Kui teie IBM Notesi meilis hakkab ruum otsa saama, kuid pole valmis e-kirju kustutama, kaaluge nende arhiveerimist. Meilide arhiveerimine tähendab kirjade kopeerimist arvutis mõnda teise asukohta. Õppige, kuidas arhiveerida IBM Notesi, et vabastada oma kontol ruumi algsete meilide salvestamise ajal. Samuti aitab see teie arvutil ja tarkvaral töötada parima jõudlusega.
1
Piirake oma meilifaili suurust. Hoidke oma meilifaili suurus alla 500 MB. (Mõned organisatsioonid võivad nõuda rangemat piirangut, näiteks 200 MB.) Kontrollige oma andmete suurust, minnes menüüsse Fail, Andmebaas, Atribuudid. Avage Lotus 8-s Fail, Rakendused, Atribuudid. Klõpsake vahekaarti “i”. Arv pärast “Kettaruumi” näitab, kui palju andmeid teil praegu IBM Notesis on.
2
Tutvuge oma organisatsiooni etteantud seadetega. Kui kasutate IBM Notesi koolis või tööl, võivad arhiivisätted juba olemas olla. See aitab organisatsioonidel kontrollida e-kirjade arvu kasutaja kohta ja arvutite üldist jõudlust organisatsiooni sees. Kui arhiivisätted on juba loodud, rääkige oma tehniliste süsteemide töötajatega, et näha, kas neid saab muuta.
3
Määrake soovitud arhiivisätted. Saate arhiivida kõik IBM Notesi meilid või valida konkreetsed. Samuti peate otsustama, kui sageli soovite IBMi märkmeid arhiveerida.Avage sobiv rakendus (Mail).Avage Actions, Archive, Settings.Minge vahekaardile Kriteeriumid ja veenduge, et valitud on “Viimati muudetud vaikeseade”.Klõpsake “ok” muudatuste salvestamiseks. Veenduge, et kriteeriumid on lubatud.
4
Automaatsete arhiivide ajastamine. Automaatsete arhiivide ajastamine tagab regulaarse ja järjepideva arhiveerimise. Samuti säästab see teie aega.Avage sobiv rakendus (Mail).Avage Toimingud, Arhiiv, Seaded.Minge vahekaardile Ajakava. Veenduge, et valitud on “Arhiivi ajakava”. Valige sobiv aeg ja päev, millal soovite, et arvuti failid arhiveeriks.
5
Arhiveerige IBM Notes käsitsi. Isegi kui plaanite automaatse arhiveerimise, saate siiski igal ajal käsitsi arhiveerida.Avage sobiv rakendus (Mail).Avage e-kiri või kaust, mida soovite arhiveerida.Avage Toimingud, Arhiiv, Arhiivi kohe.Arhiivimiseks klõpsake nuppu Jah. teie etteantud seaded.
6
Arhiveeri pukseerimismeetodil. See on lihtsalt veel üks viis IBM Notesi käsitsi arhiivimiseks.Avage vastav rakendus (Mail).Avage e-kiri või kaust, mida soovite arhiveerida.Valige sobiv(ed) kirja(d).Lohistage sõnum(ed) soovitud arhiivi Navigeerimispaan.
7
Vaadake arhiveeritud sõnumeid. Kuigi olete meili arhiivinud, peate võib-olla aeg-ajalt sellele juurde pääsema. Teie arhiivifail jäljendab kaustu, mille olete oma IBM Notesi kontol seadistanud. Kõik jääb korraldatud nii, nagu te selle kavandasite. Avage sobiv rakendus (Mail). Klõpsake navigeerimispaanil Arhiiv. Valige sobiv arhiiv (st Viimati muudetud vaikeseade).