Ettevõtted võtavad tööle personalispetsialiste, kes tegelevad kõigega alates palgaarvestus- ja poliitikaküsimustest kuni juriidiliste kaebusteni. Kui teil on juriidilisi või poliitilisi küsimusi või tõsiseid probleeme mõne oma kaastöötajaga, peate võib-olla võtma ühendust personaliosakonna esindajaga. Inimressursid võivad olla ka esimene osakond, kellega konkreetses ettevõttes ühendust võtate. Seda vestlust on hea alustada lihtsa ametliku meiliga, mis tutvustab inimesele teie konkreetset probleemi.
1
Saatke oma meiliaadress õigele isikule. Kontrollige personalikataloogi ja vaadake, kas seal on inimene, kes on määratud lahendama seda tüüpi probleemi, mida vajate. Samuti võib ettevõttes olla teie osakonnale määratud kontaktpunkt. Kui olete mures, et teie probleemi võetakse tõsiselt, võite pöörduda ka otse personalijuhi poole. Kontrollige veel kord, et meilis oleks adresseeritud ainult see inimene, kellega soovite ühendust võtta. Eriti kui see on privaatne või tundlik teema, siis ei taha seda kogemata valele inimesele saata. Olge eriti ettevaatlik kõigi loendite eemaldamisel, mis saadaksid meili teatud töötajate rühmale.
2
Kirjutage konkreetne teemarida, mis näitab, et tegevus on vajalik. Selge teemarida, mis edastab nii teie probleemi kui ka selle kiireloomulisuse, aitab inimressurssidel teie probleemi tähtsuse järjekorda seada. Kui jätate selle rea tühjaks või ebaselgeks, võib teie kirjavahetus kellegi postkasti mattuda. Kasutage selliseid ridu nagu: “Juriidiline probleem – vaja meetmeid”, “Isiklikud asjaolud muutuvad – vaja kohest tähelepanu”, “Kiireloomuline poliitikaküsimus, †või “Hiljutine intervjuu – aitäh.â€
3
Kasutage oma meili alguses ja lõpus ametlikke tervitusi. Soovite selle vestluse alguses anda ametliku ja professionaalse tooni. See aitab inimressurssidel mõista, et suhtute probleemi tõsiselt. Isegi kui tunnete esindajat isiklikult, pidage meeles, et see on professionaalne, mitte lihtsalt sõbralik arutelu. Alustage sõnadega “Lugupeetud [esindaja täisnimi]” ja lõpetage sõnadega “Lugupidamisega” või “Täname teid aeg, [teie täisnimi].â€
4
Kirjutage selge, otsene ja konkreetne sisu. Hoidke oma laused lühikesed ja asjalikud. Ärge esitage rohkem teavet kui vaja, sest te ei soovi, et lugeja meilidesse takerduks. Ärge lisage üksikasju, mis võivad teie probleemi inimressursse segadusse ajada. Keeruliste üksikasjadega saate pöörduda isiklikult.
5
Kirjeldage probleemi täpselt. Selgitage oma probleemi täpset olemust. Esitage ajaskaala, millal probleem algas või algab. Selgitage, kas arvate, et tegemist on juriidilise probleemiga või probleemiga, millega ettevõte ise hakkama saab. Kui võtate ühendust inimressurssidega, et küsida töövõimaluste kohta, ei tekita te probleemi. Pigem tutvustage ennast ja selgitage oma varasemat kokkupuudet ettevõttega. Tehke selgeks, milliseid toiminguid te esindajalt ootate või soovite.
6
Pange tähele, kas teil on probleemi kohta dokumentatsioon. Inimressursid tahavad kohe teada, kuidas lahendada juriidilisi või poliitilisi probleeme. Teie dokumentatsioon võib mõjutada nende vastust, kuna see aitab selgitada nii probleemi tõsidust kui ka õiguslikke tagajärgi, millega konkreetne töötaja võib silmitsi seista. Teavitage oma esindajat kõigist teie valduses olevatest “tõenditest” ja pakkuge, et tooge see isiklikule kohtumisele. Võimaluse korral soovite inimressurssidele esitada tõendeid juriidiliste probleemide kohta. Kahjuks enamik personaliosakondi püüab ettevõtet võimaluse korral kaitsta.Kui teid ahistatakse või diskrimineeritakse, pidage meeles intsidentide kuupäevad ja salvestage kogu kirjalik kirjavahetus, mis sisaldab süüdistavat keelekasutust.Säilitage nii elektroonilised kui ka paberkoopiad dokumentatsioon, mille esitate personalile. Peate säilitama originaali ja varustama inimressurssidega koopiad.
7
Selgitage, mida olete probleemi lahendamiseks teinud. Võib-olla olete juba proovinud probleemi lahendada enne inimressurssidega ühenduse võtmist. Võib-olla vestlesite oma ülemuse või töökaaslasega või isegi teavitasite neid, et võtate ühendust inimressurssidega. Esindaja hindab selle teabe omamist, sest see aitab neil mõista, kes on probleemist juba teadlik. Isiklike asjaolude muutumisega seotud probleemide puhul võib see suhtlus tunduda vähem formaalne. Kui lähete näiteks rasedus- ja sünnituspuhkusele, olete tõenäoliselt juba oma ülemust oma staatusest teavitanud ja lihtsalt järgite inimressursse.
8
Küsi isiklikku kohtumist. Kohtumine, kus istute oma esindajaga silmast silma, aitab teil probleemi üksikasjalikult arutada. See annab esindajale võimaluse esitada mis tahes järel- või selgitusküsimusi. Teie e-post on ideaalne koht selle kriitilise kohtumise planeerimiseks. Teavitage neid oma ajakavas olevatest plokkidest ja paluge neil vastavalt planeerida.
9
Veenduge, et teie kontaktandmed oleksid lisatud. Inimressursid võivad soovida teiega telefoni teel ühendust võtta, seega lisage e-kirja lõppu mitu kontaktimeetodit. See teave võib pärast kirjavahetusest väljalogimist minna otse teie nime alla. Kontrollige sisestatud telefoninumbrite ja e-posti aadresside õigsust.
10
Muutke oma e-posti kirja-, õigekirja- ja grammatikavigade suhtes. Enamikul meiliteenustel on õigekirjakontrolli teenus. Järgmisena lugege oma meilisõnum läbi, et leida grammatilisi vigu, puuduvaid sõnu ja selguse probleeme.
11
Täname inimressursse nende saadetud vastuste eest. Esiteks tänage esindajat, et leidsite aega teie juhtumiga tutvuda, sest see annab teie vestluses kohe viisakuse tooni. Kindlasti vastake igale inimressursside saadetud vastusele kiiresti. See näitab, et jääte probleemi pärast murelikuks, ja see peaks ka andma teada teie soovist sellega tegeleda pigem varem kui hiljem.
12
Korraldage isiklikuks kohtumiseks kõik vajalikud materjalid. Valmistuge koosolekuks, luues spetsiaalse failikausta, mis sisaldab kõiki kaasavõetavaid dokumente. Kui teil on poliitikaküsimusi, tooge kaasa töötaja käsiraamat, kus on järjehoidjaga märgitud konkreetsed poliitikad. See aitab koosolekul pärast kohalejõudmist sujuvalt kulgeda.
13
Kui tõstatate juriidilisi probleeme, kaaluge õigusnõustaja palkamist. Kui olete mures, et kaitsta end mis tahes tegevuse eest, mida ettevõte võib teie vastu võtta, rääkige advokaadiga. Nad võivad anda teile teavet teie õiguste kohta ja võite otsustada tuua nad isiklikule kohtumisele. Kui otsustate seda teed valida, võiksite teavitada inimressursse oma plaanidest advokaadi palkamiseks. Veenduge, et olete teadlik advokaadi palkamisega seotud kuludest. Enamik neist on kulukas, seega peate kaaluma neid eelarveprobleeme oma õiguskaitse vajadusega.
14
Saatke e-kiri teist korda, kui olete nädal aega ilma vastuseta oodanud. Nädalat peetakse üldiselt sobivaks ajaks ootamiseks enne järelmeili saatmist. Kui teil on tegemist eriti pakilise probleemiga, saate 24 tunni pärast saata järelkontrolli. Selle asemel, et muretseda, et näägutate oma esindajat, pidage meeles, et neil on palju kohustusi. Nad võivad vajada meeldetuletust, et olete üks neist.
15
Kui saate, lahendage probleem ise. Kui teil on lihtne ja mittejuriidiline probleem, mis ei ole seotud ettevõtte poliitikaga, saate selle võib-olla ise lahendada. Võimaluse korral arutage probleemi oma ülemuse või töökaaslastega, et koos nendega tõrkeotsingut teha. Inimressursid hindavad seda, kui tead enne nende juurde jõudmist kõiki samme, mida olete lahenduse leidmiseks astunud. Näiteks kui tunnete, et teie ülemus plaanib teile liiga palju nädalavahetusi, rääkige kõigepealt oma ülemusega. Samuti ei taha te pöörduda inimressursside poole mittekriitilise kaebusega nagu “Mulle ei meeldi mu kontoriruum”.
16
Vaadake üle oma töötajate käsiraamat, et kontrollida oma ettevõtte eeskirju. Teile võib tunduda, et rikute ettevõtte eeskirju. Enne inimressurssidega ühenduse võtmist lugege uuesti läbi teie probleemiga seotud konkreetsed eeskirjad. Neid näiteid võiksite tuua kõigis inimressurssidega peetavates aruteludes. Näiteks kui olete mures, et te ei saa tööajal piisavalt pause, vaadake vaheaegade kirjalikke reegleid. Võimalik, et teie ettevõttel on ainult mitteametlik, mitte kodifitseeritud katkestuspoliitika, mis tähendab, et inimressurss ei saa teid ametlikult aidata.
17
Kui teid tööl ahistatakse, võtke kohe ühendust inimressurssidega. Ärge kartke ühendust võtta, kui kogete tööl mis tahes allikast mingit verbaalset, füüsilist või seksuaalset ahistamist. Olete seaduslikult kaitstud sellise käitumise eest ning inimressursid on kohustatud teid aitama ja kaitsma. Ärge oodake, et inimressursid võivad neil teemadel salvestusväliseid vestlusi pidada. Kui olete sellest teatanud, on nad kohustatud tegutsema.
18
Kui teie isiklikud asjaolud muutuvad, võtke ühendust inimressurssidega. Inimressursid võivad aidata teil planeerida eelseisvaid muudatusi tööolukorras, näiteks kui valmistute rasedus- ja sünnituspuhkusele. Nad saavad tagada, et saate kõik oma hüved ja katte. Samuti saavad nad ühendust võtta ettevõtte inimestega, keda tuleb teie muutuvatest asjaoludest teavitada.
19
Kui vajate valitsuse kaitset, võtke ühendust inimressurssidega. Tööl võivad tekkida teatud olukorrad, mis annavad teile õiguse valitsuselt kaitsele või hüvitisele. Kui saate näiteks töö käigus vigastada, võivad inimressursid aidata teil ravikulude katmist koordineerida. Tõenäoliselt peate täitma paberitööd inimressurssidega, seega olge selleks protsessiks valmis.
20
Kui soovite juurdepääsu tööalasele koolitusele, võtke ühendust inimressurssidega. Saadaval võib olla koolitus- või mentorlusprogramme, mis võimaldavad teil ettevõttes edasi liikuda. Inimressursid võivad anda teile nende valikute kohta vajalikku teavet ja võib-olla koordineerida teie sisenemist nendesse programmidesse. See võib olla suurepärane võimalus viia oma karjäär järgmisele tasemele.
21
Vajaliku majutuse osas küsige abi inimressurssidest. Inimressursid võivad samuti aidata teil täita kõiki töökohaseid vajadusi. Teie töökeskkond peaks sisaldama ressursse, mis võimaldavad teil nautida samasuguseid edu saavutamise võimalusi nagu igal teisel töötajal. Kui tunnete, et puudega inimestele pole näiteks sobivaid ressursse, lahendavad selle probleemi inimressursid. Osakond võib teiega koostööd teha ka selleks, et tagada imetavatele emadele määratud koht.
22
Kui otsite tööd, pöörduge inimressursside poole. Mõnikord võib konkreetse ettevõtte personaliesindajaga ühenduse võtmine võimaldada teil saada teavet praeguste töökohtade kohta või mitteametlike, informatiivsete intervjuude võimaluste kohta praeguste töötajatega. Samuti võite võtta ühendust personaliosakonnaga, et tänada teid hiljutise intervjuu eest. lõpetanud oma ettevõttega.Kui te nädala pärast vastust ei saa, võite saata ühe järelmeili. Pärast seda peate võib-olla sellel ettevõttel lahkuma.
23
Vältige isiklike kaebustega inimressursside poole pöördumist. Pidage meeles, et inimressursid töötavad kõigepealt ettevõtte heaks, nii et nad ei ole need inimesed, kelle poole pöörduda, kui soovite lihtsalt õhku lasta. Kuigi te ei tohiks kindlasti vältida teavitamast olukordadest, mis panevad teid tundma ebamugavalt või diskrimineerivalt, tehke hoolikalt vahet probleemidel, mis võivad olla lihtsalt tüütud või väikesed, ja tõsisematel juriidilistel probleemidel.