Teadmiste jagamise meil on meil, mis on mõeldud teabe jagamiseks, eriti töökohal või muus professionaalses keskkonnas. Teadmiste jagamine on suurepärane viis näidata oma kolleegidele, et hoolite neist ja soovite nendega oma teadmisi jagada, lootes, et see võib neid tulevikus aidata. Samuti võib see aidata tugevdada teie ametialaseid sidemeid. Püüdke muuta oma teadmiste jagamise meilid võimalikult selgeks ja arusaadavaks. See muudab nende mõistmise ja omastamise teiste jaoks lihtsaks.
1
Märkige teemareal selgelt ja lühidalt oma meili eesmärk. Kirjutage teemarida, mis annab teie publikule selge ülevaate sellest, mida teie meili avamisel oodata. Püüdke hoida teemarea pikkuseks umbes 7 sõna. Näiteks kui soovite jagada teadmisi, mille saite kodeerimiskonverentsil osaledes, võite teha teemareaks umbes sellise: “Miami Coders Conference 2020 peamised ülevaated. â€Ebamääraste või liiga pikkade teemaridadega meilide avamise tõenäosus on palju väiksem. Vältige lühikesi, vaid 1–2-sõnalisi teemaridu, mis ei anna tõhusalt teada, mis meil on.
2
Alustage meili tervitusega, mis on suunatud teie konkreetsele vaatajaskonnale. Mõelge vaatajaskonnale, kellele kavatsete oma teadmiste jagamise meili saata, ja valige sobiva formaalsusega tervitus. Kaasake tervitus kõik, kes meili saavad. Näiteks kui saadate meili väikesele programmeerijate meeskonnale, kellega töötate tihedalt ja tunnete hästi, võite alustada meili millegi ülimalt juhusliku ja sõbralikuga, näiteks : “Tere pärastlõunal, mu kodeerivad ninjad.” Kui saadate teadmiste jagamise e-kirja kõrgemale tasemele või mõnele rühmale, mis sisaldab inimesi, keda te isiklikult ei tunne, võite valida ametlikuma tervituse. kohta: “Lugupeetud juhatuse liikmed” või “Tere hommikust, turundusmeeskond.” Kui jagate teadmisi vaid ühe või kahe inimesega, võite oma e-kirja tervituses neile nimepidi pöörduda. Kahtluse korral , võite lihtsalt kasutada midagi üldist, näiteks: “Tere, kõik!” või “Tere pärastlõunal”.
3
Kirjutage e-kirja algusesse lühike taust või kontekst. Alustage lühikese lõiguga, mis asub otse oma tervituse all, mis selgitab, mida te oma meilis jagate. See annab lugejatele lugemisele rohkem konteksti kui teemarida. Näiteks kui jagate kodeerimiskonverentsilt saadud teadmisi, võite kirjutada midagi sellist: “Eelmisel nädalal oli mul õnn osaleda Miami Coders Conference 2020. aasta väljaanne. Tahaksin teiega jagada mõningaid peamisi näpunäiteid kahepäevasest konverentsist, mille käigus saime teada tehisintellekti ja 2021. aasta kodeerimise trendidest. Loodan, et need teadmised on sama kasulikud ja huvitav nii teile kui ka mulle.â€
4
Jagage meili sisu osadeks. Jagage põhipunktid, mida soovite jagada, sidusateks osadeks, et oleks lihtsam jälgida ja seedida. Pange iga teabejao algusesse pealkirjad, et oleks selge, millest allolev tekst räägib. Teabe jagamiseks jagage pikad lõigud mitmeks lühemaks lõiguks, selle asemel, et lihtsalt koguda teavet ühte pikasse tekstiplokki. Veenduge, et iga lõik sisaldaks seotud punkte. Kui alustate uut mõtet, alustage uue lõigu kirjutamist. Näiteks kui soovite jagada hiljutisel konverentsil tehisintellekti ja kodeerimise suundumuste kohta õpitut, võite oma meili üles ehitada järgmiselt: jaotise pealkiri, mis ütleb: “Tehisintellekti tööstuse värskendused”, seejärel kirjutage teema kohta paar lõiku, millele järgneb teine jaotise pealkiri, mis ütleb: “Kodeerimise suundumused aastaks 2021”, millele järgneb veel paar lõiku.
5
Lõpetage meili sisu kokkuvõtliku lõiguga. Kirjutage enne väljalogimist lühike lõik, mis kordab mõnda põhiteavet, mida teie e-kiri sisaldas. Andke oma lugejatele teada, mida loodate jagatud teadmistest saada, ja lisage kõik asjakohased tegevusüksused. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Nagu näete, on tehisintellektis palju põnevaid uusi arenguid, mis puudutavad turundust ja on mõned huvitavad uued programmeerimise suundumused, millele 2021. aastal tähelepanu pöörata. Loodan, et rakendate seda teavet meie arendusprojektides ja mõtlete sellele, kuidas saaksime oma tooteid järgmise aasta jooksul täiustada. midagi sellist: “Plaanime reedel toimuval koosolekul jagada oma mõtteid kogu selle teabe kohta. Palun tulge valmis, et arutada vähemalt 1 punkti.â€
6
Lõpetage oma e-kiri väljalogimismärgiga, millele järgneb teie nimi ja ametinimetus. Valige oma publikule sobiva formaalsusega lühike ja sõbralik silt. Lisage päris lõppu oma nimi ja pealkiri, et inimesed teaksid täpselt, kellelt e-kiri, mida nad just lugesid, pärit on, mis on eriti oluline, kui te ei tunne kõiki oma vaatajaskonna liikmeid isiklikult. Näited juhuslikest allakirjutustest, mis sobivad peaaegu kõigile kõik e-kirjad on järgmised: “Aitäh”, “Lugupidamisega” ja “Palju paremat”. Mõned ametlikumad märkused on järgmised: “Lugupidamisega” ja “Lugupidamisega.” Mõned ideed Veelgi juhuslikumad märkmed, mida võite kasutada e-kirjade saatmiseks inimestele, kellega koos töötada või iga päev näha, on järgmised: “Kohtumiseni homme” ja “Tervist”. Kui jagate teadmisi väljaspool oma organisatsiooni , lisage oma nime ja ametinimetuse järel ka oma organisatsiooni nimi, et inimesed teaksid, kust te neid kirjutate.
7
Hoidke oma e-kiri võimalikult lühike. Proovige lisada kogu teave, mida soovite jagada, võimalikult väheste sõnadega. Mida pikem on teie e-kiri, seda väiksem on tõenäosus, et inimesed, kellega soovite oma teadmisi jagada, kogu asja läbi loevad. Kui kirjutate eriti keerulisel teemal, võite alati lisada linke välistele allikatele või manuseid, et pakkuda üksikasjalikumat teavet. teavet. Nii saavad teie jagatavast huvilised sukelduda teemasse sügavamale. Teadmiste jagamise meili pikkuse kohta pole paika pandud reeglit ja see sõltub paljuski teavet, mida jagate, ja teema keerukust. Hea rusikareegel on see, et ärge kirjutage e-kirja kauem, kui soovite ise lugeda.
8
Tõstke oluline teave esile täppide või nummerdatud loendite abil. Korrake oma tekstilõikude põhiteavet täppide või nummerdatud loenditena. See aitab korrata teie jagatud teadmisi ja annab lugejatele kiire pilgu heita, et saada oma meili põhipunktid. Näiteks võite koostada loendi pealkirjaga „2021. aasta 5 parimat turundustrendi” ja kirjutada selle all olevas nummerdatud loendis välja trendid vahemikus 1–5. Lugejad saavad hõlpsalt näha, millised on trendid, ja seejärel lugeda oma meili teksti, kui nad soovivad põhjalikumat teavet.
9
Kasutage võimalikult palju lihtsat, kergesti mõistetavat keelt. Vältige suurte sõnade ja žargooni kasutamist oma mõtete selgitamiseks, välja arvatud juhul, kui see on hädavajalik. See muudab teie e-kirjade lugemise ja mõistmise palju lihtsamaks laiemale vaatajaskonnale, kes tõenäoliselt pole teie kirjutatava teemaga nii kursis kui teie. Kasutatava keele valimisel arvestage ka oma vaatajaskonnaga. Kui kirjutate näiteks väikesele programmeerijate grupile, võite tõenäoliselt vältida oma meilis rohkem kodeerimisžargooni kasutamist, kui kirjutate mitmekesisele publikule.
10
Kirjutage professionaalsel toonil. Olge viisakas, kasutage õiget grammatikat ja kirjavahemärke ning valige hoolikalt sõnu. Vältige kirjutamist sundimatul toonil ja ärge kasutage slängi ega ebaprofessionaalset keelt. See aitab teil osutuda asjatundlikuks ja asjatundlikuks sellel teemal, mille kohta teavet jagate. Näiteks ärge kirjutage sõnu suurte suurtähtedega ja kasutage hüüumärke säästlikult, et te ei näeks välja nagu karjute teie vaatajaskond.Ärge kasutage slängisõnu ega fraase, nagu “joo”, “mis lahti” või “kõik”, kui nimetada vaid mõnda.
11
Järgige standardseid fonte, tähemärke ja meilivormingut. Ärge kasutage fonte ega erimärke, mida mõnel süsteemil pole. Kasutage standardset süsteemifonti, mis on teie meiliserverisse sisse ehitatud, kasutage standardklaviatuuril olevaid tähemärke ja ärge segage oma meili vaikevormingut. See tagab, et peaaegu kõik, kes teie meili saavad, teine arvuti või muu meiliserveri kaudu näeb täpselt seda, mida nägite meili kirjutamisel.