E-posti postkasti avamine võib olla nagu ebaadekvaatse grammatika, halva õigekirja ja halva maitsega Pandora laeka avamine. Mõelge, millise mulje teie meilid teistele jätavad; alati on õige aeg oma meilid pakendist eristada. Järgige neid samme ja parandage oma e-posti etiketti.
1
Kasutage adressaadivälju õigesti. Väljal “To” olevad adressaadid peaksid tegutsema ja “CC” adressaadid on mõeldud kolleegide või ülemuste kursis hoidmiseks. Olge ettevaatlik, kui taotlete väljal “Saaja” rohkem kui ühelt inimeselt ACTION. See võib viia sama ülesande täitmiseks mitu korda või ilma pingutuseta, kuna eeldatakse, et päringut käsitleb keegi teine. Kui saadate e-kirja inimeste loendile, kelle aadresse soovite privaatsena hoida, pange need kõik väljale Pimekoopia ja sisestage väljale “aadress” oma aadress. Kui soovite kedagi lõimest järk-järgult välja lülitada (näiteks kui ta on teid kellegi teisega tutvustanud ja nüüd töötate koos selle inimesega välja mõned üksikasjad ja te ei tee seda ei soovi tutvustaja postkasti ummistada) teisaldage inimese aadress väljalt “kuni” või CC üle Pimekoopia väljale.
2
Tee teemarida kasulikuks. Hea teemarida annab kasuliku kokkuvõtte meili sisust, valmistades lugeja kiiresti ette. Meilipostkastid on sageli ülekoormatud, nii et hea teemarida aitab adressaadil määrata teie meili prioriteedi. Samuti aitab see vältida teie e-kirjade kustutamist enne, kui see on isegi läbi loetud. Kuna teema on esimene asi, mida teie adressaat näeb, hoidke see vigadeta, lühidalt ja vältige üldisi ridu, nagu “Tere”, “Mis toimub” või adressaadi nimi (viimase võivad rämpspostivastased filtrid blokeerida). Vältige oma sõnumite prioritiseerimist adressaadi jaoks. Loobuge harjumusest märkida iga e-kiri kui “Kiireloomuline!” või “Kõrge prioriteediga”, vastasel juhul koheldakse teie e-kirju nagu poissi, kes nuttis hunti ja neid kõiki ignoreeritakse. See on ärritav ja ülemeelik eeldada teie e-posti päring on järjekorras kõrgem kui kellegi teise oma, eriti töö kontekstis. Olge piisavalt armuline, et anda vastuvõtjale tunnustust selle eest, et ta mõtleb ise välja, kuidas teie sõnum tähtsuse järjekorda seada.
3
Olge ettevaatlik, keda vastuste juurde kopeerite. Kui vastate sõnumile ja seejärel CC: kolmas osapool, keda algne saatja ei kaasanud, veenduge, et algne saatja ei oleks selle pärast ärritunud. See teave võis olla “ainult teie silmadele”. See on eriti oluline, kui algne saatja on teie tööjuht. Olge BCC kasutamisega ettevaatlik:. See võib anda tagasilöögi, kui isik, kes on BCC:’d, vastab sellele, et ta pole näinud, et tema koopia oli pime.
4
Määrake, kellele peaksite vastama. Teile saadetud meilid nõuavad üldjuhul, et vastate ainult saatjale, kuid mitmele inimesele saadetud meilide puhul peate võib-olla valima vastuse kõigile saatmiseks valiku “Vasta kõigile”. Ole mõistlik; “Vasta kõigile” pidev kasutamine loob ohtralt tulu ja jätab sõnumid paljude inimeste postkastidesse virelema. Mõelge, millised on tagajärjed, kui saate meili, vajutate nuppu Reply all ja see läheb kahekümnele inimesele ja seejärel vajutavad need kakskümmend inimest nuppu Vasta kõigile; see võib väga kiiresti liita sadadeks tuhandeteks meilideks ja kõik tunnevad end sunnitud vajutama nuppu “Vasta kõigile”, et hoida kõiki kursis, sest keegi ei tea, kes on mõeldud seda lugema ja kes mitte.
5
Mõelge kaks korda enne, kui vastate, et lihtsalt tänada. Mõned inimesed ei taha meilisõnumit “Aitäh”. See võtab meili avamiseks ja lugemiseks lisaaega, et lugeda seda, mida te juba teate. Mõned inimesed lisavad rea, mis ütleb: “NTN” – “Tänu pole vaja”.
6
Tehke pikkadest aruteludest kokkuvõte. Vastuste lehekülgede sirvimine, et aru saada, on tüütu. Selle asemel, et jätkata sõnumistringi edastamist, leidke mõni minut, et teha sellest oma lugeja(te) jaoks kokkuvõte.
7
Lisage kindlasti teave, millele vastate. Paljud inimesed ja ettevõtted kirjutavad iga päev sadadele meilidele ja vastavad neile. Vältige ebaselge e-kirja saatmist, mis ütleb ainult “Jah”. Lisage küsimus, mille adressaat esitas, et ta teaks, millele te vastate. Vältige seda, et adressaat kerib ajaloos alla rohkem kui ühte sõnumit.
8
Vasta kohe. Kui teil on vaja enne meilile vastamist veidi uurida või mõelda või kui olete liiga hõivatud, et kiiresti täielikku vastust kirjutada, saatke lühike vastus, andes saatjale teada, et saite meili, ja andke teada, millal vastate. .
9
Ole ennetav. Meilile vastates võite säästa igaühe aega, ennetades kõiki küsimusi või muresid, mida teie vastus võib esile kutsuda. Vastake neile oma vastuses, enne kui keegi peab saatma uue meili, et nende kohta küsida.
10
Ärge edastage privaatseid e-kirju. Näiteks vältige saladust sisaldava meili edastamist, eriti kui inimene, kellele meili saadate, seda ei soovi. See võib põhjustada selle, et adressaat kaotab teie vastu usalduse ja teie suhted võivad sassi minna. Te kindlasti ei taha, et see juhtuks.
11
Ärge levitage inimeste kohta kuulujutte. Kui tunnete kiusatust seda teha, asetage end teise inimese olukorda ja mõelge, kuidas te end tunneksite, kui see inimene teie kohta kuulujutte levitaks. Näiteks kui teie sõbral on maine õel ja ülemuslik, siis mõelge, kuidas te end tunneksite, kui teie sõber räägiks mõnest teie veidrusest teistele sõpradele. Sa ei oleks väga õnnelik, eks?
12
Vältige inimeste eraasjade arutamist. Näiteks vältige oma sõbrale teatamist, et tema sõber läks endisest poiss-sõbrast lahku. Meil ei ole täiesti privaatne, seega on võimalik, et inimene, kelle ärist te arutate, näeb e-kirju ja muutub teie peale vihaseks ja/või häbeneb ning see võib teie suhte selle inimesega sassi ajada.
13
Vältida süttimist. Leegid on põhimõtteliselt solvamised, mis saadetakse Internetis teie solvamiseks, seega on oluline mitte saata leeke teistele inimestele ega alustada leegisõda. See võib teise inimese vihaseks ajada ja teie konto võidakse selle tõttu peatada.
14
Vältige teiste isikuandmete jagamist ilma loata. See võib olla ükskõik milline, alates inimese vanusest kuni kooli nimeni, kus ta käib. Asetage end teise inimese olukorda – kuidas te end tunneksite, kui keegi annaks teie sõbrale teie maja aadressi? Te ei oleks väga rahul, seega hankige kindlasti luba enne kellegi isikliku teabe jagamist teistega e-posti teel või ärge seda üldse tehke.
15
Ärge saatke meili, kui olete vihane. See näitab, et olete vihane ja võite inimest häirida. Näiteks kui olete tööl kellegi peale vihane ja saadate sellele inimesele e-kirja suurte suurtähtedega, võib see inimene, kellele meilite saatsite, ärrituda. Sama lugu on meilidele vastamisega; Kui olete kellegi peale vihane, et ta teile konkreetse sõnumi saatis, oodake vastamist seni, kuni olete maha rahunenud.