Kui ettevõte otsustab osta kauba või teenuse ja soovib potentsiaalseid tarnijaid paluda, kirjutavad nad esmalt pakkumise taotluse (RFP). RFP sätestab kriteeriumid, mida nad soovivad, et müüjad järgiksid, kui nad pakuvad välja, miks tuleks neid sellele tööle palgata. Oluline on kirjutada pakkumistaotlus, mis on selge ja küsib kogu vajalikku teavet, esitledes samal ajal ettevõtet positiivses valguses. Halvasti kirjutatud pakkumispakkumine võib tähendada, et ettevõte võib lõpetada peamiselt kvalifitseerimata või madalamate müüjatega või üldse mitte ühtegi ettepanekut teha.
Esimene samm RFP kirjutamiseks on lihtsalt selleks, et teha kindlaks, mida ettevõte täpselt vajab. Kuigi see kõlab üsna elementaarselt, on see samm, mida ettevõtted kõige sagedamini ignoreerivad. Paljud ettevõtted hakkavad RFP-d koostama, omamata selget arusaama nende vajadustest ja soovidest, ning lõpuks küsivad nad liiga palju, liiga vähe või vastuolulisi asju. Sisend tuleks paluda kõigilt mõjutatud projektiga seotud isikutelt ja enne RFP alustamist tuleks jõuda konsensusele selles osas, mida tegelikult vaja on.
Müüjad peavad teadma, mida täpselt peate saavutama ja mida soovite lihtsalt saavutada. Paljud ettevõtted teevad vea, kui nad koostavad pakkumistaotluse oma unistuste funktsioonide soovide loendi koostamiseks, kuid kasutavad selliseid sõnu nagu peab ja peab. Tarnijad, kes ei pruugi vastata ühele või kahele neist kriteeriumidest, ei pruugi üldse pakkumist esitada, kui nad usuvad, et kriteeriumid on hädavajalikud. Oluline on pöörata tähelepanu kasutatavale keelele, säästa vajalikke sõnu, kui need on täpsed, ja kasutada eelistatud funktsioonide jaoks pehmemat keelt (nt soov ja valikuline).
Enne ettepanekute esitamist on ka hea teada, milline ideaalne ettepanek välja näeb. Kui ettepanekuid hinnatakse mitme aspekti alusel, näiteks kui neid hinnatakse hinna, õigeaegsuse ja funktsioonide tiheduse järgi, siis olge aimu, kui palju neid funktsioone kaalutakse. Tea, kuidas pakkumine, mis pakub madalaimat hinda, kuid pikk ooteaeg, on võrreldav pakkumisega, mis on kaks korda kallim, kuid võtab poole vähem aega. See aitab vähendada segadust ja stressi hilisemas protsessis.
Tegelikult võib RFP kirjutamiseks maha istumine olla üsna valutu ja kiire protseduur, kui alus on loodud. Sissejuhatuses tuleks lihtsalt välja tuua, miks ettevõte ettepanekuid taotleb, ja anda ülevaade ülejäänud päringust, sealhulgas olulistest kriteeriumidest ja tähtaegadest. RFP peaks seejärel hõlmama seda, mis võitnud ettepanekul peab olema, millele järgneb soovitud omadused ja võitja valimise kriteeriumid, eriti kui valikukriteeriumid on seatud. Järgmisena tuleks anda ajaskaala, mis sisaldab erinevaid võrdlustähtaegu ja lõplikku tähtpäeva. Lõpuks peaks RFP andma taotlejatele aimu, mis järgmisena juhtub, sealhulgas kui kaua nad võivad oodata, et saada vastust, ja kas need, keda ei valitud, võivad oodata vastust.