Siin on mitu sammu, et olla kindel, et olete e-kirjade osas oma mänguga kursis.
1
Järgige e-posti etiketti. Mõelge vanale vanasõnale: “Meega püüate rohkem kärbseid kui äädikaga.” Etiketiprobleemi pole mõtet turgutada. Me kõik teame, et peaksime olema viisakad. Kuid siin on mõned punktid, mida tuleks arvesse võtta: ärge kirjutage, kui olete vihane – oodake 24 tundi ja rahunege maha. Olge mõistlik. Laske kellelgi teisel oma e-posti muuta. Ärge kasutage sarkasmi. Võite arvata, et olete nutikas, kuid adressaat on heidutatud. Vältige kõiki suurtähtedega sõnumeid. Suurtähtede kasutamine on e-kirjas samaväärne karjumisega ja teie adressaat ei ole tänulik. Olge ka hüüumärkidega ettevaatlik. Liigne kasutamine vähendab nende tõhusust. Kasutage selgeid teemaridu. See aitab inimestel otsustada, kas lugeda e-kirja kohe või hiljem. Me kõik oleme hõivatud. Teie korrespondent hindab teie läbimõeldust. Jätke see lühidalt. Kui teie e-kiri on rohkem kui kaks lõiku, peaksite võib-olla kasutama telefoni. Kui muudate lõime teemat, muutke teemarida. Ärge edastage luuletusi, nalju, viirusehoiatusi ja muud, kui adressaat pole eelnevalt kokku leppinud asju. Raiskate lihtsalt väärtuslikku aega ja ribalaiust.
2
Ära arva, et oled anonüümne. Kui saadate ebameeldivaid teateid, võite arvata, et keegi ei saa aru, et e-kiri tuli teilt. Lõppude lõpuks seadsite võlts veebiaadressi. Mõtle uuesti. E-kiri sisaldab saatja kohta nähtamatut teavet. See teave on päises. Kõik suuremad meiliprogrammid suudavad kuvada päise teavet. Tehke järgmist: Microsoft Outlookis topeltklõpsake meilisõnumit. Seejärel klõpsake nuppu Vaade > Valikud. Microsoft Outlook Expressis klõpsake meilisõnumit. Seejärel klõpsake nuppu Fail > Atribuudid ja valige vahekaart Üksikasjad. Topeltklõpsake Eudoras sõnumil. Seejärel klõpsake nuppu Blah Blah. Netscape’is klõpsake sõnumil selle avamiseks. Seejärel klõpsake päise kuvamiseks nuppu Vaade > Sõnumi allikas. Saatja paljastav teave on jaotistes, mis algavad sõnaga „Vastu võetud:”. Neid võib olla mitu, olenevalt arvutite arvust, mida e-kiri läbis. Algarvuti on allosas “Vastu võetud:”. Sellel jaotisel on Interneti-protokolli (IP) number, näiteks 124.213.45.11. Seda saab jälgida mitmel veebisaidil.
3
Vältige e-kirjade saatmist valele inimesele. Tänapäeva e-posti programmid tahavad e-kirjade saatmise lihtsaks teha. See tähendab, et kui hakkate trükkima adressaadi aadressi, kellele olete varem kirja saatnud, võib väli “Saaja:” olla juba täidetud. Ole ettevaatlik. Kontrollige alati, kas adressaat on soovitud. Lisaks, kui kirjutate Joe Smithi kohta midagi inetut, on teil Joe nimi meeles. Ära saada seda talle.
4
Ärge kasutage kõige jaoks ühte e-posti aadressi. Teil on mitu e-posti aadressi – isiklikuks kasutamiseks, avalikuks kasutamiseks, veebipostiloendi jaoks ja veebis ostlemiseks. Enamik teenusepakkujaid annab teile pool tosinat e-posti kontot. Isiklike kontode jaoks saate kasutada ka veebiaadresse. Nii Gmail kui Yahoo! on head. Nendele kontodele pääsete juurde kõikjalt, eeldusel, et teil on juurdepääs veebile.
5
Ärge unustage kontrollida kõiki oma e-posti kontosid. Kõigi nende kontode kontrollimine võib olla vaevarikas, eriti kodus. Aja vähendamiseks võite kasutada ePrompterit (www.eprompter.com), mis suudab kontrollida 16 erinevat parooliga kaitstud kontot. Mis kõige parem, ePrompter on tasuta. On ka teisi programme, mis teevad seda tasu eest, sealhulgas Active Email Monitor (www.emailmon.com).
6
Ärge klõpsake “Saada” liiga kiiresti. Lugege iga e-kiri enne selle saatmist uuesti läbi! Isegi kui sa tööd ei otsi, tahad olla ettevaatlik. Inimesed hindavad teid alateadlikult vigade põhjal. Keegi meist pole täiuslik. Kuid 99% nendest probleemidest saate teksti uuesti läbi lugedes. Ja ärge sõltuge õigekirjakontrollist. See tabab õigekirjavead. Aga kui kasutate sõna “for” asemel “neli” või “sa oled” asemel “teie”, ei ütle see teile. Samuti ei leia tõenäoliselt lauses ühtegi puuduvat sõna, mida te kogemata ei lisanud. Nii et võtke hetk ja lugege oma tekst uuesti läbi. Ära näe välja nagu võhik.
7
Seadke taimer. Saate seda teha Outlookis, lisades reegli, mis viivitab saatmist, eelistatavalt 1–5 minutit, mille jooksul on meil väljuvates kaustas ja seda saab kustutada. See hoiab ära vale nupu vajutamise ja kogemata poolelioleva kirja saatmise, samuti annab teile ühe minuti, et end orienteeruda ja kustutada raevukas kirja pandud jõhkrate solvangute litaania, enne kui see ülemuseni jõuab. .
8
Pidage meeles manust. Kuna me kõik teeme seda aeg-ajalt, ei tohiks see olla suur asi. Kuid kui teete seda viga pidevalt, võivad inimesed (võib-olla olulised inimesed) arvata, et kaotate oma marmorikivid. Nad võivad teiega tulevikus isegi äri teha. Kui valmistute oma e-kirja saatma, mõelge: “Mida ma unustan?”
9
Kasutage oma domeeninime. Muutke oma ettevõte suureks. Kui kasutate oma ettevõtte jaoks veebikontot või Interneti-teenuse pakkuja nime, ei näe te välja professionaal.
10
Eeldades, et keegi teine pole seda juba haaranud, võite oma ettevõtte domeeninime lisada.