See on alati masendav, kui pead ootama vastust, olgu selleks siis tööintervjuu, äriettepanek või lihtsalt sõbraga plaane teha. Järelmeili saatmine võib olla selle vastuse saamiseks väga tõhus, eriti kui esitate taotluse pärast mõistlikku ootamist ja kirjutate selle selgelt, lühidalt ja lugupidavalt. Oma eduvõimaluste edasiseks parandamiseks tehke nii palju kui võimalik, et adressaadi jaoks oleks lihtsam.
1
Järelteate saatmiseks oodake vähemalt 3 tööpäeva. Pole universaalset reeglit selle kohta, kui kaua peaksite enne järelmeili saatmist ootama. Hea rusikareegel on 3 tööpäeva, välja arvatud juhul, kui teie kontaktisik on määranud konkreetset kuupäeva, millal ta soovib vastata. Sel juhul oodake pärast seda kuupäeva vähemalt 1 tööpäev. Näiteks kui inimene ütles, et vastab enne või teisipäeval, 19. päeval, oodake vastamiseks vähemalt kolmapäeva, 20. kuupäeva. Tööintervjuu järelmeetmete jaoks on see tavaliselt on parem oodata vähemalt 5 tööpäeva.Isikliku tegevuse korral ei pea arvestama ainult tööpäevi (st nädalavahetuste ja pühade vahelejätmist).Ära eelda halvimat, et sa ei saanud tööd või et nad ei ole teie äriettepanekust huvitatud lihtsalt seetõttu, et te ei saanud kiiret vastust. Teie kontaktisik võib olla lihtsalt väga hõivatud!
2
Saatke e-kiri otse oma kontaktisikule. Loomulikult kehtib see alati isiklike e-kirjade puhul ja tavaliselt on see parim strateegia äritegevuse jälgimiseks. Kui isik andis teile oma kontaktteabe või kutsus teid endaga ühendust võtma, saatke sõnum alati otse talle (ja ainult talle). Kui isik ei andnud teile oma kontaktteavet ega kutsunud teid ühendust võtma saatke oma e-kiri oma suunatud kontaktisikule (nt administraatoriassistendile või värbamiskoordinaatorile). Teemareal taotlege, et sõnum suunataks inimesele, kellega olete varem suhtlenud. Kui olete selle inimesega varem e-posti teel ühendust võtnud, kasutage samu “saatja” ja “saatja” e-posti aadresse nagu varem.
3
Saatke kokku mitte rohkem kui 2 järelmeili. On piisavalt raske teada, millal järelkontroll saata, nii et kuidas on järelkontrolliga? Kui teie esimene järelkontroll jääb vastuseta, oodake teise järelkontrolli saatmiseks vähemalt 1–2 tööpäeva. Kui sellele teisele sõnumile ei vastata, lõpetage jälgimine või võtke ühendust kellegi teisega ettevõttes. Kuigi saate soovi korral luua uue järelsõnumi, võite saata sama sõnumi, mis oli teie algne järelteatis, kuid lisage ülaosas järgmine märkus: “(Tom: saatsin selle järelteate teisipäeval ja ootan huviga teiega seotud ärivõimalust, millest eelmisel neljapäeval arutasime. Tänan, Jan) “Kindralina rusikareegel, ära muretse üldse (töö mittesaamise pärast jne), kui pead saatma 1 järelkontrolli. Muretse vaid natuke, kui pead saatma 2 järelkontrolli. Hakka natuke rohkem muretsema, kui te ei kuule pärast teist järelkontrolli!
4
Ennetage järelkontrolli vajadust tänumeiliga. Alati on viisakas saata tänumeil päev pärast ärikohtumist, eriti, kuid mitte ainult, tööintervjuu, aga ka pärast paljusid isiklikke kontakte. Kui lisate sellesse tänuavaldusse järelmainimise, võite julgustada vastama, ilma et peaksite mõne päeva pärast eraldi järelteate saatma.Tänumeil võib kasutada peaaegu sama vormingut ja sisu kui järgmine – meilisõnum, mis on mõeldud inimese tänamiseks ja veidi vähem kulutatud vastuse taotlemiseks. Seda ei loeta siiski “ametlikuks” järelmeiliks, nii et saate saata kuni 2 reaalsed järelmeetmed, kui vaja!
5
Otsige teemareal oma eelnevat kontakti. Kui teie teemarida on ebamäärane või ebaoluline, võib teie järelmeel jõuda lugemata või prügikasti. Valige oma sõnad hoolikalt, et teemarida oleks kohe ja selgesõnaliselt ühenduses teie suhtlusega adressaadiga. Üks strateegia on lisada “RE:†oma eelneva suhtluse kirjeldusse, nii et see oleks selle sündmuse jätk: “RE : Intervjuu reedel, 23. septembril kell 11. Teine võimalus on lisada oma nimi, lühike ja otsene kirjeldus ning meili põhjus: “Terry Regula 23. septembri intervjuu järelkontroll.” Ärge kunagi eeldage, et inimene tunneb ära teie e-posti aadressi ja avab kirja. Kasutage teemarida enda huvides.
6
Nimetage oma tervituses saaja ja tänage teda lõpus. Ehkki võite isikliku järelmeili saatmiseks olla piisavalt mitteametlik, peaks äritegevuse järelkontroll tasakaalustama lugupidavat formaalsust ja teie eelneva suhtluse tekitatud tuttavlikkust. Enamikul juhtudel võite näiteks tervitada inimest tema eesnimega seni, kuni ta esitles end kui “Joe Selmon” või ütles: “Helista mulle Barb”. Teie tervitus võib tavaliselt välja näha selline: “Kallis Joe! € või „Kallis Barb, – välja arvatud juhul, kui tunnete, et rohkem formaalsust on asjakohane: „Kallis härra Selmon!“ või „Kallis dr Bennet.“ Lõpetuseks tänage neid viimast korda ja kasutage esimest korda ja perekonnanimi: “Aitäh, Steve Caraway.â€
7
Kasutage mitte rohkem kui 3-4 lõiku, millest igaüks on 2-3 lauset pikk. Järelmeetmete kirjutamisel asuge asja juurde ja jõudke kiiresti! See ei tähenda ainult ühe lause kirjutamist, kuid see tähendab sujuva e-kirja loomist ilma üleliigse sisuta. Looge lihtsad ja selged lõigud, järgides järgmisi (või sarnaseid) jooni:TervitusLõige 1: tänamine ja selge kinnitus, et te järgite.Lõige 2: lühikokkuvõte teie kontakti üksikasjadest.Lõige 3: kiire kinnitus teie huvidest või innukust. Lõige 4: avaldus, et “ootate huviga” värskendust või et see “oleks teretulnud”. Lõpetamine
8
Esitage kogu asjakohane teave, mida saaja vajab. Veenduge, et teine inimene peaks teile järelkontrolli andmiseks võimalikult vähe tegema. Ainus põhjus, miks nad pole teiega veel tagasi pöördunud, on tõenäoliselt see, et nad on olnud hõivatud. Seega, kui nad peavad oma märkmeid või faile tagasi vaatama, et saada teavet teie varasema suhtluse kohta, otsustavad nad tõenäolisemalt, et ka praegu ei tasu teiega ühendust võtta. Kui teil oli intervjuu, maini konkreetne kuupäev ja kellaaeg, ametikoha nimi ja kas väga kiire kokkuvõte intervjuust või sellest valitud anekdoot või episood. Näiteks: “Kirjutan meie eelmisel esmaspäeval, 23. päeval keskpäeval tehtud intervjuu järel. Ilmselt mäletate, et olin nii innukas müügijuhi positsioonist rääkima, et oleksin peaaegu kohvi teie lauale valanud!†Esitage selge teave iga kontaktivormi kohta, mida soovite, et neil oleks võimalus kasutada: e-post, telefon/tekst, post jne.
9
Tänage saajat ja kinnitage, et jälgite kohe alguses. Ärge matke e-kirja keskele seda, et kirjutate järelmeedet. Selle asemel andke inimesele kohe teada, miks te tema poole pöördute, ja näidake talle selle juures oma tunnustust! Proovige midagi sellist: “Täname veel kord, et leidsite aega minuga eelmisel neljapäeval kohtuda. Kirjutan selle kohtumise järelmeetmeid ja teie mõtteid minu ettepaneku kohta.â€
10
Tehke oma suhtlusele uuesti ülempiir ja kinnitage kiiresti oma huvi. Andke inimesele oma eelnevast kontaktist värskendust, eriti äristsenaariumi puhul, kui teate, et teine isik on korraldanud palju intervjuusid, kohtumisi jne. Veenduge, et nad mäletaksid koheselt, kes te olete ja mida arutasite. Näiteks: “Mul oli hea meel tutvustada oma plaani teie arveldustoimingute sujuvamaks muutmiseks ja ma loodan, et jagate minu entusiasmi selle elluviimisel koostööd teha.” ½
11
Olge otsekohene ja viisakas, mitte pealetükkiv, vabandav ega passiiv-agressiivne. Ärge häbenege jälgida! Hea on kinnitada oma huvi ja soovi teada, kus te seisate, kui teete seda viisakalt ja lugupidavalt. Pidage meeles, et te ei ole võlgu teie tingimustele vastamisele, kuid esitage taotlus, mitte nõudmine. Kasutage sellist tooni: “Ootan huviga, milline on minu seisukoht kogukonna teavitamise seisukohast.” Ärge olge pealetükkiv: “Lubasite vastata eilseks ja ma pean sinust võimalikult kiiresti vastu võtma.Ärge olge ka passiiv-agressiivne: “Ma arvan, et pärast seda ei saanud ma seda tööd sa ei pöördunud minuga kunagi tagasi, aga ma tahaksin sellele kinnitust.â€
12
Näidake ja öelge saajale, et hindate tema aega. Kui kasutate selget teemarea ja jõuate kohe oma meili asjani, näitab see austust teise inimese aja vastu. Samuti on hea mõte üks või kaks korda sõnumis konkreetselt öelda, et hindate aega, mille nad teile pühendavad. Meelitamisega liialdamine pole vajalik ega isegi kasulik, kuid austuse näitamine parandab alati teie võimalusi kiireks reageerimiseks. Näiteks: “Ma tean, et teil on sel aastaajal väga kiire ja ma hindan seda aega, mille olete veetnud. veetsin minuga suheldes.â€Või: “Täname veel kord, et leidsite aega vastata minu küsimustele eelmisel neljapäeval. Mul on veel vaid üks kiire palve.â€Kui inimene on olnud liiga hõivatud, et teiega ühendust võtta, on talle hea viis reageerima meelitada, kui näitate talle, kui palju te tema aega hindate.