtmist või haigusest paranemise ajaks koju jäämist.
11
Enne meetmete võtmist kohtuge töötajaga, kellel on kohalviibimisega probleeme. Kui teie andmed tuvastavad töötaja, kellel on kohalviibimise probleem, ärge hüpake otse distsipliini või töölepingu lõpetamise juurde. Selle asemel kohtuge nendega (ja HR esindajaga või sarnase asjaosalisega), et seda probleemi arutada. Kirjutage kirjalikult tegevuskava, mis annab töötajale selged juhised ja võrdlusalused kohalviibimise ootuste täitmiseks. Võimalik, et tegemist on näiteks pühendunud töötajaga, kellel on kodus probleeme pakiliste probleemidega. Sel juhul võib teil olla võimalik muuta ajakava või töökoormust, selle asemel, et väärtuslikku töötajat tormakalt lahti lasta.
12
Töötaja distsiplineerimisel või töölt vabastamisel liikuge bürokraatiaga ettevaatlikult. Kohalolekuprobleemidega töötaja distsipliini kehtestamisel ja eriti enne vallandamist järgige alati selget ja järjepidevat protseduuri. Ideaalis peaks teid nõustama jurist, kes keskendub tööõigusele. Vastasel juhul võib see, mis näib välja lõigatud ja kuivatatud vallandamisena, kaasa tuua kuluka kohtuasja. Näiteks USA-s kehtivad sellised seadused nagu Family and Medical Leave Act (FMLA) ja Ameerika puuetega inimeste seadus (ADA) paljude teiste föderaalsete asutuste hulgas ja osariigi seadused võivad mõjutada teie võimet töötajat seaduslikult karistada või töölt vabastada.