Kui peate mõneks ajaks kontorist lahkuma või plaanite puhkusele minna, võiksite teile meili saatvatele inimestele teada anda, et olete eemal. Kui teil on Exchange’i konto, on Outlookiga kaasas sisseehitatud funktsioon. Kui teil pole Exchange’i kontot, saate siiski mõne reegli loomisega meilidele automaatselt vastata. Järgige seda juhendit automaatsete vastuste seadistamiseks olenemata sellest, kas teil on Exchange’i konto või mitte.
1
Lülitage automaatsed vastused sisse. Valige Exchange’i kaust. Valige oma sõnumisalvest kaust. Suvandi Automaatvastused nägemiseks peab teil olema valitud Exchange’i kaust. Avage menüü Automaatvastused (Kontorist väljas). Selle leiate, klõpsates vahekaarti Fail ja valides seejärel vahekaardi Teave.
2
Seadistage oma vastused. Märkige menüüs Automaatvastused ruut Saada automaatvastused. Saate reguleerida abilise aktiivse tööaega, märkides ruudu ning määrates kellaaja ja kuupäevavahemiku.
3
Kirjutage oma vastused. Vahetusserverist saadetud meilide jaoks kasutage vahekaarti Minu organisatsiooni sees. Kelleltki teiselt saadud meilidele vastuste saamiseks kasutage vahekaarti Väljaspool minu organisatsiooni. Kui olete oma vastustega rahul, klõpsake nuppu OK.
4
Keela automaatsed vastused. Kui määrate automaatsetele vastustele kuupäevavahemiku, lõpetab assistent automaatselt, kui kuupäevavahemik on möödas. Kui te vahemikku ei määranud, jätkub see seni, kuni avate menüü Automaatvastused ja valite “Ära saada automaatseid vastuseid”.
5
Lülitage Office Assistant sisse. Klõpsake vahekaarti Tööriistad. Menüüs Tööriistad valige Kontoriväline assistent. Märkige ruut “Saada kontorist väljas automaatsed vastused”. Saate reguleerida abilise aktiivse tööaega, märkides ruudu ning määrates kellaaja ja kuupäevavahemiku.
6
Kirjutage oma vastused. Vahetusserverist saadetud meilide jaoks kasutage vahekaarti Minu organisatsiooni sees. Kelleltki teiselt saadud meilidele vastuste saamiseks kasutage vahekaarti Väljaspool minu organisatsiooni. Kui olete oma vastustega rahul, klõpsake nuppu OK.
7
Keela kontorist väljas assistent. Kui määrate automaatsetele vastustele kuupäevavahemiku, lõpetab assistent automaatselt, kui kuupäevavahemik on möödas. Kui te vahemikku ei määranud, jätkub see seni, kuni avate menüü Automaatvastused ja valite “Ära saada kontoriväliseid automaatvastuseid”.
8
Lülitage Office Assistant sisse. Menüüs Tööriistad valige Kontoriväline assistent. Märkige ruut “Ma olen praegu kontorist väljas”.
9
Kirjutage oma vastused. Kasti pealkirjaga “Automaatne vastus ainult üks kord igale saatjale järgmise tekstiga:” sisestage vastus, millega soovite vastata.
10
Lisage reeglid. Saate assistendile lisada reegleid, näiteks edastada teatud saatjatelt sõnumeid teisele adressaadile. Kohandatud reegli konfigureerimiseks klõpsake nuppu Lisa reegel. Näiteks saate luua reegli, mis edastaks konkreetse kliendi kirjad teie partnerile, et olulised meilid ei jääks teie äraoleku ajal vahele.
11
Keela kontorist väljas assistent. Kontorist väljas assistent töötab seni, kuni avate menüü Automaatvastused ja valite „Ära saada kontorist väljas automaatvastuseid”.
12
Looge oma mall. Ilma Exchange’i kontota pole automaatvastuse valikud saadaval. Endiselt on võimalik malli ja mõne reegli abil seadistada automatiseeritud vastus. Alustage uue meili loomisega. See on teie automaatse vastuse mall. Valige teema, mis selgitab olukorda lühidalt. Näiteks “Ametist väljas kuni
13
Salvestage oma mall. Kui olete sõnumiga rahul, klõpsake nuppu Salvesta nimega Rippmenüüs “Salvesta tüüp” valige Outlooki mall. See salvestab faili mallina, mis laaditakse Outlooki.
14
Loo reeglid. Automaatvastuse korrektseks toimimiseks peate protsessi automatiseerimiseks määratlema mõned reeglid. Rakenduses Office 2003/2007 klõpsake menüüd Tööriistad ja valige Reeglid ja hoiatused. Rakenduses Office 2010/2013 klõpsake vahekaarti Fail, valige Teave ja seejärel klõpsake nuppu Reeglid ja hoiatused. See avab menüü E-posti reeglid. Klõpsake nuppu Uus reegel. Teil palutakse valida mall. Jaotises “Alusta tühjast reeglist” valige “Kontrolli sõnumeid, kui need saabuvad”. Klõpsake nuppu Edasi. Määrake, millistele kirjadele vastatakse. Kui soovite vastata igale postkasti saabunud kirjale, märkige ruut “kus on minu nimi kastis Saaja”. Saate seda kitsendada, määrates konkreetsed saadetised või meilid, mille teemas või kehas on konkreetsed sõnad . Pärast valikute tegemist klõpsake nuppu Edasi. Laadige oma mall. Valige järgmises aknas kast “Vasta konkreetse malli abil”, et laadida varem loodud sõnum. Klõpsake kasti kirjelduse lingil “konkreetne mall”. See avab dialoogi, kus küsitakse, kust malle otsida. Valige “Kasutajamallid failisüsteemis”. Avage varem loodud sõnum. Määrake oma erandid. Kui mall on laaditud, saate määrata juhud, kui te ei soovi, et vastust saadetaks, näiteks konkreetsele adressaadile või teatud tüüpi sõnumite puhul. Pärast valikute tegemist klõpsake nuppu Edasi. Pange reeglile nimi. Enne lõpetamist peate määrama oma reeglile nime. Kasutage midagi, mida on lihtne meeles pidada, et saaksite reegli tulevikus kiiresti keelata. Reegli aktiveerimiseks märkige ruut “Lülita see reegel sisse”, seejärel klõpsake nuppu Lõpeta.
15
Keela reegel. Kui olete kontorisse naasnud, saate reegli keelata, avades uuesti menüü Reeglid ja hoiatused. Valige aktiivsete reeglite loendist loodud kontorist väljas reegel ja seejärel klõpsake nuppu Kustuta.