Sõbraliku meeldetuletusmeili kirjutamine võib olla keeruline. Sa ei taha olla pealetükkiv või kannatamatu, kuid oluline on oma sõnum edastada. Määrake oma meilile sõbralik toon tervituste ja pehmendatud ilmetega. Katke oma meeldetuletusmeil, et adressaat teaks selgelt, mida soovite. Tagage veatu meil, et oleksite mitte ainult sõbralik, vaid ka professionaalne.
1
Tervitage saajat. Ärisituatsioonides peate võib-olla kasutama tavalist tervitust, näiteks “Kallis nii ja naa”. Üha enam on aga isikupärastatud meilid muutumas standardiks. Mõned meilitervitused, mis aitavad teil algusest peale sõbraliku tooni luua, on järgmised: Tere JohnTere!
2
Viidake oma ühendusele adressaadiga. Kui jääte meeldetuletusest kinni, võib teie sõnum olla külm. Viidake oma isiklikule sidemele adressaadiga, lisades fraase, mis kajastavad teie sõprust ja jagatud kogemusi. Nende hulka võivad kuuluda: Kuidas koolis läks? Mu sõber, kuidas sul läks? Mul oli eelmisel nädalavahetusel sinuga nii tore. Millal me viimati rääkisime, kuu aega tagasi? See reis, mille me koos tegime, oli tore! Peame seda varsti uuesti tegema.
3
Pehmendage oma ilmeid. See on eriti oluline meili meeldetuletusosa puhul. Kui adressaadiga suhtlemisest on juba mõnda aega möödas, võib sobida kerge vabandus või ettekääne, et ühendust võtsite ainult meeldetuletuse pärast. Mõned näited pehmendatud väljenditest on järgmised: Ma tean, et sellest on juba mõnda aega möödas, kui oleme rääkinud, aga ma tahtsin teile meelde tuletada… Asjad on uue lapsega nii kirglikud olnud, et mul tuli teile lihtsalt meelde tuletada… ma tean, et olete olnud hõivatud, nii et ma ei tahtnud teid häirida, vaid tahtsin saata meeldetuletuse…
4
Ole viisakas. Kui meeldetuletus on oluline, võib see olla liiga tugev. Pidage meeles, et adressaadi elus on asju. Ärge unustage öelda “palun” ja “aitäh” ja samaväärseid väljendeid. Võite lisada viisakaid fraase, näiteks: Vabandust, et häirin, kuid tahtsin olla kindel…Kui saate, palun vastake sellele meilile niipea, kui teil on aega…Täname, et leidsite aega selle meeldetuletuse vastuste lugemiseks. Hindan seda. Ootan teie vastust.
5
Kasutage teemarida. Sa ei pea kirjutama nutikat teemarida. Kõige kasulikumad on need, mis on selged ja asjalikud. Need võimaldavad adressaadil lühidalt teada saada e-kirja eesmärki. Mõned levinumad valikud sõbraliku meilimeeldetuletuse jaoks võivad hõlmata järgmist.Kiire meeldetuletuse kontrollimine…Eelseisva reisi/sündmuse/jne kohta.Reisi/sündmuse/jne inimeste arv.
6
Ärge unustage lisada meeldetuletust. Kui proovite nii kõvasti olla sõbralik ja viisakas, võib olla lihtne jätta midagi olulist kõrvale, näiteks meeldetuletus. Pange oma meeldetuletus meili algusesse, vahetult pärast tervitust ja lühikest isiklikku ühendust. Näiteks:”Tere!Me oleme juba mõnda aega rääkinud, Ben. Kuidas su naise ja lastega läheb? Minu omad on mind üsna hõivatud, aga ma tahtsin teiega ühendust võtta…””Hei! Vanaema , Tahtsin teile sõnumi saata. Vabandust, et olen nii hõivatud olnud. Tahtsin teile lihtsalt meelde tuletada meie lõunasöögikuupäeva…”
7
Kasutage kokkuvõtlikku keelt. Üldiselt on tõsi, et viisakas kõnepruugis kasutatakse pikemaid väljendeid. Näiteks fraas “Tööta rohkem” oleks viisakam kui “Võiks olla hea mõte, kui peaksite rohkem pingutama.” Kuigi viisakad, võivad need pikad väljendid muuta teie meili fookuse kindlaksmääramise keeruliseks. Kasutage oma meili jaoks lihtsustatud struktuuri. See võib välja näha umbes selline: Tervitus (avamine) – Isiklik ühendus – Meeldetuletus – Valediktsioon (sulgemine)
8
Redigeerige mittevajalik teave. Küsige endalt iga lause ja iga lause iga osa kohta: “Kas see on vajalik?” Mõnel juhul võib sõna “vajalik” tähendada midagi nii laiaulatuslikku nagu “See on vajalik, et mu e-kiri ei tunduks külm.” Eemaldage meilist mittevajalikud osad. Üldjuhul saab määrsõnu (nt “väga”, “tõesti”, “tõesti”, “väga” ja “kindlasti”) eemaldada, et muuta sõnum kokkuvõtlikumaks.
9
Sulgege e-kiri kinnitusega. “Valediction” on väljamõeldud sõna, mis tähendab “hüvastijätmist”. Valedictions sisaldab selliseid väljendeid nagu “Parimad”, “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” ja “Lugupidamisega”. Teie allkiri peaks järgnema teie kinnitusele. Need tavalised tunnustused võivad aga tunduda isikupäratuna. Võite proovida midagi sarnast
10
Lugege oma e-posti korda. Isegi kui vaatate oma meili kiiresti üks või kaks korda läbi, kõrvaldate paljud lihtsad vead, mis võisid selle kirjutamise ajal sisse hiilida. Kui olete koostamise lõpetanud, lugege oma meili õigekirja ja grammatika korrektuuri.Paljudel meiliteenustel on tasuta grammatika- ja õigekirjakontroll. Nende kvaliteet sõltub teie meiliteenuse pakkujast. Mõnel juhul ei pruugi need ruudud olla väga täpsed. Ärge unustage kontrollida teemarida, tervitust ja kinnitust (sulgemist). Neid on lihtne tähelepanuta jätta ja keskenduda ainult oma meili sisule.
11
Lugege oma e-kiri ette. Kui kirjutate tähtsat meili või kui soovite tõesti kellegagi eriti sõbralik või viisakas olla, lugege oma meil algusest lõpuni valjusti läbi. Kas see kõlab jutukas? Kui jah, siis on teie e-kiri saatmiseks valmis. Kirjutage ümber laused või lõigud, mis kõlavad kohmakalt. Selle hindamisel kasutage oma parimat otsust. See on inimestel erinev, olenevalt teie kõnestiilist.
12
Laske teisel inimesel e-kiri üle vaadata. Olulise suhtluse, näiteks äritegevuse jaoks mõeldud suhtluse puhul võite soovida, et mõni teine inimene meeldetuletust enne selle saatmist kontrolliks. Kui olete kirjutanud kokkuvõtliku meili, võtab see üldiselt vähe aega ja võib aidata tuvastada ka kõige väiksemaid vigu.Kontrollige oma võrgusõnumiteenust. Saatke võrgus olevale sõbrale sõnum, milles küsige midagi sellist: “Tere, kas saaksite lugeda lühikest meili, mille pean saatma? See võtab vaid minuti.” Ärge unustage avaldada tänu kõigile, kes teie meili üle loevad. Lõppude lõpuks teevad nad teile teene.