Dokumendikoordinaator on ärispetsialist, kes aitab korrektselt kataloogida ja arhiveerida erinevat tüüpi ettevõtlusega seotud dokumente. Need dokumendid võivad sisaldada arveid, klientide kirjavahetust, sisemisi memosid ja varalisi dokumente ning isegi nõuete või võlgnevuste kviitungeid. Lisaks dokumentide säilitamisele ja hõlpsale kättesaamisele võib dokumendikoordinaator teha tihedat koostööd ettevõtte teistega, et aidata koostada uusi dokumente, näiteks ettepanekuid, mida potentsiaalsed kliendid kaalumiseks koostavad.
Üldised kohustused nõuavad põhjalikke teadmisi ja arusaamist töökohal kasutatavatest failisüsteemidest. See hõlmab nii võtmedokumentide paberkoopiate korrastamiseks ja esitamiseks kasutatavaid metoodikaid kui ka seda, kuidas korraldada elektroonilisi dokumente mingis virtuaalses hoidlas, näiteks kaitstud failides, mis asuvad serveris. Selleks peab koordinaatoril olema oskus andmeid loogiliselt korraldada nii, et kõik dokumendid saaksid siis ja vastavalt vajadusele kätte.
Muud dokumendikoordinaatori tööga seotud ülesanded võivad hõlmata dokumentide kodeerimist ja ristviiteid, samuti nende esitamist kindlas järjestuses ja loogilises korras. Mõnel juhul vastutab koordinaator ka dokumentides leiduvate andmete kohta päringute haldamise ja nõudmisel õige dokumendi või dokumentide kogumi hankimise eest. Üldnimestiku pidamine selle kohta, millised dokumendid selles loendis sisalduvad ja kus need on leitavad, on samuti tavaliselt dokumendikoordinaatorile määratud ülesanne.
Kuna dokumendikoordinaator võib puutuda kokku elektrooniliste ja paberkandjal dokumentidega, mis sisaldavad omandiõigusega kaitstud või konfidentsiaalset teavet, on seda tüüpi tööde turvakontroll sageli üsna kõrge. See viib koordinaatori funktsiooni mõnevõrra kaugemale toimikuametniku valdkonnast, kellele võidakse usaldada dokumentide esitamine, mida ei peeta olemuselt konfidentsiaalseks. Pole ebatavaline, et üksikisikud, näiteks tegevadministraatorid, toimivad koordinaatoritena, luues ja hooldades failisüsteeme, eriti juhtide jaoks, kellega nad teevad tihedat koostööd.
Dokumentide koordinaatori tööks väljaõpe on erinev, olenevalt vastutuse ulatusest, mille tööandja otsustab ametikohaga siduda. Mõnel juhul piisab põhilistest kontorioskustest, nagu tööalased teadmised arvuti kasutamisest, dokumentide esitamisest standardse failisüsteemi abil ning oskusest omastada ja tõhusalt järgida olemasolevat esitamisstrateegiat. Organisatsioonivõime ja loogiline mõtlemine on seda tüüpi töö tegemisel samuti väga kasulikud.