Kliendiandmebaas võib ettevõtte jaoks kaotada suure osa paberimajandusest, pakkudes ühtse väärtusliku klienditeabe hoidla, mida saavad kasutada müügimeeskonnad, klienditoe töötajad ja isegi raamatupidamismeeskond. Kuigi on võimalik osta tarkvaratooteid, mis pakuvad seda tüüpi andmebaaside jaoks põhivorminguid, saab kohandatud andmebaase luua, pidades silmas mõningaid vormi ja funktsiooni põhitõdesid.
1
Ostke andmebaasi loomise tarkvara. Valige toode, mis ühildub tekstitöötluse ja muude ettevõttes kasutatavate tarkvaratööriistadega. See muudab andmete importimise või eksportimise muudest allikatest lihtsamaks, võimaldades vältida suure andmemahu sisestamist vastloodud andmebaasi.
2
Määrake kliendi andmebaasis sisalduva teabe tüüp. Enamik kujundusi sisaldab sellist teavet nagu ettevõtte nimi, postiaadress, füüsiline aadress, kontaktisiku nimi, telefoni- ja faksinumbrid ning e-posti aadressid. Täiendavad andmed, nagu teave lepingutingimuste, hinna ja iga kliendiga seotud pooleliolevate ülesannete kohta, sisalduvad sageli seda tüüpi elektroonilistes ressurssides kogutavates ja säilitatavates andmetes.
3
Kaaluge andmebaasi võimalikke kasutusvõimalusi. Lisaks tsentraliseeritud ressursi pakkumisele oluliste andmete toomiseks mõelge sellele, mis tüüpi aruandeid saaks andmete abil luua või kas andmebaas on mõeldud kasutamiseks meilisiltide, meililoendite või isegi loendite koostamisel. faksiedastuses. Selle meelespidamine aitab otsustada, kuidas anda igale andmeid sisaldavale väljale nimi, ja hõlbustada nendelt väljadelt ammutavate aruandevormingute loomise protsessi.
4
Korraldage andmeväljad. Looge lihtne mall, mis järgib nimede, aadresside ja muu kontaktteabe sisestamisel loogilist järjestust. Seda tehes on lihtsam liikuda ühelt väljalt teisele minimaalsete katkestustega ja viia lõpule uue kliendikirje sisestamine mõistliku aja jooksul.
5
Määrake igale väljale volitused. See hõlmab kindlaksmääramist, millised väljad lisatakse aruandevormingutele ja millised võivad olla andmebaasi kirjete sortimise või otsimise aluseks. Igale väljale õigete volituste määramine kiirendab õigete andmete hankimist siis, kui seda vajatakse.
6
Valmistage ette aruannete vormingud. Sageli piisab mõnest põhivormingust, mida saab sageli kasutada, kuigi võtmekasutajatele võib anda võimaluse luua kohandatud aruandeid, mis sisaldavad kasutaja ametikoha ja kliendiandmetele juurdepääsu tasemega seotud välju.
7
Määrake sisselogimismandaadid ja juurdepääsuõigused. Toimiv klientide andmebaas sisaldab võimalust luua sisselogimismandaate, mis võimaldavad teabele juurde pääseda ainult volitatud töötajatel. Kui minna kaugemale, siis erinevate õiguste tasemete määramine tagab, et iga kasutaja saab vaadata, muuta ja sisestada oma tööülesannetega seotud andmeid, kuid ei saa vaadata muud teavet, mis on kasulik teistele töötajatele.
8
Enne vabastamist vaadake üle ja testige klientide andmebaasi. Proovige beetaversiooni kasutada väikese töötajate rühmaga, et veenduda kõigi funktsioonide toimimises nii, nagu ette nähtud. Kasutage selle testirühma tulemusi, et lahendada kõik jõudluse, vormingu ja kasutusmugavusega seotud probleemid. Kui kõik probleemid on lahendatud ja lahendatud, saab lõpliku versiooni avaldada kogu ettevõttele.