Meili kirjutamine on üsna lihtne, kuid on olemas üldine vorming, mida peaksite meeles pidama. Olge teadlik ka mitteametlike ja ametlike meilide erinevustest. Siin on, mida peate teadma.
1
Seadistage e-posti aadress. Kui teil veel e-posti aadressi pole, peate enne jätkamist registreeruma e-posti teenusepakkujaga. Õnneks on palju tasuta veebipõhiseid meiliteenuse pakkujaid, kellele saate tasuta e-posti aadressi hankida. Mõned kõige populaarsemad on järgmised: GmailHotmailYahoo post
2
Klõpsake “Koosta” või “Uus”. Enne meili kirjutamist peate oma meili kirjutamiseks avama uue tühja sõnumikasti. Täpne meetod varieerub sõltuvalt kasutatavast teenusest, kuid tavaliselt on lehe ülaosas nupp, millel on silt “Koosta”, “Uus” või “Uus sõnum”. Kui te pole kindel, kuidas uut sõnumit luua, vaadake oma e-posti teenuse abilehti, et selle kohta üksikasjalikumat teavet saada .
3
Loetlege saajate e-posti aadressid. Te ei pea oma e-posti aadressi loetlema, kuid peate määrama selle inimese või inimeste e-posti aadressi, kellele kavatsete meili saata. Tihti piisab mitme e-posti aadressi eraldamiseks ruumist, kuid mõned teenused nõuavad seda. eraldate mitu aadressi koma või mõne muu kirjavahemärgiga. Kui see on nii, peaks need juhised täpsustama teie konkreetne meiliteenuse pakkuja.Tippige väljale “Saaja:” peamise saaja või peamiste vastuvõtjate e-posti aadress. Peamine saaja viitab tavaliselt kõigile, kellele meil on otseselt mõeldud jaoks või adresseeritud e-kirja sisusse.Tippige muud e-posti aadressid väljale “CC:”. See on väli “koopia”. Saaja peaks olema väljal “CC:”, kui meilis teda otseselt ei mainita, kuid see viitab millelegi, millest inimene peaks teadma. Kasutage välja “BCC:”. väljale e-posti aadresside peitmiseks. Kui te ei soovi, et e-kirja saajad näeksid e-posti aadresside loendit, millele kiri saadeti, peaksite need e-posti aadressid sisestama väljale “pimekoopia”.
4
Lisage informatiivne teema. Iga meiliteenus võimaldab teil sisestada oma meili teema või pealkirja väljale “Teema”. Teema peaks olema lühike, kuid see peaks andma adressaadile ka aimu meili sisust. Näiteks juhuslik meil sõbrale võib lihtsalt öelda: “Mis toimub?” Kui saadate meili ülesande kohta küsimusega, võib teemareal olla midagi sellist nagu “Matemaatika kodutöö”. Samamoodi võib küsimus juhendajale või professorile olema märgistatud teemareaga, näiteks “Küsimus” või “Küsimus… (teemat pole).â€
5
Kirjutage oma meili sisu. Meili sisu tuleks kirjutada teemarea all olevasse suurde tekstikasti.Iga meili sisu peaks tavaliselt sisaldama tervitust, sõnumit ja sulgemist. Meili olemus on kiire, seega peaksite üldiselt säilitama oma pikkuse sõnum üsna lühike.
6
Vajutage nuppu “Saada”. Kui olete oma meili sisestamise lõpetanud, vaadake see üle, et veenduda, et selles pole õigekirja- ega grammatikavigu ning et sõnum käsitleb selgelt küsimust, mida soovisite tõstatada. Kui meil on valmis, vajutage sõnumikasti nuppu “Saada”, et see loetletud adressaatidele saata.
7
Tea, millal sobib sõbralik meilisõnum. Sõbralikud meilid tuleks reserveerida lähedastele, sealhulgas sõpradele, perekonnale ja romantilistele partneritele. Kui sõnum on oma olemuselt juhuslik ja saadate selle kellelegi, kellega teil on mitteametlikud suhted, võite saata sõbraliku meili. Ainus kord, kui te ei saadaks sõbralikku meili perekonnale või sõbrale, on see, kui saadate ametliku iseloomuga rühmameilid, näiteks annetamise palve või müügikuulutus. Kuna need e-kirjad saadetakse tõenäoliselt ka inimestele, kellega te ei ole juhuslikes suhetes, peate e-kirjad neile suunama.
8
Hoidke teemarida juhuslikult. Teemarida ei ole rangelt oluline, kuid teema on siiski hea mõte lisada. Hoidke see lühike, armas ja asjakohane. Kui kirjutate lihtsalt sõbraga suhtlemiseks meili, võite lisada humoorika teemarea või nii lihtsa teemarea nagu “Kaua pole näinud!”Kui kirjutate eesmärk, mainige, mis see eesmärk on. Näiteks kui otsustate kirjutada meili grupireisi kohta, lisage meilile teema, mis seda väljasõitu konkreetselt mainib.
9
Kaaluge adressaadi poole pöördumist nimepidi. Sõbraliku meili jaoks pole see tingimata vajalik, kuid see on siiski viisakas viis sõnumi sisu alustamiseks.Teie tervitus võib olla nii lihtne kui öelda inimese nimi:”Bob,”Teise võimalusena võite lisada sõbraliku tervituse. ka selle nimega:”Hei, Bob!””Tere, Bob”,”Hommik Bob!”
10
Kirjutage oma sõnum selgelt, kuid hoidke oma keelt juhuslikult. Teie sõnumi sisu peaks olema hõlpsasti mõistetav, kuid toon peaks olema mitteametlik ja vestluslik. Lugege oma meili ja küsige endalt, kas meili sisu kõlab nii, nagu te isiklikult räägite. Kui jah, siis olete saavutanud hea tooni sõbralikuks meiliks. Kasutage kokkutõmbeid. Kokkutõmbed ei ole ametliku kirjutamise osa, kuid need on igapäevase vestluse tavaline osa, mistõttu need sobivad sõbralikuks meiliks. Kasutage slängi. Soovi korral võite lisada Interneti-slängi: “thx” asemel “thanks”, “4” asemel “for”, “l8r” asemel “hiljem” jne. Kasutage vajadusel ka emotikone. 🙂
11
Kaaluge oma nime allkirjastamist. Sarnaselt tervitustega ei ole sulgemine või allkiri sõbraliku meili jaoks tingimata vajalik, kuid see võib olla hea viis sõnumi lõpetamiseks. Teie sulgemine võib olla sama lihtne kui teie nimi:”Jen””-Jen”Võite hankida ka Sulgemisega pisut loomingulisem:”Hiljem! Jen””See meil hävib ise 3…2…1…” pärast.
12
Saate aru, millal on vaja ametlikke e-kirju. Peaksite kasutama ametlikku meili, kui kirjutate kellelegi, kellega te ei suhtle juhuslikult. See hõlmab muu hulgas juhendajaid, kaastöötajaid, kliente ja kliente, instruktoreid ning kogukonna või poliitikaametnikke. Arvestage, et kui töötate mõnda neist kategooriatest, pole teil vaja rangeid ametlikke e-kirju saada. suhe selle inimesega. Kui “ametlik” e-kiri muutub liiga jäigaks, peaksite kirjutama “poolametliku” e-kirja.Teie sõnumi toon võib olla pisut jutukam, kuid hoidke Interneti-slängist eemale. Peaksite siiski lisama oma allkirja, kuid võib-olla ei pea te kogu oma kontaktteavet oma nime alla esitama.
13
Lisage informatiivne teema. Teema peaks olema lühike, kuid täpne. Asuge otse käsil oleva asja juurde.Näide: “Esseeküsimus” (kui kirjutate professorile meili, milles küsitakse esseeülesannete kohta üksikasju)”Juhtimistaotluse esitamine” (kui saadate meili vastuseks töökuulutusele)” Probleem osaga #00000″ (klienditeeninduse taotlemiseks või tehnilisest probleemist teatamiseks e-kirja sisestamisel)
14
Sisestage ametlik tervitus. Ametlik tervitus peaks sisaldama sõna “Kallis”, millele järgneb saaja nimi. Kasutage vastuvõtja perekonnanime ja sobivat pealkirja ning järgige tervitust kooloniga. Näide:”Lugupeetud hr Smith:””Kallis proua Jones:””Kallis dr Evans:”
15
Veenduge, et teie meili sisu oleks lühike ja täpne. Piirake oma meili sisu mõne lõiguga, mis käsitlevad otseselt teie meili teemat. Kasutage ametlikku keelt ja veenduge, et teie õigekiri ja grammatika oleksid täpsed. Vältige kontraktsioonide kasutamist. Ärge kasutage Interneti slängi ega emotikone.
16
Kaasake sobiv sulgemine. Kõige tavalisem sulgemine on “Lugupidamisega”, kuid on ka mõned teised, mis võivad samuti toimida. Jätke lõpuosa viisakaks ja jätke sellele koma. Muud võimalikud sulgemised on järgmised: LugupidamisegaParimate soovidega aitähParimate soovidega
17
Vajadusel lisage oma allkirjas kontaktteave. Lisage oma täisnimi oma e-kirja lõppu. Oma nime alla võiksite lisada oma ametliku ametinimetuse ja mis tahes kontaktandmed, mis on kasulikud.Ametinimetus, kui teil see on, peaks sisaldama teie ametikohta ja ettevõtte või asutuse nime, mille liige te olete.Kaasake oma telefoninumber. number, faksinumber ja e-posti aadress vähemalt. Soovi korral võite lisada ka oma postiaadressi ja veebisaidi URL-i.
18
Kirjutage e-kiri sõbrale, kes kolis ära. Kui sõber, sugulane või kallim on hiljuti uude asukohta kolinud, kirjutage sisseregistreerimiseks e-kiri, küsides, kuidas kolimine läks, milline on uus naabruskond ja nii edasi.
19
Saatke sõbralik e-kiri sõbrale, kes pole kunagi teile meiliaadressi andnud. Kui saite juhusliku sõbra meiliaadressi kolmandalt osapoolelt, on oluline, et te kasutaksite oma meili aadressi õigsuse kontrollimiseks ja selgitaksite kiiresti, kes te olete.
20
Õppige, kuidas mehele meili kirjutada. Kui olete tüdruk, kes kirjutab mehele esimest korda meili, võite tunda end pisut ärritatuna. See kehtib eriti siis, kui tüüp, kellele kirjutate, on potentsiaalne muljetavaldav materjal. Proovige kirjutada e-kiri, mis tundub juhuslik, kuid intelligentne ja läbimõeldud. Kuigi see on üsna riskantne samm, saate ka meili abil mehele öelda, et ta teile meeldib.
21
Saate aru, kuidas tüdrukule meili kirjutada. Kui olete mees, kes kirjutab tüdrukule esimest korda meili, võib ülesanne tunduda üsna hirmutav. Hoidke end rahulikult ja kirjutage sõnum, mis on nii juhuslik kui ka hästi kokku pandud.
22
Koostage flirtiv meil. Kui soovite oma meili saajaga armas ja mänguline olla, kasutage sama tüüpi keelt, mida kasutaksite selle inimesega flirtimiseks. Kasuks tulevad ka emotikonid ja kallistused ja suudlused (xoxo). Samamoodi kirjutage flirtiv e-kiri kellelegi kohtamisveebisaidil. Sellise meili puhul peate aga olema nii flirtiv kui ka informatiivne, et adressaat saaks teavet hea ettekujutus sellest, kes sa oled.
23
Kirjutage armastuse e-kiri. Sellel digiajastul võib armastuse e-kirja vaadelda kui armastuskirja ekvivalenti. Kui teie romantiline partner on eemal ja soovite saata kiire kirja, mis väljendab oma armastust, on meil kiireim viis seda teha.
24
Taotlege tööd meili teel. Kui saadate oma CV ja töötaotluse e-posti teel, peate selgitama, millisele tööle kandideerite, miks te seda soovite ja milline on teie kvalifikatsioon, mis muudab teid selle töö jaoks hästi sobivaks. Samuti peaksite manusena lisama oma CV. Samamoodi saate praktikakoha taotlemiseks kirjutada meili. Kirjeldage, millist praktikakohta otsite ja kuidas see aitab teil oma karjäärieesmärke saavutada. Esitage ka põhjused, miks peaksite teid praktikale valitud. Saatke järelmeil, kui te pole veel vastust saanud kandideeritud ametikoha kohta.
25
Tea, kuidas oma professorile meili kirjutada. Meili saatmine professorile võib tunduda hirmutav, kuid see pole keerulisem kui mis tahes muu ametlik e-kiri. Teie professor on tõenäoliselt hõivatud inimene, seega hoidke oma küsimused võimalikult lühikesed. Kui teie professor tunneb teid piisavalt hästi, võite soovituskirja küsides saata ka oma professorile meili.
26
Kirjutage päringukiri meili teel. Päringukiri on kiri, milles küsitakse toimetajalt, kas ta kaalub kirjatöö avaldamiseks vastuvõtmist. Peate kõnealust teost piisavalt hästi kirjeldama, et anda toimetajale hea ettekujutus, millega tegu.
27
Kasutage inimressurssidega ühenduse võtmiseks e-posti. Kui teil on oma ettevõtte pärast personaliprobleeme, on kiireim viis selle lahendamiseks saata e-kiri õigetele personalitöötajatele. Veenduge, et meilis käsitletaks probleemi selgelt.