Meili kirjutamine ja saatmine sarnaneb paljuski kirja kirjutamisega: selleks pole “õiget” viisi, kuid on mõned levinud reeglid, mida enamik inimesi kasutab. Kui olete meilimaailmas uus, ärge muretsege! Meilikonto seadistamine ja esimese meili saatmine on lihtne, see ei tohiks võtta rohkem kui 15 minutit.
1
Õppige e-posti plusse ja miinuseid võrreldes traditsioonilise postiga. E-post kasutab sama meediumit, mis “tiguposti” tekst. Need kaks suhtlusvormi pole aga kaugeltki identsed. E-post pakub traditsioonilise posti ees palju eeliseid ja ka mõningaid negatiivseid külgi. Plussid: koheselt saadetud. Lihtne adressaadil kohe vastata.Üldiselt on vaja vähem ametlikku tooni. Meiliprogrammid jälgivad automaatselt teie kirjavahetust. koos sõprade, sugulastega jne. Miinused: vähem isiklikku kaalub vähem (näiteks meili saatmine kellelegi, kes on just kaotanud oma sugulase, ei ole nii mõttekas kui käsitsi kirjutatud kirja saatmine) Ei sobi: intensiivselt isiklikele asjadele, väga ametlikele kirjavahetustele
2
Kuvage oluline teave nii kiiresti kui võimalik. Suurepäraste meilide kirjutamise üks olulisemaid reegleid on olla võimalikult lühike. Lihtne viis seda teha on paigutada see meili ülaossa nii, et see oleks võimalikult nähtav. Näiteks kui saadate veebikaupmehele e-kirja, et taotleda raha tagasi, võite alustada oma meili sõnadega “Tervitused. Kirjutan, et taotleda tagasimakset hiljutise ostu eest, mille ma teiega tegin.” Selle e-kirja esimesele reale lisamine tagab, et adressaat saab kirja kohe kätte. Teise näitena, kui teie sõnum nõuab kiiret reageerimist, võite selle selgeks muutmiseks panna teemareale sõna “KIIRELT”. peites selle teabe sügavale kirja teksti sisse. See on samaväärne meilisõnumiga, mis tähistab kirja ümbrikule sellist sõnumit nagu “vastust nõutakse viivitamatult”. Mõned digitaalsed allikad soovitavad võimalusel lisada teabe e-kirja sisusse, mitte manusesse. Seda põhjendatakse sellega, et iga teabele juurdepääsuks vajalik lisatoiming muudab adressaadi vähem tõenäoliseks selle lugemiseks.
3
Kalduge lühemate lõikude poole. E-post ei sobi hästi pikkade, plokkitaoliste tekstilõikude jaoks. Pika ja üksikasjaliku meili lugemine võib paljudele adressaatidele piinata. Arvutiekraanil olevad sõnad näevad sageli tihedamad ja vähem üksikasjalikud kui päris kirjas olevad sõnad, mistõttu on neid pikka aega lugeda ebamugav. Lisaks on arvutikasutajad sageli harjunud saama vajalikku teavet oma e-kirjadest kiiresti ja otse, selle asemel, et pikki ringteelõike läbi kaevata. Nendel põhjustel on kõige parem olla oma e-kirjades kiire, lühidalt ja asjakohane. Üks meili etiketiga tegelev asutus soovitab võimalusel piirata e-kirjades vaid mõne lõigu ja mitte rohkem kui 25 rida.
4
Olge valmis veidi “lõdvemaks” tooniks kui tavaliste tähtedega. Erinevalt tavalistest kirjadest saate meili kirjutades vastust mõistlikult arvestada päeva või kahe jooksul. Mõnikord võib teie adressaat mõne minuti pärast tagasi kirjutada! Meilikirjavahetuse kiirus on toonud kaasa poolametliku tooni kasutamise laialdase populaarsuse “tõsiste” meilikirjade puhul. Kuigi mõned väga sünged või tõsised sündmused nõuavad siiski ametlikku tooni, ärge imestage, kui näete igapäevastes e-kirjades tooni (nagu ka õigekirja ja grammatika) suhtes mõnevõrra juhuslikke standardeid. Näiteks on tavaline, et klienditeenindajad võtavad sõbralik, tuttav toon klientidele kirju kirjutades. Võite näha meile, mis algavad tervitusega „Tere” ja sisaldavad mitteformaalseid funktsioone, nagu kõnekeel ja hüüumärke.
5
Muutke oma emotsionaalne kavatsus nii ilmseks kui võimalik. Nagu päriskirjade puhul, võib ka meilitekstis emotsionaalsete nüansside tuvastamine olla keerulisem kui isiklikes vestlustes või isegi telefonikõnedes. Sellised asjad nagu sarkasm, topeltmõtted ja peened emotsionaalsed vihjed ei tõlgi tekstiks hästi. Kuna sellest on lihtne valesti aru saada, proovige oma kavatsus eriti selgeks teha alati, kui arvate, et on võimalik, et teie teksti võidakse valesti mõista. Allpool on toodud mõned viisid, mida võiksite seda teha: rõhutage sõnad paksus kirjas, kursiivis või SUURTÄHTE.Näide: “Jah, see töötab kindlasti” versus “Jah, see toimib KINDLASTI.”Kasutage enda selgitamiseks lühikesi lahtiütlemisi.Näide : “Ma tapan ülemuse” versus “Ma tapan bossi (nali!)”Kasutage emotikone, mis on loodud tekstimärkidest koosnevate naerunägudega.Näide: “Hei, head reisi” versus “Hei, head reisi :-)”
6
Valige eelistatud meiliteenus. Tänapäeval on Internetis saadaval suur valik tasuta meiliteenuseid. Mõned pakuvad veidi erinevaid funktsioone kui teised, kuid enamik on praktiliselt identsed. Alustamiseks valige e-posti teenus, mida soovite kasutada. Selles artiklis loome ja kasutame näiteks Gmaili kontot. Gmail on Google’i hallatav tasuta meiliteenus. See on enamiku kasutajate jaoks hea universaalne valik (tegelikult sai see ülaltoodud artiklis täiusliku hinnangu). Samas on head ka muud tasuta meiliteenused. Vaadake ka:Kuidas luua Outlooki meilikontotKuidas seadistada Yahoo! MeilikontoAOL-i konto loomine
7
Külastage oma e-posti teenuse kodulehte. Kui olete valinud e-posti teenuse, mida soovite kasutada, külastage alustamiseks selle ametlikku saiti. Allpool on ülalpool käsitletud meiliteenuste lingid. Klõpsake sellel, mille veebisaiti soovite külastada. Võimalik, et soovite edaspidiseks kasutamiseks kasutatava saidi järjehoidjatesse lisada: Gmail: http://mail.google.comOutlook: https://www.outlook.com/Yahoo! Post: https://mail.yahoo.com/AOL Mail: https://mail.aol.com/
8
Klõpsake linki “Loo konto”. Kui külastate saiti esimest korda peaaegu iga suurema meiliteenuse jaoks, näete juhiseid olemasolevale kontole sisselogimiseks või uue konto loomiseks. Kuna teil pole veel e-posti kontot, soovite kasutada viimast võimalust. Otsige lehelt suvandit, mis ütleb näiteks “Loo uus konto” või “Kas teil pole veel kontot? Klõpsake siin.” Gmaili lehel soovite klõpsata väikesel sinisel nupul “Loo konto”. kasutajanime ja parooli tekstikastide all.
9
Valige aadress ja parool. Teie e-posti aadress sarnaneb paljuski teie tegeliku postiaadressiga. See kuvatakse kõigis teie saadetud sõnumites ja teised inimesed peavad teile sõnumite saatmiseks seda teadma. Valige see ja oma parool järgmistel ekraanidel. Mõlemad peaksid olema asjad, mida saate hõlpsalt meelde jätta, kuid teie parool ei tohiks olla midagi, mida teistel on lihtne ära arvata. Enamik meiliteenuse pakkujaid piirab tähemärke, mida saate oma aadressi ja parooli jaoks kasutada . Gmailiga saate oma aadressi jaoks kasutada tähti, numbreid ja punkte. Saate oma paroolina kasutada neid ja muid erimärke (nt hüüumärke).
10
Esitage registreerumisvormi täitmiseks vajalik teave. Peaaegu iga tasuta e-posti konto registreerimine on äärmiselt lihtne. Esitage nõutav teave, tippides selle asjakohaselt märgistatud kastidesse. Jätkamiseks klõpsake nuppu “Järgmine”, “Jätka” või “Lõpeta”. Gmaili puhul palutakse teil sisestada: teie nimi; teie sünnikuupäev; teie sugu; teie mobiiltelefoni number; teie riik; teie praegune e-posti aadress. Lisaks küsitakse teilt fotol numbrite tuvastamiseks, et tõestada, et olete inimene.
11
Nõustuge teenusetingimustega ja esitage oma vorm. Enamik meiliteenuse pakkujaid nõuab enne konto registreerimist märkimist ruudu, mis näitab, et olete teenusepakkuja nõuded ja tingimused läbi lugenud ja nendega nõustunud. Kui olete selle teinud, klõpsake uue konto loomiseks nuppu “Järgmine”, “Jätka” või “Lõpeta”.
12
Kirjutamise alustamiseks valige nupp “Koosta uus e-kiri”. Palju õnne! Olete just loonud oma esimese meilikonto. Selles jaotises kirjutate ja saadate oma esimese meili. Pärast konto loomist käivitab enamik e-posti teenuseid teid avakuvalt, mis näitab teie postkastis olevaid e-kirju (tavaliselt ekraani keskel) ja annab teile mitmesuguseid valikuid e-kirjade haldamiseks (tavaliselt ülaosas ja külgedel ekraanilt). Alustamiseks otsige nuppu “Koosta meil” või “Uus meil”. Gmaili kontol on otsitav nupp vasakus ülanurgas punane nupp “Koosta”.
13
Sisestage oma sõnum kehaväljale. Nüüd peaksite vaatama suurt tekstikasti, mille ülaosas on mitu väikest tühja välja ja allosas suur tühi väli. Allosas on suur ruum, kuhu soovite oma sõnumi kirjutada. E-kirjade kirjutamise kohta puuduvad tõelised “reeglid”, kuid üldiselt loetakse enamikku e-kirju väga sarnaselt füüsilisele kirjavahetusele, nagu kirjad, kaardid, ärisõnumid jne. Näpunäiteid leiate meie kirjade kirjutamise artiklist. kuidas kirjutada suurepäraseid kirju või see Forbesi juhend meilipõhiste näpunäidete saamiseks.Gmaili väljale soovite sisestada väljade “Saaja” ja “Teema” all oleva suure valge kasti.
14
Sisestage väljale “Saaja” oma saaja e-posti aadress. Kui olete oma sõnumiga lõpetanud, peate määrama, kellele soovite sõnumi saata. Klõpsake väljal “Saaja” või “Adressaat”, seejärel tippige selle inimese e-posti aadress, kellele soovite sõnumi saata. See sisaldab alati @-märki ja lõpeb saaja meilidomeeniga, näiteks: JaneDoe123@emailservice.com.
15
Soovi korral kasutage valikuid “Cc” ja “Bcc”. Sama meili saatmine mitmele inimesele korraga on lihtne. Tavaliselt on teil kolm valikut: lihtsalt loetlege mitu aadressi väljale “Adressaat”, eraldades need komadega, näiteks: JaneDoe123@emailservice.com, JohnSmith456@superemail.com. Iga teie loendis olev meilisõnum saab emailCc: see tähendab “koopiat”. Loetlege siin e-posti aadressid, et saada koopiad nendele aadressidele. Cc: kasutatakse tavaliselt inimeste jaoks, kes ei ole meili sihtmärk, kuid kellele oleks selle nägemisest kasu. Pimekoopia: see tähistab “pimekoopiat”. Loetlege siin e-posti aadressid, et saada nendele aadressidele koopiad meilisõnumitest ilma kellegi teise teadmata. Teisisõnu, pimekoopia all olevad inimesed saavad meili, kuid ei ilmu teiste adressaatide koopiatele. Kui klõpsate väljal “Saaja”, kuvatakse Gmailis nupud “Cc” ja “Bcc” paremas ülanurgas.
16
Andke oma meilile teema. Kirjutage päise “Teema” alla oma meili lühikirjeldus. Te ei pea seda tegema, kuid on tore anda adressaadile aimu sellest, mida ta lugema hakkab. Siin kasutatakse tavaliselt lühendit “re:”. Näiteks kui saadate kliendile meili tagasimaksetaotluse kohta, võite anda oma meilile teemaks “re: tagasimaksetaotlus”.
17
Soovi korral lisage oma meilile manus. Nii nagu kirjad pole ainus asi, mida saate postiga saata, pole tekst ainus, mida saate meiliga öelda. Põhimõtteliselt saate oma meilikontoga saata pilte, arvutustabeleid, slaidiseansse ja palju muud, kui leiate selle arvutist, saate selle tavaliselt saata. Manuse lisamiseks on enamikul meiliteenustel valik “Lisa manus” või ikoon, mis näeb välja nagu kirjaklamber. Gmailis on manuse nupp väike kirjaklambri nupp meilikasti allosas. Faili manustamiseks klõpsake sellel, seejärel leidke oma arvutist fail, mille soovite manustada, ja klõpsake selle manustamiseks nuppu “Ava” või “OK”. Pärast seda võite jätkata oma meili saatmist tavapäraselt. Pange tähele, et enamikul meiliteenustel on kasutatavate manuste suurusele piirangud. Gmaili puhul on see 25 megabaiti, kuigi Google Drive’i kasutades saate palju rohkem.
18
Andke oma e-kiri lõplikult üle ja saatke see! Kui teie e-kiri on kirjutatud ja olete täitnud kõik vajalikud väljad, on see saatmiseks valmis. Tavaliselt on meili saatmise nupul “Saada” või see näeb välja nagu ümbrik, millest väljub nool. Gmailis on otsitav nupp vasakus allnurgas sinine nupp “Saada”.Pärast saatmist on teie e-kirja, ilmub teie kiri adressaadi postkasti (tavaliselt minuti või kahe jooksul).